#14 Narzędzia do zarządzania, które powinien znać każdy przedsiębiorca

Szanowny Słuchaczu, w dzisiejszym odcinku rozmawiamy o narzędziach do zarządzania procesami i pracownikami. Mówimy o wadach i zaletach tego typu rozwiązań i zastanawiamy się, czy takie narzędzia powinny stosować już firmy od początku swojej działalności, czy może bardziej rozwinięte.

Transkrypcja odcinka

Witamy Cię drogi słuchaczu w podcaście CEO Hub Jończyk i Bielecki. To program, w którym łączymy technologię z marketingiem strategicznym po to, aby pomóc Ci wznieść Twój biznes najwyższy poziom. Ja jestem Cezary Bielecki, jestem właścicielem firmy Digital Forms, gdzie od lat pomagamy przedsiębiorstwom budować silne technologiczne fundamenty. Ja nazywam się Przemysław Jończyk i od 17 lat prowadzę grupę strategiczno-kreatywną JAAQOB, w której pomagamy firmom budować marki i tworzyć strategie marketingowe. Zapraszamy do wysłuchania podcastu. W dzisiejszym odcinku rozmawiamy o narzędziach do zarządzania procesami, pracownikami. Porozmawiamy sobie o wadach, zaletach tego typu rozwiązań. Zastanowimy się, czy takie narzędzia powinny stosować już firmy od początku swojej działalności, czy może bardziej rozwinięte. Nie przedłużam. Przejdźmy zatem do części merytorycznej. Cześć Czarek. Cześć Przemek. Witam się serdecznie. Dzisiaj wiem, że porozmawiamy sobie troszeczkę o narzędziach, o tym jak można zarządzać pracą ludzi. Nie ukrywam, podejrzewam twojej notatki.

Wiem mniej więcej o jakich narzędziach też dzisiaj wstępnie będziesz mówił i tak sobie pomyślałem trochę, że te narzędzia to były dawno od dawna, w sensie można było z nich korzystać. Natomiast czasy pandemii spowodowały, że mnóstwo firm odkryło w ogóle, że są jakieś narzędzia chyba do zarządzania ludźmi, nie wiem, komunikacją. Jakieś zoomy i tak dalej. Myślę, że chyba dzisiaj o tym trochę porozmawiamy. Tak, nie da się ukryć, że pandemia mocno przyspieszyła cyfrową transformację firm, że nagle firmy musiały się nauczyć w jaki sposób sobie radzić, jak team jest cały rozproszony, jak trzeba przejść na pracę jednak mocno asynchroniczną, w jaki sposób to zrobić, już nie da się w jakikolwiek sposób spotkać w biurze. Wmy się mail za bardzo nie działa jak masz coś szybko ustalić bardziej tak porozmawiać niż wysłać jakąś większą informację i firmy szukały szukały tego sposobu.

I dzisiaj chciałem opowiedzieć o jednym z podstawowych narzędzi które jest w firmie. W tym momencie wszyscy ludzie z IT którzy nas słuchają mogą chyba przejść do następnego odcinka bo wiesz ja działam w tej branży będzie z 20 lat. I chyba tylko w pierwszej pracy takiego narzędzia nie było, w sensie w IT to jest absolutny standard tego typu narzędzie, ale jak widzicie, jak się domyślacie, ja powoli przechodzę przez wszystkie elementy, których widzę, że brakuje w firmach jak z nimi pracujemy. Ludzie, dla ludzi z IT zwłaszcza to może być ciężkie do wyobrażenia, ale naprawdę są firmy, które mają 200, 300, 500 osób. I one nie mają tego typu rzeczy wdrożonych, które są absolutną podstawą, moim zdaniem, sprawnie działającej firmy. Więc to są systemy do zarządzania pracą, czyli takie przypisywanie ludziom, kto co ma zrobić.

Więc wydaje się temat prosty, temat oczywisty, ale jednak w wielu firmach dalej jest to element, którego brakuje. Także dzisiaj sobie omówimy, jak wygląda organizacja pracy bez tego. Dlaczego warto to wprowadzić? Co można z tym jeszcze fajnego zrobić? Chciałbym Wam tak poopowiadać, tak troszkę zainspirować, dlaczego powinniście mieć tego typu narzędzie u siebie w firmie. Powiem Ci Czerwku, że na chwilę wcieliłem się w takiego słuchacza, wiesz, tak zacząłem Cię słuchać, o tym co tutaj opowiadasz. Pomyślałem sobie, kurde o jakie narzędzie chodzi, o jakim ty mówisz narzędziu, że o jakim za chwilę powiesz te software house’y, co one tam nie mają, ale to zdradź, o jakim narzędziu mówiłeś, miałeś na myśli? Wiesz co, troszkę jak przygotowałem ten odcinek, to sam się powiedzmy zawiesiłem, bo właściwie jak to narzędzie nazywa się polsku? To jest takie narzędzie do organizacji pracy, narzędzie do przypisywania tasków? Do zarządzania, systemy do zarządzania.

Może do zarządzania projektami, może to brzmi w sumie nie najgorzej. W środowisku jakoś się przyjęło nazywać to po prostu od narzędzia, że używamy Jiddu, używamy Trello, używamy Mondea, a nikt nie mówi jak ta grupa narzędzi się nazywa, jak to się przyjęło np. Z CRMA, z CRMAmi. Także to jest dokładnie to. I co, może od razu przejdziemy do przypadku. A to ja ci opowiem swój przypadek. Od razu cię wyprzedzam, bo wiem, że tu masz dużo rzeczy. Pomyślałem sobie o tym, co powiedziałeś o czasach pandemii. W momencie, kiedy pandemia nastała, my jako firma konsultingowa doradcza widzieliśmy dwa trendy. Jeden trend, o którym ty rzeczywiście powiedziałeś, że był ogromny postęp firm w transformacji cyfrowej, ale był również drugi trend.

Mianowicie taki, że ogromna ilość firm, które po prostu miały straszne problemy, w sensie nie potrafiły się dostosować do istniejącej sytuacji, nie potrafiły się w tym oddaleć, no i część firm w ogóle wypadło z rynku.

Ja to pamiętam, bo był też taki moment, gdzie dzisiaj mogę dopowiedzieć w ogóle, no firmę już, nie wiem, 18 lat prowadzę, w zasadzie od wielu lat, naprawdę już od wielu lat w 100% u nas są zespoły działają zdalnie, tak, czyli gdzieś tam na przestrzeni lat po prostu byliśmy zmuszeni stworzyć pewnego rodzaju narzędzia właśnie do zarządzania i tak dalej, I pamiętam ten moment, jak był lockdown, wprowadzono tą kwarantannę narodową i my przyszliśmy następnego dnia do pracy, tak jak zawsze i taka, no nie wiem, ale chyba to była, nie wiem, czy smutna, a czy prawda, ale powiedzieliśmy sobie, kurde, to my całe życie na kwarantannie byliśmy, tylko nie wiedzieliśmy, no bo u nas się nic nie zmieniło. Natomiast okazało się, że z tymi narzędziami nie jest u nas tak źle i pomagaliśmy faktycznie naszym klientom, szybko im się dostosowywać właśnie, jak to trochę zarządzać.

I tak dalej. Natomiast tutaj trochę chciałem nawiązać do tych software house’ów czy w ogóle do być może naszej branży, bo powiem Ci szczerze, że ja znam jednak parę takich firm, gdzie naprawdę widziałem, że nie do końca mają narzędzia do zarządzania, gdzie jednak dominuje taki trend, że jest właściciel, wiesz jest fajnie, bo widzę stu pracowników, nie? Pełno biurek, komputerów, nie?

I ten właściciel tam chodzi, tak ręką, palcem pokazuje, taki mem jest świetny, jak tam przesuwa tutaj, że przesuń ten element w prawo, w lewo, że jednak to trochę może być taki mental jeszcze mi się wydaje niektórych przedsiębiorców, że Tak i po to między innymi nagrywamy ten odcinek, żeby ludziom pokazać na przykładach, że nie warto się męczyć, że naprawdę można zrobić to lepiej i jest wiele plusów tego typu podejścia, co bardzo fajnie zazębi nam się z odcinkami o danych, z odcinkiem o procesach i będziemy mieli w przyszłości odcinek o automatyzacji, ale niestety nie mogłem go zrobić wcześniej, bo to też nie miałoby sensu, ale zobaczymy sobie już, już troszkę zahaczymy ten temat, zobaczymy jak to się fajnie łączy.

Może tak, z racji tego, że ty jesteś tym specjalistą tej technologii, ja tutaj jestem dzisiaj bardziej bym powiedział słuchaczem, jedynie mogę tylko komentować opierając na swoich doświadczeniach z naszej firmy, ale mówmy się, my nie jesteśmy specjalistami od automatyzacji czy wdrażania jakichś takich technologii, którymi ty się specjalizujesz, więc trochę będę się wcielał tego słuchacza i tu będę pewnie prowokował pewne pytania. No dobrze, czarku, no to po co mi te narzędzia w ogóle? Czy to nie lepiej właśnie tak powiedzieć, Janusz, proszę, tutaj zobacz, jest zadanie, zrób to i to. Po co to jakoś tam notować gdzieś jakieś narzędzia?

Tak to jest taki odruch jak zaczynałem prowadzić firmę to faktycznie tak to wygląda że próbujemy ludziom mówić co mają zrobić ale zobaczmy sobie jak to wygląda na dłuższą metę załóżmy Przemku pracujesz w HR załóżmy jesteś w kadrach i ja jestem twoim przełożonym i mówię ci Przemku przygotuj mi to wyliczenie zrób onboarding tamtej osoby i przygotuj mi trzy umowy zlecenia dla tych osób. I załóżmy, że codziennie mamy tego typu zadania, ci wrzucam cały czas, no to ile czasu potrwa zanim któreś zgubisz? No myślę, że już po pięciu minutach bym się zgubił. Ja akurat jestem przyzwyczajony właśnie do jakichś narzędzi w sensie notowania i tak dalej. No nie wiem, to znaczy oczywiście gdzieś tam bym sobie radził, ale no to wiadomo, tak?

Oczywiście, jeśli bym gdzieś nie skorzystał z jakiegoś narzędzia, gdzieś to nie wprowadził, to jest naturalne, że choćbym się bardzo starał, to się nie uda. Tak, oczywiście część ludzi sobie prowadzi jakieś swoje dzienniczki, przynajmniej próbują sobie to notować, ale to oczywiście też ma ogromne ograniczenia. Więc pierwsza sprawa to jest to, że możemy po prostu te taski zgubić. Druga sprawa, nie możemy w żaden sposób ich pomierzyć, no bo daje ci coś i wiesz, ja właściwie nie wiem ile ci to zajmie. No bo skąd mam wiedzieć? Musiałbym cię zapytać. Przemek ile ci zajęło tam onboardowanie z jakiejś osoby? No musiałbyś mi odpowiedzieć. A ty sam nie wiesz. No przecież ty nie pamiętasz co robiłeś 4 dni temu. Ja nie wiem co ja robiłem wczoraj. Gdyby nie taski to bym pewnie te pewnie nie wiedział bo mam ich nie wiem 40-50 dziennie. To jest druga sprawa.

Zobacz jaki masz narzut na komunikację w związku z tymi zadaniami. Wyobraźmy sobie, że nie mamy na razie żadnego systemu. Ja ci powiedziałem co masz zrobić. Mijają dwa dni i ja właściwie nie wiem. Zrobiłeś? Nie zrobiłeś? Nie wiem. Muszę się ciebie zapytać. Przemek na jakim jesteś etapie? Co tam zrobiłeś? Zrobiłeś to, nie zrobiłeś? A ty mówisz w tym momencie, ojej zapomniałem. I ciężko się winić prawda. Są jakieś tam osoby bardziej zorganizowane które sobie które sobie zapiszą ale oczywiście te rzeczy jest łatwo zgubić ciągle ktoś się ciebie musi pytać na jakim jesteś etapie. No generalnie tragedia. I teraz wyobraźmy sobie że jak mamy 3, 4, 5 osób w firmie To jeszcze jest, no powiedzmy, w jaki sposób da się to ogarnąć. Teraz zastanówmy się, co będzie, jak będziemy mieli 200, 300, ile tych rzeczy będziemy gubić.

Załóżmy, że zawsze gubimy jakiś procent swoich spraw, niech to będzie 2%, ale jeśli tych osób w firmie jest 500, to 2% już jest naprawdę dużo. Zobacz ile tych tasków gubimy, a to wszystko to są stracone pieniądze, to są niezadowoleni klienci, to są jakieś problemy na produkcji i tak dalej. Zgadza się? Tak się trochę zastanawiam, bo nawet sobie nie wyobrażam, że może być firma, na przykład, gdzie zatrudnia 500 osób, nie ma jakichś już systemów zarządzania, no to rzeczywiście musi być tam takie piekiełko. Ja już wszystko widziałem, także nic mnie chyba nie zaskoczy. Jak będziemy rozmawiać jeszcze troszkę o innych narzędziach, to opowiem jak wyglądają firmy, które żyją na jednym Excelu, który wczytuje się ponad 15 minut. No to pięknie. To o czym powiedziałeś, ile dane, zastanawianie się, ile dane zadanie powinno zająć czasu, czy to w jakiś tam sposób mierzymy.

Nie chcę teraz przekręcić, ale najwyżej niech słuchacze to sprawdzą, bo jest takie prawo, wydaje mi się, że Pascala i to nie chodzi o tego fizyka, ale takie prawo, które mówi o tym, że dane zadanie zajmie osobie tyle czasu, ile sobie na nie zaplanuje. Czyli przykładowo, jeśli mówimy sobie, ok, chciałbym napisać artykuł na jedną stronę i teraz mówimy tak, no dobra, to ja planuję, przeznaczam 8 godzin, napiszę ten artykuł i mam 8 godzin na to. No to ja go napiszę w 8 godzin. Będę robił research i tak dalej, będę robił za kawę, tutaj, nie wiem, później chwilę poleżę, no bo żeby mi się tu lepiej myślało, nie? Ale będzie druga opcja. Tu jest artykuł na jedną stronę i no ja to zadanie zrobię w 60 minut. Ja również zrobię je w 60 minut i to jest bardzo ciekawe.

Oczywiście schodzenie do jakiejś tam grani z takich gdzie po prostu już jakoś diametralnie na tym siądzie to wiadomo nie jest tędy droga. Natomiast tu trochę chcę pokazać jedną rzecz, bo wiedząc, że tak to działa, że to jest trochę taka psychologia. Powiem tak, no większość z nas studiowała albo studiuje to wie jak to wygląda. Kiedy się do sesji przygotowujemy? Nie cały rok, tylko na dzień czy dwa przed egzaminami. To jest fajne, że np. U nas sprawdza się to, że narzędzia, które po prostu stosują ludzie, trakują czas pracy, pokazują nam pewne średnie. Czyli wiemy, że np. Dane zadanie średnio z reguły zajmuje tyle czasu. I łatwiej jest nam wtedy nawet analizować, czy dany pracownik robi coś dwukrotnie dłużej. Jakby się zdarzyło, że robi coś dwukrotnie dłużej, no to wtedy możemy analizować. Widzimy to, tak? I pytanie, bo być może czegoś nie zrozumiał i tak dalej, nie?

No ale to jest fajne, bo to jak gdyby nam pokazuje, gdzie jest pewnego rodzaju standard, ile coś czasu zwykle zajmuje i czy dana osoba ma z tym problem, czy po prostu może przez chwilę się za bardzo tak rozmarzyła, była w chmurach i zajął to dwa razy dłużej, ale szybciutko to jesteśmy w stanie sprawdzić, nie? Dokładnie, już wiecie z odcinka o danych, że bardzo warto sobie mierzyć to jak pracujemy, ile zajmują zwłaszcza nasze kluczowe procesy. Jeśli nie będziemy mieli żadnego mechanizmu, który pozwala nam trzymać te zadania w jakimś jednym miejscu i sobie je mierzyć, to ciężko potem je optymalizować, ciężko wychwycić jakieś odchylenia od normy. A szkoda byłoby nie optymalizować swoich procesów. Co jeszcze? Zobacz jakie są trudności w delegowaniu zadań, jeśli nie masz do tego żadnego systemu. Załóżmy, jeśli masz zrobić onboarding…

Ale to ja ci powiem, ja ci tu przerwę, bo wiesz co, bo właśnie zauważyłem, że sporo przedsiębiorców mówi w taki sposób. Kurde, no jest jakiś system. Wiesz, ja dziesięć razy szybciej to zrobię, jak ja pójdę, powiem mu, słuchaj, Tomek, czy tam, nie wiem, Marysia, proszę, zrób to i to. A teraz wiesz, ja tu muszę się zalogować. Ja tu muszę teraz jakiś, nie wiem, ten task, czyli to zadanie stworzyć w jakimś tam projekcie. No kurde, to mi zajmuje dziesięć razy dłużej czasu, a przecież ja już bym to zrobił, ja już bym mu to powiedział. Pokazał palcem, zobacz, tu widzisz te dokumenty, zrób to. To tutaj widzisz i tu jest sprawa dobrze skonfigurowanego narzędzia.

Dojdziemy sobie do tego później ale wyobraź sobie że jak masz wszystko ładnie skonfigurowane masz rozpisane procesy to możesz sobie z jakiegoś template’a stworzyć taska właśnie załóżmy nie wiem stworzenia nowej oferty albo onboardingu pracownika. Gdzie będzie, nie wiem, nawet 30 kroków i wszystko będzie ładnie opisane i ta osoba może przyszła dzień wcześniej do pracy, ale ona w tym tickecie będzie wszystko miała, będzie wiedziała dokładnie co zrobić. No oczywiście zawsze coś się może pojawić, mogą być jakieś pytania, czemu nie, ale na pewno więcej będzie miała tam informacji niż jak w dwóch zdaniach powie, że tam zonborduj kogoś tam. No, zgadzam się. Tu też tak trochę zastanawiam się, bo mówimy teraz, rozmawiamy o jakichś narzędziach, a może warto po prostu też coś więcej powiedzieć. O jakich narzędziach myślimy? Mówimy o narzędziu do zarządzania zadaniami, po prostu, bo to będą bardzo różne firmy.

Akurat my siedzimy w świecie technologii marketingu więc jakby wiadomo są to różnego rodzaju projekty z tego zakresu natomiast firmy mogą w bardzo różnym zakresie tak przynajmniej u nas tak z racji tego że mamy działy to narzędzie ma również jest podzielone na działy tak że jest dział nie wiem finance jest nie wiem marketing sales sprzedaż i tak dalej i jakby tu chcę tylko chyba pokazać że bo ktoś może myśleć no dobra fajnie takie narzędzie pewnie ma sens ale nie wiem jak prowadzę software house’a to Mam wrażenie, że to prawie w każdej firmie da się zastosować takie narzędzie. Nie wiem, czy da się, czy nie? Da się, absolutnie.

Jedyny przypadek, gdzie chyba nie do końca ma to sensu, prawdopodobnie nie dla wszystkich pracowników jest, wiesz, jak masz fabrykę i ktoś stoi przy taśmie i robi 8 godzin to samo, no to chyba nie ma sensu mu taska zakładać na to. To jest chyba jedyny przypadek, ale cała jakaś taka praca bardziej twórcza, usługowa, rzeczy, które się powtarzają zwłaszcza rzadziej. Wiesz, jak masz przygotowane takie wzorce, co w tym zadaniu musi być zrobione, ale robicie to raz na dwa, trzy miesiące, no to super, jak macie przygotowane, bo po prostu nie będziesz tego pamiętał. No tutaj znowu wracamy do procesów.

To z każdym następnym odcinkiem będziecie widzieli, jak to coraz bardziej się za zębiak to wszystko razem współpracuje co jest też fajną odpowiedzią dlaczego nie można wdrożyć jednego narzędzia i pozbyć się problemów w firmie bo niestety biznes jest bardzo kompleksowy trzeba dużo tych rzeczy mieć zrobionych żeby to wszystko zaczynało razem fajnie działać więc powiedzieliśmy sobie troszkę o problemach jak widzicie tego jest bardzo dużo Na pewno część z was zna to ze swojej pracy, że jest troszkę taki bałagan, jest troszkę takie działanie ad hoc, nie do końca wiadomo kto co robić, nie wiadomo przede wszystkim jakie są priorytety też. No i teraz co można z tym zrobić? Bardzo ciekawy temat, bo wiele osób do tego podchodziło, a rozwiązanie pierwsze pojawiło się jeszcze długo przed komputerami. Jeśli ktoś interesował się zarządzaniem projektami to może to znać, ale musimy to powiedzieć, no to jest klasyk.

Jest to metodyka, która powstała w latach bodajże 50. W Japonii. Nazywa się Kanban i polega właściwie tylko na tym, żeby wizualizować pracę. Czyli żeby było jedno miejsce, to w ogóle nawet na początku nie musi mieć nic wspólnego z komputerami, gdzie będziemy sobie wizualizować kto co robi. Wyobraźcie sobie taką białą tablicę, jaka jest w wielu biurach i macie trzy kolumny. Do zrobienia, robimy to aktualnie i zrobione. I wypisujecie wszystkie zadania, wszystkich ludzi, przyklejacie je po lewej stronie i potem tak komisyjnie razem sobie przenosicie te karteczki do in progress, czyli w trakcie pracy, ewentualnie potem do zrobionych. W ten sposób wszyscy widzą, kto ma co do zrobienia. Jednym rzutem oka można to zobaczyć. To jest ciekawe, że ta metoda nie jest tak bardzo stara, a nawet w erze komputerów wiele firm do dzisiaj ją stosuje, bo to wystarczy rzucić okiem na tablicę i wiemy gdzie jesteśmy.

Nawet nie trzeba się wczytywać w te karteczki, jak mamy dużo do zrobienia, a mało zrobionych to od razu widać. Ta metoda jest absolutnie genialna i wszystko to co potem zostało zrobione w komputerach jest rozwinięciem tej metody. Właśnie chciałem o tym powiedzieć, że w kilku firmach widziałem tą metodę, gdzie mieli no właśnie w takiej bym powiedział w formie offline’owej, wiecie te postitki, te karteczki, tak? Tak, to super działa. Tak, te postitki wiesz przyklejone w kolumnie, bo przeklejasz ją tam do pozycji właśnie, nie wiem, do wykonania powiedzmy. No dobra, to wiemy o takiej technice do zarządzania zadaniami, żeby to wszystko poukładać. Ale może jakbyśmy troszeczkę powiedzieli sobie więcej o tych narzędziach. Co to są za narzędzia? Jak mógłbyś jakieś nazwy powiedzieć? Oczywiście nie mówimy o jakimś jednym konkretnym, bo wydaje mi się, że każdy musi odnaleźć swoje narzędzia. Natomiast czego tak naprawdę warto szukać?

Czyli mam firmę, zatrudniam już pięć osób, Już zaczynam wprowadzać procedury, pewne procesy, no i jakieś narzędzie już do zarządzania. I chciałbym, żeby to się skalowało razem ze mną. No to o jakich narzędziach możemy mówić? Dobra, więc jeśli chcecie usłyszeć jakieś konkretne nazwy, ja generalnie troszkę nie lubię podawać od razu tak konkretnych nazw, bo to bardzo wszystko zależy. Bo generalnie one wszystkie opierają się na tym samym koncepcie, natomiast to jak bardzo są rozbudowane dookoła, jakie mają możliwości, to jest zupełnie inna rozmowa. I przeważnie jest tak, że jeśli firma jest mniejsza to ogólnie powiedzmy powinna korzystać z troszkę prostszego narzędzia i razem ze swoim wzrostem czasami trzeba te narzędzia zmienić. No bo w niektórych już się będziemy dusili. Więc jeśli macie małą firmę to prawdopodobnie najlepszym wyjściem dla Was będzie Trello.

Narzędzie, które jest bardzo długo darmowe, ma bardzo proste funkcjonalności, ale taki zwykły kanban board możecie w nim zrobić, możecie sobie poprowadzić parę projektów. Może nie będzie tam super integracji może nie będzie super analityki ale już pozwoli wam to w jakiś sposób ułożyć swoją pracę. Jeśli miałbym firmę średniej wielkości to prawdopodobnie zwróciłbym się albo w stronę Asany albo w stronę Monday albo w stronę może Giry Gira już czasami jest też używana przez duże korporacje, więc na początku może przytłaczać, więc myślę, że najbardziej znana w polskim rynku jest Asana, więc w tą stronę warto się zwrócić. Jeśli firma jest duża, no to niektóre piszą w ogóle własne rozwiązania, niektóre korzystają z takich uznanych na rynku dużych, drogich rozwiązań, właśnie jak Monday ish też się super skaluje, niektórzy korzystają z ClickUpa, niektórzy korzystają właśnie z Jigry.

Natomiast tak jak mówię, tu bardziej chodzi o to, żeby zrozumieć po co tego potrzebujemy, co nam to daje, w jaki sposób pomaga w firmie. Samo narzędzie jest trochę drugoplanowe, bo ich jest bardzo dużo na rynku. Możemy sobie wybrać to, co nam pasuje, to co nam się podoba. Ja już firmę JCOBA prowadzę już teraz 18 rok i przez te 18 lat, tak myślę, że przeszliśmy przez pięć etapów, pięć różnych rodzajów narzędzi do zarządzania w firmie. Na początku pierwsze to był zwykły mail. Jeszcze nie korzystaliśmy wtedy z Gmaila, bo to było 18 lat temu. To była zwykła poczta, natomiast korzystaliśmy z narzędzia Thunderbird, taki klient pocztowy na Windowsa. No i tam sobie foldery tworzyliśmy i to były pierwsze zadania.

Później jednak stwierdziliśmy, że trzeba trochę coś tu jednak pomyśleć, żeby to było bardziej zaawansowane i pierwsze zaawansowane narzędzie po Thunder Buildzie, czyli po prostu po kliencie pocztowym, to był Excel. Czyli po prostu z Excelu sobie stworzyliśmy jakieś takie kolumny, gdzie tam zaczęliśmy pewne rzeczy próbować i tak dalej. Z tym Excelem nie było jakoś za długo, może z rok i wtedy kolejny, czyli trzeci etap jaki odkryliśmy, to narzędzie do dzisiaj funkcjonuje, nazywa się Basecamp. Basecamp takie narzędzie do właśnie zarządzania zadaniami. Ono tak dosyć śmiesznie graficznie wtedy wyglądało, takie trochę rysunkowe, takie kreskówkowe, tak to nie wyglądało jak dzisiejsze narzędzia. Zresztą do dzisiaj chyba jest takie trochę, taki ma, taki niestandardowy wygląd. I ono było dosyć proste, w sensie korzystaliśmy przez dłuższy czas właśnie z tego Basecampa. No w sumie przez, nie wiem, chyba z 5 lat czy jakoś tak.

No i poważna zmiana zaczęła się, kiedy przeszliśmy z Basecampa na Asanę. No i Asana była takim narzędziem, które ma bardzo dużo zalet, ale ma też wady. I teraz to, co jest równocześnie zaletą, jest również wadą. A mianowicie, Asana daje bardzo duże możliwości konfiguracji wszystkiego, czyli to jest trochę tak, że te zadania, te projekty, tam no wszystko można praktycznie samemu sobie wyklikać, ustawić. I to jest zaleta. Ale również jest to ogromna wada, na samym początku jak jest mała firma, no bo kurde ja nie wiem co ja tam ustawić mam, jak to nazwać, o co to w ogóle chodzi, no to jest tak trochę jakbym w tym Excelu zaczął, no jest Excel, no ma ogromne możliwości, ale jak ja mam stworzyć te kolumny, jak to się tym poruszać, nie?

No i więc długo to trwało, zaczęliśmy ją dostosowywać po swojemu i ona przez długi, długi czas spełniała nam swoją rolę i z Asany rok temu przeszliśmy na to, na Teamworka. Czyli weszliśmy z Asany, jesteśmy na teamworku. I teraz przeszliśmy z tego narzędzia, z tego względu, że weszliśmy w narzędzie, które trochę narzuca pewien standard projektowy, ale powoduje, że musieliśmy się wyzbyć złych jakichś nawyków, złych rzeczy, które sami stworzyliśmy sobie w Asanie. No bo Asana, tak mówię, nie narzuca mi tam, że projekt sobie mogę prowadzić, jak ja chcę. Jak sobie go nazwę, i tak będzie miał pewną strukturę. To jest zaletą, ale to jest wadą, bo być może na początku nie wiem jak to robić prawidłowo.

Więc przez 18 lat, no ta podróż jest naprawdę, tak mówię, doszliśmy aż do tego narzędzia Teamwork, dostosowaliśmy do siebie, tak już gdzieś tam wspominałem, mamy dzisiaj na pokładzie tam trochę ponad 50 osób, bardzo fajnie się to sprawdza. Nie wiem, czy to jest taka naturalna droga, czy może jak to dzisiaj w ogóle wygląda, jak ty rekomendujesz dla przedsiębiorców, jak to powinno wyglądać prawidłowo? Wiesz co, jeśli zaczynałbym robić to sam, to jednak zacząłbym od prostszego narzędzia, bo samo narzędzie ci nie załatwi problemu, ponieważ nie masz zbudowanego tego mindsetu, tej kultury pracy jeszcze w tym narzędziu. Tego ludzie muszą się nauczyć i to będzie łatwiej zrobić w łatwiejszym narzędziu. Wiesz dasz im do zrobienia in progress zrobione w jednym projekcie na razie wszyscy niech będzie najwyżej będzie trochę trzeba będzie dłużej skrolować.

Super niech oni się tego nauczą za jakiś czas można przejść do bardziej skomplikowanego narzędzia jak w tym będziemy już się dusić. Wiesz jak wynajmiesz sobie firmę która ma ci w tym pomóc to oczywiście ona ci pomoże może bardziej okroić to narzędzie wtedy można od razu przejść do troszkę bardziej zaawansowanego. Natomiast pamiętajmy że tak jak bodajże to w scaling up było napisane, najtrudniej jest kopiować kulturę danej firmy, bo jeśli ludzie generalnie są przyzwyczajeni do korzystania z nowych narzędzi, pracują w ten taki bardziej procesowy sposób, są przyzwyczajeni, że muszą sobie mierzyć swoją pracę, to im też będzie łatwiej nauczyć się nowych narzędzi. Zobaczymy, że nasza konkurencja używa jakiegoś super narzędzia do prowadzenia projektów, dzięki temu są bardzo efektywni. To, że wdrożymy to narzędzie u nas nie spowoduje, że z dnia na dzień będziemy tak samo efektywni, bo nasi ludzie muszą się tego nauczyć, prawda?

Więc ten proces może zająć dosyć długo, więc na początku jednak proponowałbym bardziej iść w prostsze narzędzia niż podpalać się, że jakieś super narzędzie, nawet nie dość, że będzie droższe, to daje nam jakieś nowe możliwości, ale musimy się tego nauczyć potem i tak nie będziemy z tego korzystać. Nie, ja zawsze rekomenduję jednak zacząć od prostszych rzeczy. W wielu przypadkach faktycznie pierwsza decyzja to chyba powinna tak naprawdę nastąpić w głowie, w ogóle ten mental, bo wydaje mi się, że wiele osób, jako ludzie z natury, wiadomo gdzieś tam Uwielbiamy status quo, czyli pozostać przy swoim, nic nie zmieniać. Wiadomo, że boimy się zmiany, ta nasza słynna strefa komfortu.

I rzeczywiście to trochę obserwuję, zwłaszcza w takich firmach u różnych znajomych, gdzie te narzędzia nie są jeszcze jakoś wdrożone, że rzeczywiście jest taki opór materii, że fajnie, ale wiesz, to jest bez sensu, to coś tam, to muszę wprowadzać itd. A pracownika to i tak trzeba tutaj pinować za plecami, no to jest w ogóle… Nie mój klimat, nie moje podejście i to przez lata jakoś inaczej zawsze tylko podchodziłem. Ale wydaje mi się, że może być jeszcze sporo przedsiębiorców, zwłaszcza takich, którzy działają z 20, 30 lat. Jak tu się przystawić na to? Jeśli całe życie tym palcem trochę pokazywałeś i to było super efektywne, co więcej ten przedsiębiorca czuł, że mam poczucie… Wiesz, firma gdzieś działała, więc w jaki sposób to było efektywne. Ponieważ nie było pewnie zmierzone, A o ile byłoby bardziej efektywne, jeśli korzystalibyśmy z jakichś narzędzi, a więc nie mamy porównań.

Natomiast myślę sobie, że taki przedsiębiorca rzeczywiście może mieć taką obawę, że nie będzie miał do końca może na tym kontroli. To mi się wydaje, że jest chyba takie, wiesz, najbardziej, co może blokować, że nie znam w stu procentach tego narzędzia, może nie będę miał kontroli, może coś się wysypie. Wiesz co, dotknąłeś bardzo ciekawego może konceptu. Pamiętajmy, że jako ludzie mamy tendencję do lubienia rzeczy, które już znamy. Schabowy, mizeria, piosenka, którą słyszeliśmy 100 razy. Tak działa nasz umysł, natomiast w biznesie niestety nie mamy wyjścia. Jeśli nie będziemy ciągle szukać nowych dróg, jak zrobić coś lepiej, to w końcu konkurencja nas prześcignie, bo konkurencja będzie tego próbowała. I to jest bardzo częsty przypadek, który obserwujemy, że jest jakaś firma i np. Jakaś wielka firma transportowa i nagle zaczyna ich podgryzać konkurencja z zagranicy i oni tam kogoś wysyłają, żeby zobaczyć jak oni pracują.

I mówią, ale mają super system, oni tam wszystko wiedzą co się dzieje, każdy wie co ma robić. Ja mówię, a to czemu tego nie wprowadziliście wcześniej? No bo byśmy stracili właśnie kontrolę na przykład. Niestety jeśli chodzi o biznes trzeba nauczyć się wyjść ze strefy komfortu. My to poruszymy w jednym jeszcze z następnych podcastów o tym, że trzeba cały czas próbować nowych rzeczy nawet jeśli część z nich się nie uda to przynajmniej jeśli cały czas próbujemy to w końcu znajdujemy jakieś lepsze rozwiązania. To jeszcze poruszymy, ale na ten moment zapamiętajmy sobie, że nie mamy wyjścia, że musimy cały czas wymyślać swoją firmę na nowo. Ok, no dobrze. Powiedzieliśmy sobie, że w czasie pandemii przedsiębiorcy zaobserwowali, że jednak ten Zoom, te narzędzia do komunikacji, to już są niezbędne. Tak dużo firm zaczęło to stosować, stosuje do dzisiaj.

Rozmawiamy sobie o narzędziach do zarządzania projektami i myślę, że tutaj nie do końca może być jeszcze takie przekonanie, bo nie było aż takiego, że tak powiem, musu korzystania z tych narzędzi. Może jakieś przykłady, Czarku, jak mógłbyś trochę opowiadać. Przykład do czego można to narzędzie wykorzystać? Jak przedsiębiorca mógłby korzystać z takiego narzędzia właśnie żeby zwiększyć efektywność pracy zespołu, procedur? No właśnie tak dokładnie dobrze weźmy sobie jakiś powtarzalny proces jakąś taką pracę która jest co jakiś czas żeby żebym mógł wam pokazać co takiego fajnego daje tego typu narzędzia jakie fajne rzeczy można tam zrobić jak bardzo fajnie się to łączy z tym o czym już mówiliśmy z procesami z danymi a niedługo już z automatyzacją. Weźmy sobie na przykład, nie wiem, jak jest powtarzalny proces, który jest mega ważny, może nie jest aż tak częsty i ważne, żeby był szybko. Może ofertowanie na przykład.

Ja od razu pomyślałem, wystawiamy fakturę do klientów i powinien być częsty. Da się tym narzędziem wystawiać automatycznie faktury? Da się. To już mi się podoba. No właśnie, wyobraźcie sobie, znaczy wyobraźcie, Robicie. Ale musi być ofertowanie za interfaktury. Tak więc robicie ofertowanie i teraz zobaczcie jak macie ten jakiś system do zarządzania tymi projektami czy zadaniami to po prostu piszecie tam nie wiem Kasia Basia stwórz ofertę dla klienta i tak dalej. W tickecie możecie wpisać przepraszam w tym zadaniu możecie sobie wpisać cały opis co trzeba zrobić dla kogo jakie są dane i tak dalej i na tym poziomie jeszcze to wydaje się takie proste dosyć oczywiste. Natomiast zobaczcie ile fajnych rzeczy można jeszcze zrobić w tego typu narzędziu. Bo tam jeszcze można prawie zawsze tworzyć takie sub zadania czyli takie pod zadania. Wyobraźmy sobie, że macie firmę np.

Tak jak jest właśnie w Software House żeby zrobić wycenę musicie mieć jakąś estymację czasową od programisty plus załóżmy jeszcze grafik musi jakąś swoją estymację zrobić i teraz Osoba sprzedająca, ona robi ofertę, okej, ale nie ma składników, które potrzebuje od teamu, prawda? Muszą te estimacje powstać, więc ona może od razu sobie założyć zadania dla tych osób, nawet nie musi im nic mówić, bo one od razu dostaną powiadomienie. Jeśli to jest bardzo pilna oferta, może od razu im podwyższyć priorytet tego zadania.

Na przykład, nie wiem, jeśli to jest mega ważny klient, nawet może być to jakiś priorytet krytyczny, że oni rzucają swoją robotę i po prostu muszą się jak najszybciej skupić na tej estymacji i nawet nie musi w żaden sposób ich pytać, bo ona będzie w tym systemie widziała kto zrobił swoją pracę na kogo jeszcze czekamy co więcej osoba która zleciła przygotowanie tej wyceny nie będzie musiała pytać tych grafików programistów bo ona to wszystko będzie widziała w tym programie więc dla mnie to już wystarczy żeby zaimplementować u siebie tego typu rozwiązanie fajnie Pewnie, że fajnie. W momencie, kiedy zacząłem rozwijać firmę i dążyłem do takiego momentu, żeby ta firma działała bez mojego udziału, czyli żebym mógł się skupić właśnie na planowaniu, a nie był bezpośrednio w procesach firmowych, to właśnie narzędzia tutaj grały kluczową rolę w procesie tworzenia tych pewnych procedur, procesów i procedur.

Czyli na przykład to, o czym mówisz o tej ofercie, tak jak u nas, stworzone są konkretne procedury. Czyli jeśli chcesz na przykład, nie wiem, właśnie masz stworzyć ofertę, to jest już gotowy taki trochę template z informacjami, że wchodzisz w ten task czy on jest tam automatycznie tworzony i tam masz od razu informacje, które gdzieś kiedyś były zapisane, tak, że krok pierwszy zrobił to, krok drugi zrobił to i tak dalej. I to jest jedna rzecz genialna, bo jeśli coś powtarzamy i wiemy, że ten pewien proces się sprawdza i teraz zatrudniamy kolejną osobę, no to po prostu ta osoba już wie, jak ma działać według tego procesu. Co więcej, to jest taka trochę metoda checklist, które są do dzisiaj na pokładach samolotu, piloci do dzisiaj ręcznie wypisują to ołówkiem, to czeklisty, pomimo, że jest technologia, to się robi ołówkiem, ale to zupełnie z innych przyczyn bezpieczeństwa.

Ale dlaczego to się stosuje? Dlatego, że jako ludzie, jakbyśmy byli niedoskonali, świetni, to po prostu ta nasza pamięć gdzieś tam zawodzi. To, co na początku powiedziałeś o tym HR-ze, nie? No okej, dzisiaj bym pamiętał, że mam zrobić to tak, ale jutro już bym o czymś zapomniał. A te pewne elementy są po prostu mega kluczowe np. Na etapie procesu sprzedaży czy na etapie procesu obsługi klienta i teraz jak ja zapomnę o tym czymś to może to mieć wpływ na moją ofertę w sensie nie do końca dobrze mi przygotuję.

Albo może być wpływ na obsługę klienta i tutaj myślę, że warto jest to pokazać w taki sposób, że te narzędzia no w pewien sposób pomagają nam lepiej zarządzać ludźmi, zarządzać lepiej na przykład tworzeniem ofert, projektami, no de facto wszystkim, nie, no bo to jest trochę takie idea, tak bym powiedział w McDonaldzie, masz ten task taki przysłowiowy, tak, plus te subtaski, czyli te poszczególne, typu tu jest task pt.

Bułeczka cheeseburger i teraz masz subtaski, tak, pierwszy subtask przynieś tą bułeczkę ok odczekowane jest drugi połóż tam tą sałatę jest odczekowane trzecie połóż tam to mięsko tak czwarty tam ogórek czy coś tam nie to dokładnie tak to wygląda nie i wiesz i w ten sposób wdrażając to masz pewność że osoba która wykonuje to zadanie wykonuje prawidłowo wydaje mi się że wtedy możemy realnie w ogóle oceniać Czas poświęcony na to zadanie, bo wiesz, jednym sobie powiemy, słuchaj, zrób hamburgera, no to wiesz, on mógłby zrobić tego hamburgera, wiesz, tam jeszcze dodać 50 różnych rzeczy, a w ogóle po bułkę to jeszcze może wsiadł w tramwaj i pojechał gdzieś do hipermarketu, a drugi zrobi takiego, wiesz, w ogóle jakiegoś prostszego i teraz ten proces jest niepowtarzalny, jeśli nie ma jakiejś takiej procedury, nie ma narzędzia, które by gdzieś to pokazywało.

Z drugiej strony ciężko ocenić czas, tak, no bo ten ktoś zrobi coś innego i to zajęło mu dłużej. Ja to tak widzę u siebie w firmie. Bardzo fajnie bo dotknąłeś i procesów i danych. Jest dokładnie tak jak mówisz. Akurat powiedziałeś oczykliście to jest również super uwaga. Dodatkowo weźmy pod uwagę że jeśli mamy te procesy spisane załóżmy zobacz porównaj to co by się działo jakbyś nie miał tego narzędzia do zarządzania projektami to byś powiedział Marek zrób wycenę dla klienta on chce coś tam. Nie? Ile będziesz gadał? Ile będziesz razy tego typu rzeczy powtarzał? Więc rzucasz coś krótkiego, no a niech on się domyśli. Albo niech sam sobie zajrzy ewentualnie do procedury. Natomiast zobacz, jak masz fajnie spisaną procedurę, to możesz stworzyć sobie taki szablon tego zadania.

Stwórz tam ofertę dla jakiegoś klienta i możesz w tym szablonie mieć napisane od razu wszystkie kroki zrób to pamiętaj o tym wyjdź od problemu pamiętaj żeby programistę przypilnować z czymś tam prawda grafik pamiętaj żeby zaproponował logo bo mamy wdrożone nie wiem proces upselingu w naszej sprzedaży. To wszystko może z automatu się tam pojawić. Nic nie musisz tłumaczyć. Ta osoba może sobie to wszystko przeczytać. Wszystko ma w jednym miejscu. Wie co ma robić. Nawet jak była zatrudniona wczoraj to sobie poradzi. Mega. To jest tak fajne że ja się dziwię dlaczego tyle firm jeszcze tego nie ma. I super że wspomniałeś o danych. Zobacz ofertowanie To jest jeden z najważniejszych procesów w firmie. Dlaczego? Może pod proces sprzedażowy, ale dlaczego?

Dlatego, że klient wysyła pamiętajcie zapytania ofertowe przeważnie do trzech, pięć, ośmiu firm i jeśli będziesz jedną z pierwszych, która odpowie to masz gigantyczne szanse na wygranie przetargu czy oferty. To jest tak samo jak klient wyśle ci zapytanie to musisz natychmiast do niego zadzwonić, natychmiast się do niego dobić, prawda? Dlaczego? No bo jak on już opowiedział dwóm, trzem osobom, no to już piątej mu się nie będzie chciało, co on potrzebuje. Więc możemy to wszystko przyspieszać, cały czas optymalizować, cały czas mierzyć. Dlatego to super kombuje się z procesami i z danymi. A dalej się jeszcze większa magia zadzieje, ale na razie powiedz, co o tym myślisz. Ja się z tym zgadzam. Spotykamy to niestety często u klientów, ale pamiętam taką jedną historię, gdzie powiedzmy średniej wielkości firma, która działała na rynku już dosyć długo. Opracowywaliśmy dla tej firmy strategię.

No i wypracowaliśmy strategię, tam to pozycjonowanie, wszystko fajnie, pięknie. I okazało się, że ta firma ma problem jak gdyby ze sprzedażą i tak dalej, tak? I zaczęliśmy wchodzić głębiej. No akurat wiesz, moja firma nie jest, my się nie specjalizujemy w jakichś automatyzacjach czy narzędziach tak jak ty, tak? To jest twoja jakby działka. Co się okazało, że największym słabym ogniwem to było właśnie brak takich narzędzi do zarządzania w dziale sprzedaży. No bo to wyglądało tak, nagle się okazało, słuchaj, że ten dział sprzedaży to był taki, jak wiele lat temu oni to stworzyli, tak? Było chyba z sześciu handlowców, słuchaj, co oni po prostu, wiesz, w samochód jeździli po klientach, a no bo to jak się pojedzie, to wiadomo, to są te relacje, nie no.

Okej, no wiadomo, że czasem są klienci, którzy rzeczywiście faktycznie warto, żebyśmy pojechali na to spotkanie, no ale no już te ostatnie czasy nam pokazują, że te spotkania online naprawdę świetnie się sprawdzają, tak u nas w zasadzie takich face to face spotkań to mamy 1 czy 2%, już naprawdę w takie jakieś, jak są większe deale gdzieś tam, jakieś podpisy, większość naprawdę da się zrobić zdania, ale do czego innego dążę? Co się okazało? Ci handlowcy, słuchaj, to było tak, zaczęliśmy, no dobra, to już wszystko wiemy, jakie macie przewagi konkurencyjne, no okej, nie? I patrzymy i oni… Handlowiec każdy miał swoją ofertę, w sensie nie było nawet zadbane, powinien być jakiś tak, nie wiem, jest template, tak? Czyli mamy jakiś wzór graficzny, tak? Gdzie ten handlowiec, no przecież jeśli tworzysz, słuchaj, 15 razy, czy no nie wiem, Boże, więcej oferty, ciągle to samo, no to…

No to trzeba to zautomatyzować. Okazywało się, że oni za każdym razem inaczej. W ogóle tak, jeden to sobie w mailu skopiował gdzieś tam z jakiegoś systemu, wiesz po prostu był księgowy jakiś system czy coś takiego, skopiował tabelkę wrzucił, dobra wie pan, tu jest wycena. Drugi w Wordzie sobie sam zrobił, trzeci jeszcze jakoś inaczej, czwarty jeszcze jakoś inaczej. No i okazało się, że to był największy problem, ich największym słabym ogniwem to było braku narzędzi do zarządzania procesami sprzedażowymi i ci ludzie, ci handlowcy byli naprawdę doświadczeni, oni mieli wiedzę jakby tą produktową, sprzedażową, natomiast to, że nie mieli narzędzi to tam był totalny chaos. Co ciekawe, ci handlowcy oni tam próbowali bardzo, dlatego mówię, jeden sam mówi, o kurde nic mi tu nie dali, zresztą tyle lat w tej firmie sam, no to on sobie zrobił po swojemu.

Drugi jeszcze jakoś inaczej i teraz co się okazało, tak od strony marketingowej, no nie ma możliwości, przeanalizowania, który handlowiec tak naprawdę, nie wiem, lepiej sprzedaje, który nie, bo każdy zupełnie inaczej działał, po swojemu, po prostu nie mieli żadnej instrukcji co, jak dalej działać, nie? I pamiętam, że wtedy pokazaliśmy im swoje narzędzia i to bardziej było na zasadzie takie trochę inspiracyjnie, tak? Ciekawostki. Tak, ciekawostki. Nagle jak zobaczyli, jak to u nas wygląda, tak, że pokazujemy jedno z narzędzi, gdzie proszę bardzo, proszę bardzo, tu są lidy, tu tak wygląda lejek, tak wygląda proces, tutaj są narzędzia, gdzie Maile jak piszemy do klienta, to powiem tobie tylko Czarek nie słyszy, ale bardzo dużo maili to są słuchaj po prostu gotowe template’y.

To nawet Gmail dzisiaj oferuje szablony, gdzie przecież jeśli ty piszesz 50 raz, szanowny panie wysyłam panu ofertę na transformację cyfrową, Czy ty to za każdym razem piszesz od nowa? Ten początek, te pewne elementy masz już gdzieś tam, tworzy sobie template, klikasz załącz, oczywiście robisz edycję, żeby go dostosować do danego klienta, ale to byłaby totalnie strata czasu, żebyś to za każdym razem pisał. I tutaj naprawdę, takim wąskim gardłem, który wręcz powodował, że ta firma się nie rozwijała, to był ten dział sprzedaży, który nie miał tych procedur, znaczy oni nie mieli w ogóle gdzieś indziej, ale z tym wszystkim sobie jakoś radzili z tą produkcją jeszcze, tak tą powiedzmy taką offline’ową, zarządzają offline’owym, ale na sprzedaży się wyłożyli totalnie. Sprzedaż jest bardzo fajnym miejscem, żeby zacząć wprowadzać tego typu rzeczy, żeby tych szans sprzedażowych nie gubić.

Akurat jeśli chodzi o samą sprzedaż, no to tam jednak powinien być CRM wdrożony, czyli taki system do zarządzania projektami, ale specjalnie skrojony pod sprzedaż. To jest troszkę coś innego, można powiedzieć, że to jest rozwinięcie tego konceptu. I teraz chciałbym przejść do moim zdaniem absolutnie najfajniejszej rzeczy tylko musimy mieć najpierw zrobione wszystko wcześniej ale teraz zaczyna się magia bo o tym jeszcze odcinka nie mieliśmy ale jeśli mówimy o systemie do zarządzania projektami to muszę ten temat zacząć czyli automatyzacja. Teraz wyobraźcie sobie że macie już te szablony macie to oferty macie procedury zaczynacie sobie mierzyć ile to trwa. Teraz wdraża wdrażacie automatyzację czyli Tak na razie, nie mówiąc za dużo, to jest coś, co pozwala wam automatyzować coś, co normalnie byście zrobili ręcznie. Tak w mega uproszczeniu.

Teraz wyobraźcie sobie, że nawet jak macie to narzędzie do zarządzania projektami, to musielibyście w niego wejść, musielibyście stworzyć sobie zadanie, wkleić do niego pewnie tekst jakiś z procedury albo z szablonu, stworzyć te małe zadania dla programisty, dla grafika do estymacji, wrzucić podstawowe dane o kliencie i tak dalej. No trochę tych kroków jest. Możemy sobie z tego ułożyć procedurę. Czemu nie? Natomiast cała magia zaczyna się przy tej automatyzacji. Dlaczego?

Dlatego, że jeśli mamy te wszystkie narzędzia to możemy zrobić tak, że jeśli nasza szansa sprzedażowa przejdzie do etapu ofertowania, czyli zebraliśmy prawdopodobnie już najważniejsze informacje od klienta do tego, żeby tę ofertę zrobić, to może stać się magia, czyli to wszystko może stworzyć się samo, ponieważ mamy taką automatyzację stworzoną, że jeśli nasza szansa sprzedażowa przechodzi do ofertowania, to automatycznie tworzy się task, przypisuje, wypełnia wszystkimi zebranymi informacjami do tej pory, nic nie musimy robić i zajmuje to sekundę. Teraz zobaczmy, ile czasu zaoszczędziliśmy. Nie będziemy na razie głębiej wchodzić w automatyzację. Chodzi o to, żeby pokazać Wam, że jeśli macie te wszystkie narzędzia, to dajecie sobie szansę, żeby optymalizować Waszą pracę, żeby wykluczyć błąd czynnika ludzkiego i oszczędzić czas, tak po prostu. Bo nie trzeba tego wszystkiego kopiować, bo to wszystko się stworzy od razu.

Koniec końców, jak będziecie sobie optymalizować, to może nawet wyjdzie na to, że nie będziecie musieli ręcznie tworzyć oferty. Bo tworzenie oferty też można zautomatyzować. Zależy jak bardzo są u was powtarzalne. U nas akurat oferty na transformacje są w pewien sposób szablonowe, ale jednak tam trzeba sporo wpisać samemu, ale jeśli macie np. Fotowoltaikę, to te oferty są super powtarzalne. To dlaczego sobie tego nie zautomatyzować? Dlaczego nawet nie poprosić klienta o to, żeby on sobie sam wpisał na stronie dane i z automatu wysłać mu ofertę? Super. Nie mówię, że to jest dobry pomysł, bo czasami trzeba zadbać o relacje z klientem, czasami z nim lepiej jest troszkę porozmawiać. To wszystko zależy od biznesu naszego, natomiast pokazuje jakie ogromne możliwości się w tym kryją. Zgadzam się z tym.

Myślę sobie, że chyba najlepiej przedsiębiorca może zrozumieć jaką korzyść daje takie narzędzie w momencie, kiedy to rzeczywiście realnie przełożymy na liczby, na zysk, a czasem na, że tak powiem, oszczędność pieniędzy. Ja powiem szczerze, że zrozumiałem jak zaczęliśmy korzystać z tego typu narzędzi. No właśnie jak już przeszliśmy na sanę, gdzie dodatkowo mierzyliśmy projektowo też czas pracy ludzi, no już bardzo szczegółowo. Wtedy dopiero okazywało się ile czasu co ludziom zajmuje, jakie zadania i tak już tam wcześniej w tych odcinkach sobie rozmawialiśmy tak o takich nawet 15 minutach tak przy jakiejś konkretnej liczbie ludzi. To naprawdę powoduje, że robią się ogromne kwoty. Pieniądze, które moglibyśmy zarobić u klienta, wykonując jakąś usługę czy tworząc jakiś produkt. Powiem szczerze, że dopiero wtedy zdałem sobie sprawę, jakie oszczędności takie narzędzia mogą wygenerować.

Na przykład projekty u nas, jak wchodzi nowy klient, To jest półautomatyzacja, bo ten projekt jest z automatu tworzący. Wpisujemy sobie nazwę, firmy, są wprowadzane pewne dane i automatycznie tworzą się zadania dla menadżera. Od razu tworzą się zadania dla pracowników w tym dziale. Mega fajnie, bo z jednej strony menadżer ogrom czasu oszczędza, bo nie tworzy na nowo tego.

Bo to jest na takiej produkcji, jeśli coś powtarza się, to po prostu stworzymy z tego zadanie, które z automatu zostają stworzone, a utworzenie tego to jest kilka godzin w ogóle, kilka godzin czasu, poukładanie tego i to poświęciliśmy tam raz, menadżer poświęcił raz i on to później tylko po prostu tam jednym kliknięciem to mu się z automatu tworzy i jak wchodzi nowy produkt, usługa, czy on to może modyfikować, on sobie to minimalnie modyfikuje, Tutaj to trzeba zrobić to i ma to zająć w ogóle tyle minut, bo to jest też ciekawe, że ludzie od razu widzą, że jest konkretne zadanie, muszą zrobić je w takiej kolejności. Co więcej, zaplanowany czas na to zadanie to jest taki i tutaj powiem, to jest taki w ogóle klucz do sukcesu.

To, o czym mówiłem o tej pewnej zasadzie, to prawo tego Pascala, gdzie zadane zadanie zamieści tyle, ile sobie będziesz sądził. Po to ten czas jest pokazany, że ludzie od razu wiedząc, patrzą, aha, okej, to jest zadanie, ale na to zadanie mam np. 2 godziny. Bo to jest taka ciekawa sztuczka psychologiczna. Jeśli nie będzie czasu podanego, to ile zajmie? To ile zajmie? Tyle, ile po prostu ta osoba będzie potrzebowała. Może akurat cały dzień się potrzebuje. Ja tu mam tam taką historię w ogóle. Pamiętam, no już wiele lat temu. Przytoczę to. Z programistą, pamiętam, koderem.

Też u nas jakoś tworzyliśmy jakąś stronę internetową i pamiętam, że jakby z layoutu ze strony głównej projektu graficznego do pocięcia do strony głównej tak żeby technicznie to zobrazować tak, czyli mamy wygląd strony głównej i on musiał to zakodować tam do HTML-a no nie wiem powiedzmy 15 godzin to zajmowało tak średni czas wiedzieliśmy że zajmuje 15 godzin no i pamiętam był no ileś lat temu taki programista gdzie patrzymy sobie a on 30 godzin minęło już tam po tych czterech dniach czy tam po kilku dniach i nadal jak gdyby nie ukończył tego, nie? I się zadaje mu pytanie, Rafał, czy jakiś problem masz z tym projektem? On nie. No nie wiem, czy on jest jakiś może trudniejszy, czy coś takiego? Nie, nie, wszystko okej. Ale czy tam są jakieś może niestandardowe elementy czy coś? Wiesz, podpytuję się, bo się zastanawiam.

Najpierw dochodzę, jak gdyby tutaj jakiś problem, że 15 godzin coś zajmuje, a nagle już 30, a on jeszcze nie skończył. No i później się go pytam. A on się pyta, no ale o co chodzi? Ja mówię, no wiesz, no bo średnio 15 godzin zajmuje takie pocięcie, a ty 30 godzin już robisz, jeszcze tego nie skończyłeś. A uwaga, co on powiedział? On mówi, No ale ty mi nie powiedziałeś, że mam to zrobić 15 godzin. Naprawdę? Naprawdę, poważnie. Ale tu nie ma niczego do końca złego, bo to jest naprawdę taka psychologia. Jeśli powiesz człowiekowi, że ma ileś czasu na dane zadanie, to on po prostu to wie. To jest jakaś pewna dana, która gdzieś tam się będzie trzymała. Oczywiście może się okazać, że zajmie mu trochę dłużej. Tak jak powiedziałem, będą te pewne przeciwności, które spowodują losu, że się tego nie da.

W drugą stronę oczywiście nie można przegiąć, jeśli wiemy, że coś jest 15 godzin, to nie można powiedzieć, że w 10 godzin, no bo to już nie będzie ta jakość. Natomiast to jest kluczowe i właśnie narzędzia, z których my korzystamy, ale wszystkie chyba narzędzia, albo inaczej, większość może narzędzi do zarządzania, posiada taką opcję, gdzie można wpisać jakieś pole i na przykład wpisujemy czas realizacji zadania, dwie godziny. I teraz to jest pewien parametr. Oczywiście może się kazać, że ta osoba będzie przytrzymała trzy godziny na to. Natomiast wie, że nie dwa dni. I to jest świetne, bo to naprawdę oszczędza czas. Tak, dokładnie. Ciężko się nie zgodzić. Historia jest, powiem Ciekawa. Od razu powiem, że ten programista nie pracuje już z nami. To znaczy jednak nie podjęliśmy z nim dłuższej współpracy. Dobrze.

Myślę, że jeszcze warto powiedzieć, Na pewno warto mieć tego typu system, ale też pamiętajmy, że to nie jest sposób na wszystko. Zawsze każde rozwiązanie ma pewne wady. Teoretycznie może się zdarzyć, że ktoś powie, że on nic nie robił, bo on nie miał żadnego zadania przypisanego. To jest teoretycznie możliwe. Jest dziesiątki sposobów, co z tym robić. Można tworzyć takie zadania, którymi ludzie mogą się zajmować, kiedy nie mają nic pilniejszego itd. Natomiast pamiętajmy, że to jest tylko narzędzie i niektórzy ludzie zawsze będą próbowali przychytrzyć narzędzie. Ale generalnie, jeśli sobie wprowadzimy taki system, podsumowując, to zobaczmy. Mamy centralne miejsce, gdzie możemy sprawdzić wszystkie rzeczy, które aktualnie zachodzą w firmie, nie musimy się nikogo pytać, możemy sobie sprawdzić ile dane zadania zajmują, które są aktualnie robione, które są jeszcze do zrobienia, kto ma jakie obłożenie i tak dalej.

Mamy taką pierwsze fajne miejsce, żeby naprawdę wdrożyć procesy, bo możemy sobie wszystkie wrzucać do tych zadań i tutaj fajnie już widać, jak to wszystko zaczyna razem fajnie działać. Jeśli mamy wdrożone dane, to możemy zacząć sobie te procesy mierzyć, możemy sobie zacząć mierzyć, ile to ofertowanie trwa i nam wyjdzie, że w sumie średnio to trwa od 5 do 10 dni, ale mamy taką osobę, która wysyła po 20 dniach i to w ogóle już nie ma sensu, bo to już jest dawno po ptokach, nie ma sensu tej oferty wysyłać. Więc może z tą osobą warto porozmawiać, a jak sobie rozbijemy jeszcze na mniejsze procesy, to widzimy, że w sumie graficy to szybko wracają z odpowiedzią, a u deweloperów strasznie się to długo schodzi, więc pogrzebmy tam palcem, zobaczmy co tam można poprawić. Idąc dalej, będziemy widzieli jak wprowadzimy automatyzację, ten czas powinien spadać.

I tak dalej i tak dalej. Docelowo powinniśmy prawdopodobnie zrobić tak, żeby ograniczyć ten czas do minimum. Czasami to będzie zero, bo to będzie całkowita automatyzacja, czasami obniżymy, nie wiem, z 10 dni do 4 godzin, super. Tylko bez tego narzędzia tak naprawdę nie mamy na to szansy. Łatwiej jest nam delegować, łatwiej jest ustawiać priorytety zadań, łatwiej nam jest planować, bo możemy ułożyć kolejność, że to jest ważne, A potem chciałbym żebyś zrobił to możemy tam sobie łączyć te taski możemy te zadania możemy sobie je układać w pewne kolejki to wszystko też zależy od tego jakie narzędzie mamy ale generalnie w większości narzędzi coś takiego jest. Mamy całą historię komunikacji nie ma już a że coś tam wrzuciłem na korytarzu tylko sobie dyskutujemy pod konkretnym zadaniem więc możemy sobie sprawdzić kto co mówił kto czasami ma rację.

To już jest inna sprawa czy warto aż tak tego dochodzić. Możemy szybciej reagować na problemy bo po prostu jeśli jest jakiś problem jest jakiś pożar w firmie to dużo szybciej wychodzi bo widzimy że jakiś task zaczyna. Jest takie fajne ustawienie wielu z tych systemów które nazywa się gnicie zadań. Jeśli którejś za długo leży to ono zaczyna w jakiś tam przeważnie graficzny sposób jest to pokazane że on zaczyna gnić. To jest super bo widzimy że coś stworzyliśmy powinno być zrobione a nie jest dowiezione. Można taską zadaniom ustawiać. Jakieś deadline’y, do kiedy mają się dowiezione, więc daje nam to dużo, dużo możliwości jak optymalizować swoją pracę. O typowych narzędziach już powiedzieliśmy, także podsumowując, mała firma pewnie Trello, ciut większa pewnie Asana, duże firmy już może Monday, może Jira, może ClickUp, tych narzędzi jest mega dużo.

Akurat ja wymieniam takie, które bardziej, do których się przyzwyczailiśmy w Polsce, które są bardziej popularne też w Europie, na przykład w Stanach są troszkę inne, bardziej popularne, ale to może nie ma wielkiego znaczenia. Także mam nadzieję, że po dzisiejszym odcinku widzicie, że w każdej firmie jest niezbędne, żeby mieć tego typu narzędzie, nawet najprostsze, ale zaczynajmy to wprowadzać, bo zmiana kultury organizacji w firmie zajmuje najdłużej. Narzędzie to można sobie kupić w 10 minut, ale żeby zaczęli wszyscy go używać, to jest zupełnie inna historia.

Zgadzam się i chciałem tak dodać, że jako przedsiębiorca jedną z wartości takich ogromnych narzędzi właśnie do zarządzania jest to, że jak jest dobrze wdrożone i te zespoły faktycznie stosują się do tych zasad, to jest naprawdę ogromne poczucie kontroli, to znaczy jako przedsiębiorca mogę zalogować się do narzędzia, gdzie ja widzę co dzieje się w całej mojej firmie, ja widzę wszystkie działy, ja mogę sobie wejść w każdy dział, jak bym chciał zobaczyć co oni aktualnie robią, jak wygląda sposób delegowania zadań, managerów do pracowników, co ci pracownicy robią. Od razu powiem, że robię to rzeczywiście bardzo rzadko, to znaczy to w głowach przedsiębiorcy może się wydawać bardzo fajne, że już będę siedział, śledził każde jedno zadanie. Tak to nie działa, w sensie nie ma sensu i sam to robię bardzo rzadko, natomiast patrzę na pewno na całościowo na firmę, na projekty.

No po prostu mam ogromne kontrolę nad tym wszystkim, także tutaj wydaje mi się, że ta obawa, bo tu jest bardzo częsta obawa przedsiębiorców właśnie, że wejdziemy w jakieś narzędzia, ale nie do końca jednak je znam i boję się, że jednak utracę kontrolę nad firmą, No to oczywiście, to trzeba tak dwutorowo. Z jednej strony mamy te działania nasze, które tam wykonujemy i powoli wchodzimy w dane narzędzie. Umówmy się, że to nie może być takie wywrócenie do góry nogami wszystkiego i całe życie pracowaliśmy bez żadnych narzędzi i następnego dnia wszyscy przychodzą do firmy i okej, już mam jakieś systemy. Bo to się nie uda. Natomiast sukcesywnie zacząć trzeba to wdrażać. Możemy się z tym zgadzać bądź nie, ale nie ma innej drogi. Doskonale wiem, że te narzędzia przyspieszają pracę, automatyzują procesy. My tak mówimy, że zrobi to konkurencja. Tak jest.

Więc tu trzeba się z tym przeprosić, jeśli ktoś nie bardzo ma ochotę w to wchodzić, ale tak to wygląda. Tak, dokładnie. W następnych odcinkach powiemy sobie jeszcze o automatyzacji, powiemy sobie o innych narzędziach, ale dzisiaj czas na poradę tygodnia. Przemku, co masz dla nas? Tak jest. Dzisiaj przygotowałem kolejną książkę, którą w zasadzie już jest na ukończeniu czytania. Książka nazywa się The Performance Pipeline, czyli jak uzyskiwać właściwe wyniki na każdym poziomie. Książka jest napisana przez Stefana Drottera. Mam nadzieję, że nie przekręciłem nazwiska. Natomiast powiem tak, książka jest naprawdę genialna, pokazuje właśnie jak zarządzać zespołami na różnych poziomach w organizacji. Ona dostarcza takie różne praktyczne narzędzia, ale również strategie do zarządzania wynikami na różnych poziomach przywództwa.

Dzięki zrozumieniu unikalnych ról i odpowiedzialności na każdym etapie, w książce jest tak nazwany właśnie ten pipeline wydajności, nie wiem, nie da się tego na polski przetłumaczyć za bardzo, ale chyba wiemy o co chodzi. Liderzy czy menedżerowie są w stanie lepiej dostarczać właśnie oczekiwane wyniki, co prowadzi oczywiście do zwiększenia produktywności. Skuteczniejszego osiągania strategicznych celów w organizacji. Naprawdę książka jest świetna, to znaczy od razu powiem, że to jest książka taka w stylu do studiowania, to znaczy ja już ją przeczytałem, ale to jest po prostu trzeba ją kilka razy powoli wdrażać. No oczywiście tutaj z racji tego, że to jest kilka poziomów pokazanych tego przywództwa, książka jest bardziej dedykowana dla firm, dla przedsiębiorców, którzy zatrudniają już co najmniej z kilkanaście osób. Bardzo polecam. Bardzo fajna książka. Brzmi fajnie. Ja jej nie czytałem. Także zaskoczyłeś mnie bo akurat jakaś nowa pozycja dla mnie.

Jak zacząłeś o tym mówić to cały czas myślę jak powiedzieć fajnie polsku ale faktycznie to. Słuchajcie, no mieliśmy zrobić krótszy odcinek, konkretniejszy o narzędziach, ale jak zwykle wyszło, że lubimy sobie z Przemkiem pogadać, no sorry, lubimy, ale z tego co widzimy pod feedbacku, też są osoby, które sobie lubią posłuchać dłuższych odcinków, bardziej merytorycznych, także sorry, będą dłuższe na to wychodzi. Dobrze Przemku, to co, dziękuję i słyszymy się za tydzień. Dzięki serdeczne Czarku, do usłyszenia, hej.