Transformacja cyfrowa jako główny priorytet rozwoju firmy

Właściciele i menedżerowie firm dawno już zrozumieli, że firma, która się nie rozwija, nie ma szans na przetrwanie. Jednak nie wszyscy jeszcze wiedzą, że rozwój firmy i transformacja cyfrowa są tożsame. Nie ma dzisiaj możliwości przejścia na wyższy poziom obsługi klienta, bez rozwiązań cyfrowych. Trudne byłoby również zachowanie wysokiej jakości realizacji zleceń, przy większym wolumenie zamówień, bez wsparcia technologicznego.Dlatego niezależnie od branży, każde przedsiębiorstwo musi stać się firmą technologiczną. W przeciwnym razie konkurenci wyprzedzą ją, prowadząc sprawniejsze procesy, wdrażając bardziej wydajne rozwiązania i niezaprzeczalnie szybsze działanie oraz reakcje na zmienne okoliczności.

Być może Ty, jako szef firmy czy menedżer wysokiego szczebla także słyszałeś o transformacji cyfrowej i masz już nawet kilka rozwiązań: stronę WWW, pocztę elektroniczną i system informatyczny (sprzed dekady)? Świetnie! To już 1% dojrzałości cyfrowej. Aby jednak dogonić innych, masz przed sobą jeszcze wiele możliwości i kilka poważnych wyzwań.

Cyfryzacja firmy = zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa

Zacznijmy od podstaw. Co do zasady wszystkim przedsiębiorcom zależy na wzroście. I faktycznie, w każdej organizacji możemy zauważyć powtarzalne etapy rozwoju firmy. Z mikroprzedsiębiorstw realizujących kilka prostych zleceń, powstają coraz większe organizacje, w których liczba zamówień przybiera imponujące rozmiary. Z jednej strony to dobra wiadomość, bo pojawiają się większe przychody. Jednak radość trwa tylko chwilę, jeśli w następstwie tworzą się gigantyczne koszty. Więcej zleceń, to przecież więcej pracy do wykonania. W pewnym momencie przychodzi czas na wzrost zatrudnienia, co powoduje jeszcze większe koszty. Marża spada, zysk już nie jest tak dobry, jak obiecywały nam pierwsze wyniki. Przychodzi więc pomysł na wzrost cen… I wszystko toczyłoby się dalej, gdyby nie fakt, że konkurencja wcale ich nie podnosi. Zatem co dalej? Cięcia? Redukcja kosztów? Obniżenie poziomu zatrudnienia? Mniej zleceń czy gorsza jakość?

I tu pojawia się rozwiązanie. To właśnie cyfryzacja — podstawa zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa, dzięki której jest ono w stanie obsłużyć więcej zapytań i zleceń bez podnoszenia nakładów pracy i związanych z nimi kosztów. Spójrz, jak wiele czynności wykonuje się w firmie manualnie i jak wiele z nich się powtarza. Firmy z powodzeniem zastępują je technologią, uwalniając tym czas swoich pracowników. Mogą oni dzięki temu poświęcić więcej energii na zadania kreatywne, niepowtarzalne i takie, które zapewniają unikalność danego zlecenia.  

Organizacje, których rozwój nie uwzględnia rozwiązań cyfrowych, z każdym dniem zwiększają dystans do tych, które stają się technologiczne i to niezależnie od branży, w której działają. W krótkim czasie ta odległość jest praktycznie niezauważalna, ale z każdym miesiącem, kwartałem czy rokiem stanie się ona tak znacząca, że wyeliminuje z rynku nieefektywnych graczy, czyli … firmy nietechnologiczne. 

Kolejne etapy rozwoju firmy a transformacja cyfrowa

Fazy rozwoju przedsiębiorstwa można przewidzieć i opisać, ponieważ z reguły dla większości organizacji są one powtarzalne. Zawsze występuje faza ukierunkowania na rozwój przedsiębiorstwa, pełna zaangażowania w tworzenie nowych produktów lub usług. Następnie faza koordynacji i uporządkowania działań w poszczególnych strukturach, a później faza doskonalenia. Dalsze losy w dużej mierze zależą od tego, jak wcześniej poukładano procesy w przedsiębiorstwie.

Faza założenia, czyli start-up

To narodziny firmy. Pierwsza koncepcja, poszukiwanie inwestorów, weryfikacja pomysłu i testowanie rynku. Z uwagi na ciągłe poszukiwanie najlepszych rozwiązań, brak pewności i nowe działania – jest to również faza kreatywności. O ile firmy, które swój początek miały kilkadziesiąt lat temu i  nie mogły czerpać z dzisiejszych dobrodziejstw technologicznych, o tyle dzisiaj warto tworzyć firmę technologiczną od samego początku, czyli na każdym etapie rozwoju. 

Faza wzrostu

To etap rewolucji zmienia się rozmiar organizacji, zwiększa się liczba pracowników, transakcji i klientów —  firma rośnie. W tym czasie doprecyzowuje się kierunek rozwoju i formy działalności. Jest to faza ukierunkowana na wzrost, zatem niezwykle istotne jest pierwsze układanie procesów, nauka podejmowania decyzji na podstawie danych, czyli również poważne podejście do tego, by w ogóle je zbierać.

Faza dojrzałości

To kolejny etap rozwoju przedsiębiorstwa. Firma notuje wzrost udziału w rynku, może poszczycić się osiągnięciem wstępnej stabilizacji. Ten etap z pewnością wymaga wzmocnienia strategii, a także stałego rozwoju procedur, tak by biznes generował rosnące zyski, a nie tworzył chaosu wynikającego z rosnącej liczby zleceń. W tym czasie warto zwrócić uwagę na ewentualne nadmierne rozdrobnienie działań przedsiębiorstwa.

Faza spadku

Chociaż wiek organizacji na tym etapie często jest długi, to nie stanowi on żadnej gwarancji dalszego rozwoju. Klienci odchodzą, konkurencja działa sprawniej, powstają nowe przedsiębiorstwa. Wcześniejsze błędy zarządzania, jak chociażby brak swobody decyzyjnej pracowników, brak rozwijania produktów i usług, intuicyjne prognozowanie zamiast korzystania z danych —  skutkują teraz likwidacją przedsiębiorstwa lub jego restrukturyzacją.

Faza odrodzenia

To faza przekształcenia firmy i jej powrót na rynek. Ten etap rozwoju przedsiębiorstwa nie dotyczy wszystkich organizacji, dlatego często jest on pomijany. Wymaga wyznaczania nowego kierunku działania. W tym czasie należy postawić na likwidację rozbieżności rozwojowych by kolejny kryzys nie wstrząsnął ponownie zbyt mocno przedsiębiorstwem.

Digitalizacja przedsiębiorstw jako etap rozwoju firmy

Cofnijmy się jeszcze na początek, aby przyjrzeć się niektórym etapom rozwoju na konkretnych przykładach związanych z działalnością przedsiębiorców: czyli na przykład do poszukiwania zleceń. Nawet najlepszy produkt wymaga odpowiedniej promocji i dotarcia do właściwych odbiorców. Im sprawniej firma będzie realizowała tę część swojej działalności, tym tempo rozwoju będzie szybsze. Ważne jest, aby jednocześnie ograniczyć koszty i czas pozyskania nowych klientów, co pozwoli uzyskać mocną pozycję konkurencyjną. Chcąc skrócić czas rozmów z klientami, nieustannie odpowiadając na te same pytania, czy zredukować koszty nieskutecznych reklam warto rozważyć wprowadzenie odpowiednich rozwiązań technologicznych. Tym obszarem zajmuje się marketing automation, czyli system narzędzi gromadzących dane o odbiorcach i pozwalających szybko dotrzeć do potencjalnych klientów z trafnym komunikatem, w sposób automatyczny a przy tym spersonalizowany. 

Jak wykorzystać narzędzia cyfrowe do poprawy efektywności?

Marketing automation wykorzystuje bardzo wiele kanałów komunikacji, jak na przykład: e-mail, sms, aplikacje mobilne, rozbudowaną witrynę WWW, prosty Landing Page, social media. Każdy z nich można dodatkowo podzielić na wiele gałęzi, na przykład: social media, to przecież Facebook, Instagram, Tik-Tok, LinkedIn i wiele innych. Wszystkie oferują różne formy przekazu i z pewnością są po prostu efektywną komunikacją.

Weźmy, chociażby sposób działania nowego urządzenia, czy funkcjonalności produktu. Kto sprawniej zakomunikuje nowość klientom? Firma, w której handlowcy godzinami tłumaczą to samo każdemu z osobna, czy organizacja przygotowująca dobre video, publikująca je i promująca je na swoim kanale? Warto też zadać sobie pytanie, która z tych form będzie bardziej przejrzysta dla odbiorców. 

Podobnie będzie w przypadku seryjnej wysyłki e-mail versus pojedynczych informacji chaotycznie przekazywanych przez różne osoby, które w dodatku nie będą mogły zmierzyć efektywności swojej wysyłki bez agregacji danych o ilości otwarć, czy kliknięć w linki zawarte wewnątrz maili. 

Powyższe przykłady to tylko mikroskala wszystkich możliwości. Aby całość była skuteczna, wymaga właściwego sprzężenia poszczególnych działań, tak by ułożyły się one w skuteczny lejek marketingowy. Drugim wyzwaniem, jest właściwy wybór narzędzi, tak by pasował do konkretnego przedsiębiorstwa, jego klientów i charakteru branży. Firma, chcąc wprowadzić właściwe rozwiązania cyfrowe, potrzebuje całej strategii transformacji cyfrowej, która pozwoli dobrze oszacować potrzeby i kierunki, które najszybciej doprowadzą ją do pożądanych efektów. 

Digitalizacja procesów kluczem do efektywności przedsiębiorstwa

Przykład marketingu czy samej obsługi klienta pokazał, jaką efektywność, można uzyskać dzięki digitalizacji. A gdyby tak przyjrzeć się innym procesom w firmie? Przecież czas, który jest im poświęcany to również realne koszty, które w skali całego przedsiębiorstwa mają niebagatelny wpływ na wynik finansowy. Śmiało można powiedzieć, że digitalizacja procesów bezpośrednio przekłada się na rentowność całego przedsiębiorstwa.

Firma, która niezależnie od rodzaju działalności usprawnia wszystkie obszary, digitalizuje większość procesów, przestrzega określonych wcześniej procedur co wpływa na sprawne podejmowanie decyzji, a także nieustannie podnosi efektywność działania, staje się firmą technologiczną. Nie są to wyłącznie przedsiębiorstwa IT, lecz firmy z branży medycznej, edukacyjnej, ubezpieczeniowej, czy ujmując bardziej ogólnie: produkcyjnej, handlowej, usługowej…każdej! I właśnie te firmy, stając się firmami technologicznymi, prawdziwie się rozwijają, zostawiając innych daleko w tyle. 

Wyrównanie szans rynkowych za pomocą cyfryzacji? 

Możliwości podniesienia efektywności w organizacji poprzez digitalizację są niezliczone. Mało tego, to co znamy dzisiaj, jutro zostanie wzbogacone o wiele nowych rozwiązań. Dlatego tak istotna jest otwartość na zmiany i nowe opcje. Warto jednak zwrócić uwagę na niektóre obszary, ponieważ podlegają one cyfryzacji niezwykle często, biorąc pod uwagę liczbę firm, która się na nie decyduje. Budowanie lejka marketingowego, analiza customer journey, czy zbieranie i analiza danych to absolutne must have dla tych, dla których rozwój firmy traktują priorytetowo. 

Budowanie lejka marketingowego usprawnia proces sprzedaży, który dzięki automatyzacji staje się nieporównywalnie bardziej skuteczny. Customer journey dzięki digitalizacji nie tylko ułatwia dokładniejsze poznanie wszystkich punktów styku pomiędzy klientem a marką, ale też pozwala zoptymalizować niedopracowane aspekty, czy w pełni wykorzystać możliwości na poszczególnych etapach kontaktu z marką (personalizowane promocje, świadome nawigowanie na odpowiednie podstrony tematyczne, dopasowane do zainteresowań klienta). Natomiast decyzyjność w każdym obszarze funkcjonowania przedsiębiorstwa jest tym trafniejsza, im jest w większym stopniu oparta na właściwych danych. Odpowiedzią jest Business Intelligence, czyli system przekształcania danych w informacje, a informacji w wiedzę, która jest podstawą do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.

Strategia rozwoju firmy

Warto podkreślić, że digitalizacja firmy to działanie, które obejmuje wiele obszarów przedsiębiorstwa. Jest stopniowym przekształcaniem całej organizacji w firmę technologiczną, czyli taką, która ma szanse na rozwój — w dzisiejszym, niezwykle dynamicznie zmieniającym się świecie. Transformacja cyfrowa zmienia sposób myślenia, zarządzania i wykonywania pracy w każdej branży. To szukanie lepszych możliwości na realizację znanych zagadnień.  Bardzo istotne jest jednak to, aby przeprowadzać digitalizację w sposób świadomy i przemyślany, czyli dostosowany do charakteru przedsiębiorstwa. Niebagatelne znaczenie ma też doświadczenie i wiedza technologiczna, której często brakuje w wielu przedsiębiorstwach. 

Jeśli szukasz specjalisty, który przeprowadzi Twoją firmę przez proces transformacji cyfrowej, skontaktuj się z Digital Forms. Zagwarantujemy najlepsze rozwiązania cyfrowe dla Twojej organizacji.