1. Wprowadzenie

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy cyfrową platformę innowacji, która przyspieszyła wdrażanie nowych rozwiązań w firmie Roche

Czym jest cyfrowa platforma innowacji stworzona dla Roche?

To spersonalizowany system, w którym pracownicy z łatwością zgłaszają pojawiające się problemy, a cały zespół może oceniać ich wagę, a także zaproponować rozwiązania.  Managerowie otrzymują dane w czasie rzeczywistym, opcję moderacji, analizy i wnioskowania. Kompleksowa platforma obejmuje aplikację mobilną, strategię danych, czytelne dashboardy, panel sterowania i serwer aplikacyjny.

Fundamentem systemu jest aplikacja mobilna, lecz jest to tylko jeden z pięciu elementów, z których każdy pełni istotną rolę z punktu widzenia efektywności:

Cyfrowa Platforma Innowacji — kompleksowy system zaprojektowany dla Roche.

---

O marce Roche

Roche, jest szwajcarską firmą farmaceutyczną o międzynarodowym zasięgu, dostarczającą profesjonalne rozwiązania w zakresie ochrony zdrowia.  

2. Problemy

Konieczność szybszego wprowadzania nowych rozwiązań

Roche nie mogło pozwolić sobie na taki stan rzeczy z uwagi na branżę, w której funkcjonuje. Firma farmaceutyczna, chcąc zachować wysoką pozycję, powinna stale odkrywać i wprowadzać nowe, skuteczne rozwiązania. Współpraca firmy ze środowiskiem akademickim i medycznym, powinna generować twórcze pomysły, odważne rozwiązania  i gotowość do sprawnego wprowadzania innowacji.

3. Cel

Stworzenie kompleksowego systemu umożliwiającego firmie Roche sprawne wprowadzanie innowacji

Musieliśmy stworzyć rozwiązanie, które pozwoliłoby w bardzo szybkim tempie i wygodnej formie zgłosić wszelkie zauważone przez pracowników trudności, problemy i wyzwania, które pojawiają się w trakcie ich pracy. Dodatkowo system musiał uwzględnić analizę zebranych danych w czasie rzeczywistym, a także pozwolić
na efektywny sposób nadania priorytetów zgłoszeniom oraz znajdowania najlepszych rozwiązań.

4. Rozwiązanie

Opracowanie cyfrowej platformy innowacji dla Roche

Po dogłębnym rozpoznaniu potrzeb, które było wynikiem warsztatów z klientem i ścisłej współpracy w trakcie trwania projektu, wypracowaliśmy cyfrową platformę innowacji, która skutecznie odpowiada na wyzwania
firmy Roche.

Schemat działania Cyfrowej Platformy Innowacji

Identyfikacja problemu
i szybkie dodawanie zgłoszeń przez pracowników

Aplikacja mobilna

Głosowanie przez pozostałą część zespołu 


Aplikacja mobilna

Analiza danych w czasie rzeczywistym


Strategia danych /
Dashboardy

Moderacja i zabezpieczenia

Panel
administracyjny

Utrzymanie systemu

Część serwerowa

Szybka Identyfikacja — Optymalny Wybór — Efektywne wdrożenie inicjatyw

Główne funkcje kompleksowego systemu:

Intuicyjna forma zgłaszania problemu przez każdą osobę w organizacji, dzięki opcji „create
a challenge” zachęcającej do przedstawiania potrzeb i wyzwań — od razu po jej zauważeniu;

Zebranie w jednym miejscu setek nowych pomysłów, zgłaszanych przez pracowników firmy;

Efektywny wybór najważniejszych tematów, dokonywany na podstawie głosowania w aplikacji mobilnej, przeprowadzanego przez zespół firmowy;

Dostęp do danych, na postawie których managerowie mogą podejmować trafne decyzje na temat proponowanych rozwiązań.

Moderacja; 

Bezpieczeństwo;

Utrzymanie systemu

Części systemu

Cyfrowa platforma innowacji jest zorganizowana w ramach czterech kluczowych komponentów, które spełniają określone funkcje, tak by zapewnić oczekiwane efekty:

Aplikacja Mobilna

Aplikacja Mobilna

Będąca centrum interakcji użytkowników. Intuicyjna i łatwa w obsłudze, zachęca do korzystania, gdy tylko pojawia się problem — czyli sytuacja wymagająca zgłoszenia. 

Zadbaliśmy o najlepsze praktyki z zakresu UX/UI, by użytkownicy mogli z łatwością znaleźć to, czego szukają, bez najmniejszej komplikacji.

Panel Administracyjny

Firma, poprzez nowy system, już z założenia zapraszała uczestników do zgłaszania trudności. A w tak otwartej komunikacji kluczową rolę odgrywa zarządzanie informacją.Dlatego, aby rozwiązanie pozostało narzędziem do rozwoju, a nie źródłem kryzysu, zadbaliśmy o szereg zabezpieczeń, a także opcję moderacji zawartości aplikacji, zarządzania użytkownikami, rolami
i uprawnieniami.

Strategia Zarządzania Danymi i czytelne dashboardy

Samo zbieranie danych nie wnosi jeszcze oczekiwanej wartości. Dopiero możliwość łatwej analizy pozwalającej na szybkie wnioskowanie może okazać się efektywne.

Opracowaliśmy strategię zarządzania danymi dopasowaną do potrzeb klienta. Wprowadziliśmy funkcjonalne, czytelne dashboardy, które pozwalały na odczytywanie kluczowych wskaźników — w czasie rzeczywistym.

Klient mógł dodatkowo monitorować użycie   aplikacji, co zapewniało mu ciągłe doskonalenie i skalowanie platformy cyfrowej.

Infrastruktura Serwerowa

Zaprojektowaliśmy ją tak, aby była skalowalna i odporna na różnego rodzaju problemy. Dzięki niej cały system jest nie tylko stabilny, ale także gotowy do rozwoju w miarę rosnących potrzeb klienta.

Korzyści Cyfrowej Platformy Innowacji

Kompleksowe rozwiązanie w pełni odpowiadające na potrzebę firmy Roche;

Systemowe podejście na każdym etapie: od identyfikacji wyzwania, poprzez zgłaszanie inicjatyw,
po analizę danych, moderację, bezpieczeństwo, czy utrzymanie;

Szybkie wdrożenie rozwiązania — już w ciągu 3 tygodni, z opcją dalszego rozwoju kolejnych funkcjonalności.

5. Proces

Ścisła współpraca technologii z biznesem

W Digital Forms każde rozwiązanie zrealizowaliśmy przy ścisłej współpracy z naszym zleceniodawcą. I chociaż to my mamy odpowiednią wiedzę i doskonałe zaplecze technologiczne, a także wieloletnie doświadczenie biznesowe, to właśnie klient posiada najwięcej informacji na temat swojego środowiska branżowego. 

Każda realizacja to partnerstwo, które jest podstawą sukcesu całego projektu. Również w tym przypadku, wymiana zasobów  — wiedzy technologicznej i wiedzy o branży —  pozwoliła nam zaprojektować narzędzie, będące realnym wsparciem dla firmy Roche.    

1. 

   1

   Warsztaty

   Działania rozpoczęliśmy od dogłębnego rozpoznania potrzeb firmy, podczas przeprowadzonych w tym celu warsztatów produktowych. Zrealizowaliśmy je w taki sposób, aby dobrze poznać przedsiębiorstwo,
a także kontekst, w którym funkcjonuje, wyzwania, z którymi się zmaga i prawdziwe potrzeby, na które mieliśmy odpowiedzieć.

2. 

   2

   Założenia systemu

   W efekcie warsztatów pozyskaliśmy wiedzę, która pozwoliła nam przygotować projekt skutecznej platformy.
   

   Wiedzieliśmy, że firma może zyskać znaczniej więcej nowych rozwiązań, jeśli włączy do procesu cały swój zespół. 

   Skorzystanie z doświadczenia i codziennych wyzwań wszystkich pracowników, to świetna baza do szybkiego wprowadzenia nowych rozwiązań. Wystarczyło tylko pozwolić ludziom zgłaszać informację od razu — w chwili gdy tylko zauważają konieczność zmiany lub usprawnienia. 
   
   Należało w jak największym stopniu zapewnić łatwość i płynność raportowania trudnych sytuacji, nierozwiązanych problemów, nowych pojawiających się luk i okazji, czy wymaganych udoskonaleń — tak, aby nikt nie musiał odkładać zgłoszenia na późniejszy termin. Chodziło przecież o szybkie wdrażanie innowacji. Czas odgrywał więc kluczową rolę.  
   
   Wyzwanie polegało na zaprojektowaniu rozwiązania, które będzie efektywnie obsługiwało tysiące zgłoszeń. System musiał nie tylko sprawnie przyjmować nowe wyzwania, ale też przedstawiać je innym w czytelny sposób, pozwalając na przekazywanie informacji zwrotnych, głosowanie, wprowadzanie swoich pomysłów na rozwiązania. 
   
   Platforma musiała agregować dane, ale też pozwalać na ich płynną analizę i wnioskowanie, by finalnie można było podejmować trafne decyzje.
   
3. 
   3

   Warsztaty UX

   W przypadku aplikacji, obsługiwanej przez tysiące pracowników, niezwykła dbałość o User Experience Design jest niezbędna. Takie rozwiązanie musi być niezwykle intuicyjne. Chcieliśmy zapewnić użytkownikom wyjątkową wygodę, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że wielu z nich korzysta z aplikacji
w trakcie pracy, w pośpiechu i nie ma czasu na komplikacje. Dlatego zrealizowaliśmy warsztaty UX, które pozwoliły nam dopracować projekt do bardzo intuicyjnego poziomu.
4. 
   4

   Budowa systemu

   Rozpoczęliśmy więc projekt kompleksowego systemu, którego celem było zbudowanie solidnej platformy do zarządzania użytkownikami i pomysłami.
   Ten system backendowy stanowił podstawę ekosystemu innowacji w Roche. Pozwalał
na bezproblemowe zbieranie danych i dostarczał niezbędne narzędzia do efektywnego zarządzania pomysłami.
5. 
   5

   Plan wdrożenia

   Wieloletnie doświadczenie we współpracy z biznesem podpowiada nam jednoznacznie, że nie wystarczy zaprojektować świetne rozwiązanie. Równie istotne jest stworzenie odpowiedniej przestrzeni dla zespołu, tak aby każdy dokładnie rozumiał, jaki jest cel nowego systemu i sposób działania, a także, aby wszyscy poznali plan rozwoju nowego narzędzia. 
   
   Pierwszy działający prototyp dostarczyliśmy już po 3 tygodniach! Zaprojektowaliśmy ją zgodnie z zasadą Minimum Viable Product (MVP), czyli opracowaliśmy i udostępniliśmy pierwszą wersję, którą w kolejnych krokach rozwinęliśmy o dodatkowe funkcjonalności. Jednocześnie zadbaliśmy o odpowiednią komunikację, aby zespół dokładnie wiedział, jakie są kolejne etapy prac. 
   
   Takie podejście pozwoliło nam uniknąć długotrwałego oczekiwania na finalny efekt. Umożliwiło znacznie szybciej rozpocząć pracę z aplikacją, wykorzystując jej podstawowe funkcje i cechy.  Kolejne zmiany były
w takim podejściu dużo bardziej wartościowe, gdyż powstały na bazie zebranego feedbacku, otrzymanego po wstępnym użytkowaniu aplikacji mobilnej. 

6. Efekt

Wzrost do 1200 inicjatyw rocznie z poziomu 100

Dwunastokrotny wzrost inicjatyw zgłaszanych przez użytkowników: ze 100 do 1200 rocznie,

Skrócenie czasu wdrażania innowacji w firmie Roche,

Wzmocnienie wizerunku sprawnej i innowacyjnej organizacji,

Wzrost zysków,

Wzmocnienie Employer Branding.

Transformacja cyfrowa zapewnia nie tylko wzrost efektywności poszczególnych procesów. To potężne narzędzie mające wpływ na wiele obszarów.  Kluczowy jest wybór tych właściwych — dopasowanych do konkretnego przedsiębiorstwa. Spersonalizowana transformacja cyfrowa przekłada się bezpośrednio na poprawę kluczowych wskaźników biznesowych.