#22 Najważniejsze narzędzie w Twoim dziale sprzedaży

Szanowny Słuchaczu, w dzisiejszym odcinku opowiadamy o najważniejszym narzędziu, które wspomaga sprzedaż. Dlaczego warto je mieć? Jakich problemów pozwala uniknąć?

Transkrypcja odcinka

Witamy Cię drogi słuchaczu w podcaście CEO Hub Jończyk i Bielecki. To program, w którym łączymy technologię z marketingiem strategicznym po to, aby pomóc Ci wznieść Twój biznes najwyższy poziom. Ja jestem Cezary Bielecki, jestem właścicielem firmy Digital Forms, gdzie od lat pomagamy przedsiębiorstwom budować silne technologiczne fundamenty. Ja nazywam się Przemysław Jończyk i od 17 lat prowadzę grupę strategiczno-kreatywną JAAQOB, w której pomagamy firmom budować marki i tworzyć strategie marketingowe. Zapraszamy do wysłuchania podcastu. W dzisiejszym odcinku poopowiadamy o najważniejszym narzędziu, które wspomaga sprzedaż. Dlaczego warto go mieć i jakich problemów pozwala uniknąć. Cześć Czarek. Cześć Przemku. Ostatnio spotkaliśmy się z firmą, która potrzebuje rozwinąć marketing. Oczywiście w ramach marketingu będzie rozwijany dział sprzedaży. To co nas zaskoczyło, to oczywiście tam jest duży potencjał, taki rozwojowy i marketingowy.

Zaskoczyło nas to, że firma, nie zgadniesz, ale leady i ogólnie zarządzanie sprzedażą prowadzi w Excelu i nawet widziałem notatki, gdzie handlowcy pisali sobie na kartce wręcz informacje, no i powiem szczerze, że to trochę nas zaskoczyło, chociaż fakt jest faktem, że jeśli chodzi o zwłaszcza branżę B2B, o sektor B2B, jednak jeszcze dosyć często wiele firm korzysta z takich, bym powiedział, bardzo tradycyjnych metod. No i wiem, że dzisiaj trochę porozmawiamy o narzędziach, które zdecydowanie mogą wesprzeć sprzedaż, czyli nie zastąpią ją, nie w jakiś sposób magicznie rozwiną, ale zdecydowanie mogą wesprzeć sprzedaż. Czy, Czarku, czy są w ogóle takie narzędzia? Dokładnie tak, więc chciałbym dzisiaj troszkę poopowiadać o w sumie najważniejszym narzędziu sprzedażowym, czyli CRM-ie, takim narzędziu, pomaga nam utrzymać sprzedaż w ryzach, organizować itd.

Natomiast wiesz, tak naprawdę na Excelu, zwłaszcza w B2B, wbrew pozorom można całkiem daleko zajechać, natomiast jak sobie rozpracujemy dzisiaj powolutku, w czym CRM pomaga, to zobaczymy, po co tak naprawdę się męczyć, skoro to nie są te wielkie pieniądze, żeby sobie wprowadzić takiego CRM w firmie. Więc w dzisiejszym odcinku chciałbym zamiast skupić się już tak dokładnie na tym, który CRM wybrać, chciałbym Was poinspirować, poopowiadać Wam dlaczego właściwie ten CRM jest aż tak kluczowy w sprzedaży i co powoduje, jego brak, bo dopiero jak się bardziej zastanowimy po brakach, to widzimy czego nam brakuje i jakie problemy może to spowodować na dłuższą metę.

W dzisiejszym odcinku będziemy też zahaczać już o fundamenty, które wcześniej zrobiliśmy, więc żeby dobrze zrozumieć dzisiejszy odcinek, dobrze byłoby żebyście znali poprzednie o danych, o procesach i automatyzacjach, natomiast jak będziemy sobie konfigurowali samo narzędzie, Będziemy opowiadać o tym, że ono musi odzwierciedlać nasz proces sprzedażowy, co znowu zahaczy nam o strategię marketingową, więc odcinek nr 1 oraz odcinek nr 3. Więc dobrze byłoby, żebyście to znali, natomiast jeśli chcecie się tak po prostu poinspirować, to powinniście być w stanie spokojnie ten odcinek zrozumieć, bo te przykłady, które pojawiają się w CRM-ie też nie są jakieś tak naprawdę kosmiczne. No dobrze, to może w takim układzie Wiesz, takie konkrety. Może zacznijmy od tego, czym w zasadzie ten CRM jest. No bo opowiadasz, narzędzie, tak, ma być wsparcie, sprzedaży, no ale co to de facto jest?

Czym ten CRM jest i może czym nie jest, bo to wydaje mi się, że często chyba ludzie mylą pojęcia. Tak naprawdę nie ma jakiejś jednej definicji. CRM-y były w latach 60., 70., gdzie firmy zaczęły potrzebować jakiegoś, jakichś narzędzi do organizowania swojej sprzedaży, do zarządzania relacjami z tymi klientami i tak do dzisiaj się to nazywa customer relationship manager. Trochę się to dzisiaj zmieniło myślę że najlepiej byłoby jakbyście patrzyli na tego typu narzędzie jako narzędzie które po prostu organizuje wam sprzedaż żebyście niczego nie zgubili. Moim zdaniem to jest najbliższe prawdy. Że zawsze wiecie na jakim etapie jest wasza szansa sprzedażowa, jak wyglądała komunikacja, macie dostęp do swojej bazy klientów itd. Czyli to jest takie narzędzie, powiedzmy super skonfigurowany Excel, gdzie macie wszystko pod ręką i ma funkcjonalności, których Excel nie ma, ale chodzi tak naprawdę o zbieranie wszystkich danych, trzymanie tego w ryzach.

Myślę, że to jest do czego tak naprawdę służy CRM. No dobra to może opowiadaj więcej na temat tego jak można go zastosować no bo dzisiaj znowuż ja wcielam się w rolę przedsiębiorcy będę trochę bronił tych właścicieli firm czy dyrektorów sprzedaży firm B2B które nie wykorzystałem z narzędzi jeszcze bo do tej pory sprawdzały mi się te tradycyjne metody w czym tak naprawdę to mi pomoże. Dokładnie. Zastanówmy się jak to wygląda w firmie która z tego CRM nie korzysta czyli zarysujmy sobie taką firmę jest tam załóżmy nie wiem pięciu dwudziestu handlowców to może nie ma na początku wielkiego znaczenia i oni dzwonią do tych klientów rozmawiają z nimi przygotowują im oferty. Natomiast gdzie oni to wszystko właściwie mają sobie trzymać.

Tak naprawdę jeśli nie ma żadnego przygotowanego systemu no to szybko odpalisz sobie jakieś notatki albo jakiegoś Excel i będziesz sobie tam wszystko notował i to Wydaje się że przez pewien czas może dać egzamin natomiast jak wiemy na dłuższą metę nie bardzo. No zastanówmy się na przykład jesteś szefem sprzedaży i chciałbyś się dowiedzieć jak Damianowi twojemu handlowcowi idzie sprzedaż. Więc jak możesz to zrobić. Jeśli nie masz jednego systemu to musisz się go po prostu zapytać. Damian a jak ci idzie sprzedaż. Ile wpadło szans sprzedażowych w tym tygodniu. A na jakim są etapie. A jaką ofertę musisz przygotować dla kogo. A jak Ci idą rozmowy z tym klientem? A jak z tamtym? A dlaczego czterech nie dowiozłeś w tym tygodniu szans sprzedażowych? Z jakiego powodu? Dlaczego Ci klienci zostali odrzuceni?

Tak naprawdę te wszystkie dane, które musiałbyś się zapytać swojego handlowca, możesz mieć od razu przy sobie i w ogóle nawet nie musisz go pytać. Najbardziej oczywisty przypadek żeby po prostu wiedzieć na jakim etapie jest twoja sprzedaż. Przydało ci się coś takiego kiedyś? No oczywiście w firmie mam wdrożony system CRM. Mamy dział sprzedaży i aktywnie z tego korzystamy. Faktycznie to o czym mówisz. Przede wszystkim korzyść jest taka że rzeczywiście widać jak wygląda proces. Znaczy po pierwsze jest poukładany proces sprzedażowy. Po drugie można śledzić postępy danego handlowca.

Można wyciągać później z tego wnioski tak czyli analizując proces sprzedaży, to w jaki sposób kontaktował się z klientem, to w jaki sposób przedstawił ofertę, można analizować i to rzeczywiście widać, to nie jest tylko tak powiedziałeś, że handlowiec mówi, że wysłał ofertę, bo po prostu to widać i bardzo często też widać kiedy ta oferta została wysłana, ale również czy została otwarta. Dużo takich danych, ciekawych statystyk można tutaj wyciągnąć, które zdecydowanie nam pomagają. Dokładnie tak to wygląda. Już samo to otwieranie maili jest strasznie fajną zabawką. Czasami w nowych systemach nie działa, ale jeszcze w wielu działa. Fajnie widać, że po prostu czasami lepiej zadzwonić do naszego klienta, bo widzimy, że on nie otworzył naszego maila w ogóle z jakimś ponagleniem. Idźmy dalej. Zobacz jak łatwo jest przekazać szansę sprzedażową komuś innemu. Załóżmy, taki dobry case na razie, rozstajesz się ze swoim handlowcem z jakiegoś powodu.

I on nawet ma dobre chęci, on chce wszystkie szanse sprzedażowe przekazać innemu handlowcowi, bo odchodzi. Natomiast jak ma to zrobić? Wiesz, masz długą historię korespondencji z jakimś klientem i co on będzie forwardował wszystkie maile, których mogą być dziesiątki, setki. W jaki sposób ma przekazać wszystkie notatki, które ma albo w głowie, to w ogóle tragedia, albo ma zapisany w jakimś swoim kajeciku, albo w jakiejś swojej aplikacji z notatkami, to ciężko jest tak naprawdę to wszystko przekazać, a sprawa robi się jeszcze trudniejsza, jeśli nie rozstajecie się w zgodzie, albo zdarzy się jakiś tragiczny wypadek i pomimo dobrych chęci, ten handlowiec nie jest już w stanie przekazać swoich szans sprzedażowych.

Więc jeśli masz centralne miejsce, gdzie to wszystko jest przechowywane, wiesz na jakim etapie jest ta szansa sprzedażowa, Wiesz co poszło do klienta, jaka jest historia komunikacji, no to po prostu łatwo możesz przekazać innemu handlowcowi tą samą szansę, żeby się nią zajął. No u was chyba jeszcze nie było takiego przypadku, u nas na szczęście też się nic takiego nie zdarzyło, natomiast dobrze jest sprzedać problemy zanim się pojawią. Wiemy, że takie przypadki mogą być. Lepiej mieć jedno centralne miejsce, gdzie zbieramy sobie wszystkie informacje o naszych szansach sprzedażowych, prawda? Podałeś takie bardzo ekstremalne przykłady, natomiast u nas bardzo sprawdza się to, że chociażby handlowiec idzie na urlop, oczywiście z klientami tematy umawia sobie konkretne terminy, rozmów i tak dalej, ale część tematów musi przekazać drugiemu handlowcowi, więc jest wgląd w to.

Co więcej, tak jak u nas w dziale sprzedaży, oprócz handlowców jest też osoba, która dodaje leady, która tym zarządza, więc czasem jest tak, że na przykład handlowiec rozmawiał, tak trochę bym powiedział w offline, z jakimś klientem i ten klient wysłał później wiadomość do nas i można bardzo fajnie zmerge’ować, połączyć tego lida z konkretnym handlowcem, który wcześniej gdzieś już prowadził rozmowy. W momencie, kiedy wprowadza na przykład, nie wiem, nazwę firmy, no to już okazuje się, że ta firma, bądź ten klient już jest przypisany do danego handlowca i to jest bardzo wygodne, bo łatwo jest rozpoznać, kto wcześniej prowadził rozmowy z danym handlowcem. Dokładnie, jak mamy w jednym miejscu, to bardzo łatwo jest to sprawić. Mamy całą historię komunikacji z klientem tak naprawdę w jednym miejscu.

Tutaj jeśli chodzi o trzymanie takiego centralnego miejsca, warto pamiętać, że zdarzają się przypadki, gdzie wpadną nam jakieś szanse sprzedażowe, natomiast jeden handlowiec myśli, że inny się nią zajmie, handlowiec ten drugi myśli, że ten pierwszy się nią zajmie. Też się zdarzają takie przypadki, natomiast jeśli mamy dobrze skonfigurowany CRM, to możemy automatycznie przypisać nowe szanse sprzedażowe do pierwszego wolnego, do jakiegoś domyślnego, to już pytanie jak sobie skonfigurujemy, natomiast nie ma takiej sytuacji, że pozostaje szansa sprzedażowa, którą nikt tak naprawdę się nie opiekuje.

Teraz weźmy pod uwagę, że mamy sprzedaż B2B, nie mamy tych klientów dużo, ale każdy klient potencjalny wygrany, po prostu brzydko mówiąc, waży dużo, tam są duże budżety, no to jeśli stracimy takiego klienta, no to straty są ogromne, więc każda szansa sprzedażowa jest na wagę złota, zwłaszcza w biznesach, gdzie tych szans sprzedażowych nie ma dużo, a na przykład jest spora konwersja, też są takie biznesy, więc o to zdecydowanie trzeba dbać. Więc to jest tyle jeśli chodzi o zarządzanie. Jest ogrom atutów dlaczego warto trzymać to wszystko w jednym miejscu. Generalnie po prostu łatwo jest sobie sprawdzić, łatwo jest tym zarządzać, łatwo jest to delegować do innych handlowców, więc dla mnie to już jest super argument dlaczego warto mieć CRM wdrożony we własnej firmie, a tak naprawdę dopiero zaczynamy, bo najfajniejsze jest dopiero przed nami.

Ten pierwszy punkt jest dosyć oczywisty, tego jeszcze można się domyślać, natomiast ciekawiej jest jak przejdziemy do procesu danych i automatyzacji. Więc teraz jest czas na proces. Powiedz mi Przemku, jak u Ciebie mniej więcej wygląda proces? Macie go ładnie odwzorowany w CRM-ie?

Tak, CRM odwzorowuje proces sprzedaży, który mamy ustawiony dla handlowców i tak myślę sobie właśnie o tym procesie, że sam CRM oczywiście bardzo pomaga właśnie w zarządzaniu tymi powiedzmy klientami, lidami i tak dalej, natomiast tak sobie teraz właśnie myślę, że żeby zacząć w ogóle korzystać z CRM trzeba mieć opracowany proces, czyli trzeba najpierw usiąść zastanowić się jak ten proces sprzedaży w mojej firmie powinien wyglądać, czyli krok po kroku jakie działania wykonujemy i później przenosimy to do CRM i to daje nam ogromną przewagę nad takim klasyczną metodą, nie wiem, jakąś Excelową, bo jesteśmy w stanie śledzić postępy w ramach tego procesu, co się dzieje, na przykład u nas to wygląda w taki sposób, że tak mówię, wdrażamy ten proces i teraz jeśli dany proces widzimy, że on się sprawdza, to jesteśmy w stanie łatwo zaadoptować jak gdyby to dla kolejnego handlowca, tak, czyli zatrudniamy kolejnego handlowca, on przechodzi jakiś tam cykl szkoleniowy i tak dalej i on już wie, że ten proces wygląda w taki sposób i teraz jeśli chcemy coś, nie wiem, jeszcze udoskonalić, poprawić, to po prostu jakiś jeden element zmieniamy i sprawdzamy jaki to ma wpływ, tak, na sprzedaż, na konkretnych handlowców, także no tutaj uważam, że proces powinien być chyba pierwszy, nie wiem czy się z tym zgadzasz czy nie, bo trzeba tutaj jasno powiedzieć naszym słuchaczom, że jednak to nie jest tak, że sobie odpalimy CRM i to już jest super fajnie Tylko najpierw musi być jednak…

Ten proces był układany, aby móc rzeczywiście w pełni skorzystać z tego narzędzia. Jest dokładnie tak jak mówisz, najpierw proces trzeba zaprojektować, dopiero potem odwzorujemy go w CRM-ie i to jest przypadek, który często obserwujemy, że klienci biorą czasami od nas samą rekomendację narzędzia, no bo tych narzędzi, takich najbardziej znanych wcale nie ma tak dużo, no wszystkich CRM-ów to jest parę tysięcy, ale tych najbardziej znanych nie ma tak dużo, klienci zdarza się, że biorą od nas nazwę narzędzia, które normalnie byśmy im polecili, i oni stwierdzają, że wdrożą sobie go sami. I tam wiesz, konto jest bardzo łatwo założyć, masz jakieś domyślne kroki, natomiast to nie za bardzo potem działa, to jest tylko narzędzie. I później mówią, że wdrożyliśmy sobie sami, polecił Pan to narzędzie, sprzedaż nam nie wzrosła. Musimy pamiętać o tym, że w CRMie musimy skonfigurować proces, który mamy już ułożony.

To jest trochę tak, jakbyśmy dali handlowcowi nasze produkty i byśmy powiedzieli idź sprzedawaj. Ale jak on ma to robić? Jak wyglądają po kolei kroki? Jakie on zadania musi zrobić na każdym kroku? Najpierw musimy to ułożyć w procesie, a dopiero potem poukładać to sobie w CRM. Dzięki temu mamy też pewną standaryzację, co jest mega ważne. Będziemy o tym jeszcze rozmawiali przy okazji automatyzacji. Każdy nasz handlowiec, jeśli ma to ułożone w tym CRM w ten sposób, no to ten CRM trzyma go w ryzach. Nie będzie nagle sprzedawał w inny sposób, może troszkę inaczej gadać z klientami, może ich częściej, rzadziej pingować, ale na każdym etapie generalnie powinien wykonać te same zadania, powinien zebrać te same rzeczy, przygotować ofertę, w podobny sposób według szablonów, które mamy i tak dalej. Więc mamy jakąś pewną standaryzację, więc proces, proces.

I tutaj zahaczamy o bardzo ciekawą rzecz, bo wy też przygotowujecie strategię komunikacji, prawda, swój tone of voice, dzięki czemu cerem, jako że ma szablony na przykład maili do klientów, możesz zawsze użyć tego samego szablonu i w ten sposób twoi handlowcy w sumie zawsze w podobny sposób komunikują się z klientem, więc macie taką standaryzację przez całą firmę, prawda. Zgadza się i to w ogóle jak zaczynałem przygodę z rozbudową działu sprzedaży, w zasadzie budową działu sprzedaży i wspominałem o tym, że no bo jak to taki typowy przedsiębiorca świetnie sprzedaje, oczywiście tak sobie o tym myślałem, że ja tu jestem świetny handlowiec i że będzie trudno znaleźć takiego dobrego handlowca jak ja. Więc pomyślałem, że okej, no to zatrudnię dwóch, tak każdy z nich będzie miał 50% tych możliwości sprzedażowych co ja, to wyjdzie jeden handlowiec.

Oczywiście pozytywnie się zaskoczyłem i to tak mówiąc to jest mental, już o tym rozmawialiśmy przedsiębiorcy, natomiast to pozwoliło mi, że wdrożyłem właśnie system CRM, wdrożyliśmy właśnie ten proces plus komunikację, to znaczy ja miałem ten problem, że Myślałem sobie, no ale ten handlowiec nie będzie mówił tak jak ja, no więc spisałem to w formie takiego tam dokumentu, dokładnie jak ma wyglądać coś maila, jak ma wyglądać odpowiedź. Tutaj świetnie właśnie sprawdził się system CRM, z którego korzystamy, no bo można było stworzyć taki template, czyli w momencie, kiedy handlowiec miał wysłać wiadomość, wybierał sobie po prostu z listy konkretną treść wiadomości, którą ma załączyć i zaczął załączać.

I tutaj dla mnie było to genialne, jak gdyby takie jak gdyby sam efekt tego był świetny, bo handlowy zaczął działać i nagle zacząłem czytać jego maile i się okazuje, że myślę sobie wow, ale on świetnie maile pisze i już po tak krótkim czasie, prawie jak ja, po czym rzeczywiście to były moje treści, ale on korzystał z tych template’ów i to jest świetne, bo później poszliśmy o krok dalej z tym, zaczęliśmy testować różne wersje, czyli rozbudowywaliśmy te treści, o kolejne jakieś elementy, no i sprawdzaliśmy jaka jest reakcja klienta, z jakim feedbackiem wraca, no i tak cały czas to dopracowujemy, natomiast gdybyśmy tak w takiej klasycznej metodzie nie wiem, cały czas pisał maila za każdym razem na nowo, no to nie poświęcałbyś na to tyle czasu, nie? Po prostu się nie chce.

Ja mam ten sam problem, bo ja z kolei za szybko przechodzę do rzeczy, a czasami trzeba dać więcej informacji klientowi. Ja jako mam analityczny umysł, tak szybko przechodzę do rzeczy, to ja najchętniej bym napisał trzy zdania i wysłał maila, więc te szablony mi super pomagają, żeby jednak trzymać tą komunikację, w ryzach, żeby ona była jak najbardziej profesjonalna. Teraz przejdźmy sobie do już takich ciekawszych rzeczy, które nie są może aż tak oczywiste, dane. Więc CRM, jako że zbiera te wszystkie informacje w jednym miejscu, pozwala nam wyciągać super ciekawe wnioski z tego, jak wygląda nasza sprzedaż. Wyobraźmy sobie, jak to wygląda, kiedy nie mamy takiego systemu. Każdy handlowiec sprzedaje po swojemu. Ciekawe, gdzie to prowadzi, natomiast jeśli potrzebujecie, nawet bardzo podstawowych informacji sprzedażowych. Jaką macie konwersję? Z którego kanału wpada Wam najwięcej szans sprzedażowych? Na którym etapie Waszego lejka klienci najczęściej odpadają? Z jakiego powodu?

Który handlowiec ma lepszą konwersję? I tak dalej i tak dalej. Ile… To można wymieniać bez końca. Wiecie, jaki procent szans sprzedażowych w ogóle przechodzi kwalifikacje i z którego źródła? Które w związku z tym kampanie reklamowe konwertują lepiej które gorzej może tam gdzie wydajecie więcej pieniędzy właśnie lepiej jest wydać więcej pieniędzy bo więcej szans sprzedażowych jest konwertowanych przychodzi kwalifikacje i na końcu kończy się sprzedażą. Do tego jest mega dużo. Nie jesteście w stanie właściwie wyciągnąć tego typu danych, jeśli nie macie jednego miejsca, gdzie sobie je zbieracie, co też jest dopiero początkiem, bo samo obrobienie tych danych, wyciągnięcie ich, to jest zupełnie oddzielny problem. Natomiast jeśli macie CRM-a, to przynajmniej te dane się tam odkładają. Nawet jeśli na początku sobie ich nie analizujecie, jeszcze nikt Wam nie zrobił tych dashboardów z danymi, to one przynajmniej już się zbierają.

Ich kiedyś będzie można użyć, już będziecie mogli spojrzeć sobie w tył na jakieś historyczne dane. Jak to, Przemek, u Ciebie wygląda? Ostatnio mieliśmy fajną rozmowę o tym, co jeszcze warto pomierzyć i pamiętam, że generalnie jak Ci pokazałem pierwsze dashboardy, to byłeś zachwycony, jak fajne są te dane, prawda? Zgadza się. Jeśli chodzi o mierzenie danych sprzedażowych, to tu dużo ukrywać, tak? No to jest jakby klucz do zarządzania sprzedażą, no bo generalnie wiemy, tak? Ile leadów wpada, nie wiem, jaka, powiedzmy, konwersja jest na początek, tak? Bo możemy sobie to wręcz przeliczyć.

No ale tak naprawdę jak później chcemy, że tak powiem, więcej wycisnąć z tej sprzedaży, tak, zastanawiamy się jak, nie wiem, skrócić proces sprzedaży, jak lepiej kwalifikować leady, jak na przykład obniżyć koszt pozyskiwania kwalifikowalnych leadów wbrew pozorom z CRM, a dowiemy się jaki mamy procent właśnie kwalifikowalnych, niekwalifikowalnych z jakich kanałów, o których ty powiedziałeś, to jest podstawa, tak, czyli narzędzie takie pozwala nam pokazać te informacje, co jest ciekawe, Jeśli zaczniemy wprowadzać pewne zmiany, no to znowuż tutaj widzimy, które te elementy nam się zmieniają, gdzie nie wiem, czy spada nam konwersja, czy ona rośnie, ale również, czy na przykład czas, czy prędkość sprzedaży, czy tak zwane to sales velocity, wydłuża się, czy skróca. No powiem tak, to jest coś, co osobiście mnie mega kręci, wgląd w takie dane, zarządzanie tym. Więc no tu nie ma chyba o czym mówić.

Jest to jakby podstawa dobrze stworzonego i zarządzania działem sprzedaży. To jest normalne że na początku próbujemy tak odruchowo użyć jakichś prostszych narzędzi no bo przecież da się to policzyć w Excelu do pewnego poziomu no i ja się zgadzam do pewnego poziomu da się zwłaszcza jeśli potraktujemy całą sprzedaż jako całość. Natomiast jeśli chcemy mieć to ładnie rozbite że chcemy sobie wybrać zainteresuje nas ten produkt, ten handlowiec w takim okresie czasu nie ma szans, żeby zrobić to fajnie w Excelu.

Przemek przez długi czas radził sobie, analizując te dane tak bardzo ogólnikowo, wrzucali sobie to w Excela i w porządku, natomiast w pewnym momencie trzeba po prostu pójść dalej, jeśli chcemy naprawdę dopieszczać nasz proces, no to musimy sobie to wszystko mierzyć dokładnie i móc sobie bardzo tak dokładnie zobaczyć takie składowe, które składają się naszą sprzedaż i mega ważna rzecz, jeśli mamy naszą sprzedaż poprawić, to musimy mieć to pomierzone, no bo jeśli wprowadzamy jakieś zmiany, a nie mierzymy naszej sprzedaży, to skąd tak naprawdę mamy wiedzieć, że jest lepiej. Pamiętajcie, że sprzedaż jest też bardzo skomplikowana. To nie jest tak, że mierzycie sobie ile sprzedaliśmy koniec końców, tylko to są optymalizacje na każdym etapie lejka sprzedażowego. Może gdzieś warto dodać więcej zadań np. Do zrobienia. Może ten etap lejka sprzedażowego jest zły, może tutaj za dużo klientów nam wypada.

Zastanówmy się co się dzieje na tym etapie lejka. Sprzedażowego, żeby poprawić ilość klientów, którzy nam tutaj zostają. Trzeba czasami zejść już tak głębiej i głębiej i Excel po prostu tutaj się już nie nadaje, no bo nie jesteście w stanie tych danych obrobić. Zgadza się, to o czym mówisz Czarku, to w jaki sposób my zarządzamy danymi.

Sam system CRM oczywiście dostarcza informacje, można wygenerować pewne raporty, natomiast jeśli chcemy wejść już naprawdę na taki, bym powiedział, bardzo zaawansowany poziom, gdzie ustawiamy sobie już takie pewne wskaźniki, które nawet czasami systemy CRM domyślenie mają, Rzeczywiście trzeba skorzystać z zewnętrznej takiej pomocy, dlatego to sobie radziliśmy tutaj w Excelu, ale przejdźmy do takich podstawowych rzeczy w systemie CRM, Tak jak powiedziałem, to co my dostrzegamy u klientów, u naszych klientów, którzy budują działy sprzedaży, no to przede wszystkim to, że na starcie tutaj widać, to znaczy bardzo ciężko z tym później jest, nie wiem, negocjować, ciężko jest obronić to, że przykładowo ten proces sprzedaży wyglądał w taki sposób, czy nie wiem, handlowiec odpowiedział po tylu dniach, no bo przykładowo, tak, mam dział sprzedaży, widzę jak handlowcy reagują, no i na przykład jeden handlowiec miał w procedurze, że ma oddzwonić nie wiem do 30 minut, znaczy generalnie cały dział sprzedaży tak miał tak, ja widzę w systemie, że jednak nie robi tego tak i tutaj analizuje wtedy sobie dlaczego to się dzieje tak, czy to jest właśnie wynik tego, że akurat w tym momencie rozmawiał z innym klientem, po prostu nie miał możliwości, czy no po prostu nie wiem zapomniał być może o tym i trzeba porozmawiać o procedurze, jak to ma wyglądać, bądź są jakieś inne powody, natomiast jakby te dane pokazują mi to, co się dzieje z danym lidem, to co się dzieje, jak reaguje handlowiec, no mnóstwo ważnych informacji tutaj można wyciągnąć z tego.

Dokładnie i gdybyś tego nie miał zebranego w jednym miejscu tak naprawdę nie miałbyś szansę tego tak naprawdę zauważyć po prostu by ci umknęło no bo skąd właściwie miałbyś wiedzieć w jakim czasie twój handlowiec zadzwonił do klienta. Drugi mega ciekawy temat moim zdaniem to są automatyzacje więc oprócz tego że możemy sobie mierzyć te wszystkie dane które nam wpadają możemy optymalizować swoją sprzedaż możemy sobie również ją automatyzować co pozwala nam pozbyć się takiej nudnej, manualnej pracy oraz jeszcze bardziej wspomagać nasz proces. I tych automatyzacji jest bardzo dużo. Co ciekawe, ogromna większość z tych automatyzacji jest dosyć prosta. Część z tych automatyzacji nawet możecie sobie wyklikać w tych narzędziach. Taka mega prosta automatyzacja, ale która strasznie z naszego doświadczenia robi robotę, jest po prostu to, żeby podłączyć wszystkie miejsca, gdzie spływają wam szanse sprzedażowe, do waszego CRM-a. Bo niektórzy ludzie tego po prostu nie mają.

Wydaje się absolutnie niesamowite. Czyli na przykład jeśli mają formularz kontaktowy na swojej stronie to oni muszą co jakiś czas pamiętać żeby sobie wejść na tą stronę zobaczyć czy ktoś do nich napisał. A jeśli napisał to stworzyć sobie ręcznie nową szansę sprzedażową w CRM. Przenieść sobie te wszystkie rzeczy i dopiero potem zacząć procedować tą szansę sprzedażową. Absolutny hardcore. Pamiętajcie, że klient chętnie rozmawia z pierwszą, drugą, trzecią firmą, która do niego zadzwoni, potem już jemu po prostu nie chce się gadać, no bo nie chce mu się powtarzać mu cały czas swojego przypadku, co on właściwie chce kupić, jaki ma problem, jakie ma wyzwanie i tak dalej. Więc mega ważne, że jak tylko pojawia Wam się szansa sprzedażowa, żeby ona jak najszybciej pojawiła się w Waszym CRM-ie.

Więc bardzo prosta automatyzacja, wystarczy po prostu podłączyć, czy to do Waszej kampanii reklamowej na Facebooku, czy w Google, czy w jakimkolwiek innym kanale, lub do formularza kontaktowego na stronie, żeby po prostu ona jak najszybciej pojawiła się w CRM-ie. Jako, że to jest pierwszy etap to możemy sobie dodać następne automatyzację. Możemy od razu wysłać maila tego klienta, że dostaliśmy jego zgłoszenie. Możemy od razu wysłać mu automatycznie SMSa, że dostaliśmy jego zgłoszenie i ktoś się szybko z nim skontaktuje. Możemy wysłać wiadomość do naszego handlowca, któremu ta szansa sprzedażowa się przypisała, że wpadło zapytanie, pamiętaj, żeby zadzwonić do klienta tam, nie wiem, w 30 minut na przykład, jeśli mamy taki proces sprzedażowy, jeśli mamy wolniejsze, to może być dzień, ale generalnie chodzi o to, żeby jak najbardziej ten nasz proces sprzedażowy wspomagać nawet całkiem prostymi automatyzacjami, to nie musi być wcale nic skomplikowanego.

Jak to jest u Was Przemku, używacie jakiejś automatyzacji? Najciekawsza automatyzacja, którą najbardziej lubię, to jest połączenie systemu CRM z naszym firmowym Slackiem. Jak wiesz, pracujemy zdalnie, cała firma jest zorganizowana tak, że wszystko odbywa się zdalnie, więc mamy firmowy komunikator Slack. I mamy stworzone kanały na Slacku, takie sprzedażowe.

Pierwszy kanał to jest taki, gdzie jak coś zostanie dodane do systemu CRM, no to ten lead od razu pojawia się na Slacku, tak, czyli dział handlowy, w tym ja, no i osoby tam zaangażowane w proces sprzedażowy widzą, że lead wpadł, tak, czyli od razu OK, jest powiadomienie, jest lead przypisany do jakiejś danej osoby, ale to, co jest najfajniejsze tutaj w tym, to w momencie, kiedy oni zamykają jakiś sprzedaż, czyli podpisują zlecenie, no i w CRM-ie klikają tam, że jest zwycięstwo, tak, że szansa została zamknięta, no to na tym slacku pojawia nam się od razu tam informacja, wiesz, jakieś takie konfetti i tak dalej i po prostu jest takie mini celebrowanie każdej takiej zamkniętej szansy sprzedażowej i powiem tak, że to działa bardzo fajnie i motywujące w ogóle na zespół, tak, bo jak masz zespół handlowców, no to widać, tak, że jeden handlowiec dzisiaj coś sprzedał, później coś znowu i tak dalej, Generalnie działa to fajnie, tak motywująco, mobilizująco w przypadku sprzedaży, gdzie mamy całkowicie to zdalnie zrobione, więc jak gdyby automatyzacje, które powiadamiałem na Slacku, ale jest też drugi kanał stworzony, gdzie poza jak gdyby tymi zamkniętymi szansami sprzedaży widzimy te, które są stracone, czyli handlowiec prowadził rozmowy no i nie doszło do podpisania umowy, klika, że ta szansa jest już stracona, więc też widzimy w tym kanale informację, że szansa o, nie wiem, czasem takiej wartości, bo to już widać, że na takim etapie był, że był na etapie już negocjacji, wartość szansy sprzedażowej jest tyle i tyle, no i została utracona.

To jest o tyle bardzo przydatne, bo wtedy możemy, czy to dyrektor sprzedaży, czy osoba tam zarządzająca, klikam sobie w tą szansę i przechodzę bezpośrednio do CRM-a, gdzie widzę całą historię, jak rozmawiał handlowiec, Co ciekawe, u nas tak jest, że ma procedurę, musi opisać, że jaki był powód, jeśli tam nie wynika, nie widać, że na przykład w mailu ktoś napisał, że dziękujemy, no bo nie jest jakiś powód, to on opisuje, dlaczego ta szansa jest jako stracona i to jest genialne, ponieważ pozwala przyjrzeć się bliżej tym szansom procesowi, jaki jest realizowany przez handlowca. To bardzo ułatwia zarządzać sprzedażą, modyfikować, udoskonalać ją, także to są takie moje ulubione automatyzacje. Tak, bardzo ładnie macie to zrobione. Ja powiem Ci co jeszcze robi robotę z punktu widzenia klientów, którym to wprowadzamy. Bardzo im się podoba automatyczne, brzydko mówiąc, pingowanie naszych klientów, czy klientów naszych klientów.

Zobaczcie jak to wygląda standardowo. Wysłaliśmy jakąś załóżmy ofertę, jakiegoś maila do klienta, no i klient nam po prostu nie odpowiada, więc musimy co jakiś czas mu się przypominać, No bo może miał dużo maili może miał dużo na głowie. Mógł gdzieś mu tam to mógł to przeoczyć mogło gdzieś to spaść miał odpisać zapomniał więc co jakiś czas musimy się przypomnieć i to jest taki proces którego handlowcy raczej nie lubią bo zawsze jest co ja mam temu klientowi napisać tak spychamy to spychamy od siebie. Natomiast można bardzo fajnie sobie pomóc automatyzacjami. Na przykład możemy z automatu zrobić że jeśli tutaj do klienta na tym etapie alejka sprzedażowego nie odzywamy się jakiś ustawiony czas 7 14 30 dni. To automatycznie dostaniemy szablon maila, którego moglibyśmy mu wysłać, on od razu się doda do naszej skrzynki i my właściwie musimy tylko kliknąć wyślij.

Mogą to być jakieś gotowe szablony. Natomiast nie wysyłamy tego automatycznie. Dlaczego? Bo czasami warto jest coś tam dopisać osobistego, coś co wynikało z konwersacji wcześniejszej, żeby klient właśnie nie miał wrażenie, że pisze do niego bot, bo to jest z kolei troszkę irytujące. Natomiast tego typu automatyzacje naprawdę, naprawdę, jak to się mówi, robią robotę. Co jeszcze? Z takich prostych rzeczy gotowe szablony maili. To może nie jest do końca automatyzacja, natomiast te gotowe szablony maili strasznie pomagają. Prawie każdym celem możecie sobie je przygotować i mieć na przykład gotowe 3, 5, 10 maili na przykład właśnie do pingowania klientów, czy do wysyłania, kiedy wysyłacie im ofertę, czy takie podsumowujące po pierwszym spotkaniu i tak dalej. Bardzo gorąco zachęcam, żeby z tego skorzystać, zwłaszcza, że powoduje to, że macie standaryzację komunikacji na poziomie wszystkich handlowców, czyli cała firma tak naprawdę komunikuje się z klientem tak samo.

Automatyzacje ciut bardziej skomplikowane, ale które są też mega fajne, to jest automatyczne tworzenie ofert i automatyczne wrzucanie do teamu produkcyjnego, żeby przygotowali jakieś estymacje. Załóżmy, że macie jakąś firmę produkcyjną, dostajecie jakąś szansę sprzedażową, wiecie już mniej więcej czego klient potrzebuje, macie to spisane, macie to potwierdzone z klientem, I teraz potrzebujecie, żeby Wasz team produkcyjny to właściwie wycenił. Teraz zobaczmy, jak to wygląda bez CRM-a. Musicie prawdopodobnie napisać jakiegoś maila albo napisać na jakimś Slacku czy Teamsach firmowym. Musicie zebrać te wszystkie informacje, pokopiować to z CRM-a czy z maili, które wymienialiście z klientem, wysłać to do teamu produkcyjnego. Oni prawdopodobnie zaczną jeszcze zadawać jakieś pytania. To jest dużo tak naprawdę niepotrzebnej, manualnej pracy.

Natomiast jeśli bardzo mądrze skonfigurujemy sobie CRMA, to możemy te wszystkie pola tam już mieć wypełnione, bo pracujemy z klientem, rozmawiamy, zbieramy jego potrzeby, więc właściwie raczej nie powinniście nic więcej przekazywać waszemu zespołowi produkcyjnemu niż właśnie te informacje, więc możemy sobie bardzo fajnie to zautomatyzować, że jeśli szansa sprzedażowa dotrze do etapu, że trzeba przygotować już wycenę, to automatycznie założy się zadanie dla teamu produkcyjnego wypełnione już tymi danymi, które zabraliśmy od klienta. Tak naprawdę tu nie trzeba nic ręcznie przekazywać, bo i po co. Więc to jest bardzo fajna automatyzacja i myślę, że na tym takie najbardziej otwierające głowy automatyzacje, myślę, że na tym możemy poprzestać, bo tutaj można ich bardzo dużo stworzyć, natomiast Większość z nich kręci się dookoła tego żeby po prostu jak najbardziej wspierać wasz team sprzedażowy.

One tak naprawdę nie są jakieś mega skomplikowane ale one po prostu pomagają w tym żeby wiedzieć co odpisać klientowi żeby coś nie uciekło wiedzieć że trzeba klienta pingnąć czy poprawia komunikację między Wam jak klientem czy między Wami a zespołem produkcyjnym. To są takie główne automatyzacje które ja widzę. Czy masz Przemku jakieś jeszcze swoje inne ulubione oprócz tej celebracji czy ja to troszkę nazywam gamifikacją bo wiesz bo jeśli jeden handlowiec widzi że innemu handlowcowi się udało to on też ma taki impuls żeby samemu więcej dzwonić do klientów jeszcze więcej sprzedawać więc ta gamifikacja faktycznie działa. Macie coś jeszcze takiego z automatyzacji które lubicie.

Z automatyzacji mam ustawione na przykład takie przypominanie handlowcom szans sprzedażowych, że jeśli nie było jakichś działań w szansie sprzedażowej powiedzmy przez pięć dni, to z automatu tworzy się zadanie, sprawdź tą szansę, zobacz czy nie należy wykonać jakiegoś działania typu telefon, wysłać maila, zwłaszcza jak jest dużo już lidów i jest większy dział sprzedaży, to się bardzo przydaje z tego względu, że no tak to te szanse mogłyby gdzieś tam handlowcom czasem, znaczy mogliby zapominać, że nie wiem, trzeba byłoby do kogoś tam zadzwonić, czy wysłać maila, więc jak gdyby z automatu system sprawdza, czy było wykonane jakieś działanie, czy nie. Jak nie było, to z automatu taki handlowiec dostaje powiadomienie.

Tych automatyzacji jest bardzo dużo różnych, tak jak powiedziałeś sam, no najczęściej właśnie korzystamy z tych, o których tutaj wspomniałem, Ta celebracja to jest jak gdyby jedno, natomiast uważam, że chyba jeszcze ważniejsze to jest to, że dostaję powiadomienia właśnie o tych szansach utraconych, ponieważ dużo jak gdyby to pozwala na wyciągnięcie wniosków, czyli sobie to analizujemy i cały czas usprawniamy ten proces sprzedażowy, więc powiem tak, ja tu nie jestem Czarku mistrzem automatyzacji, no bo jednak to Ty jesteś tutaj fachowcem w tej dziedzinie, natomiast na miarę moich możliwości te automatyzacje stworzyliśmy, no i tu trzeba powiedzieć tyle, że często te automatyzacje takie, o których tutaj powiedziałem, można wręcz samemu je już wykonać, już na tyle te narzędzia pozwalają, że po prostu samemu można je wręcz wyklikać.

Oczywiście jak coś bardziej zaawansowanego chcemy, tak już mówię, z tymi formularzami, jakieś zbieranie danych, no to już jednak tutaj często to wymaga jakiejś wiedzy programistycznej, natomiast to takie przypomnienia, czy powiadomienia jak najbardziej są do wyklikania już samemu. To jest ciekawe z tymi przypomnieniami czy notyfikacjami, bo często spotykamy się z tym, ale po co mi taka automatyzacja, przecież handlowiec jak wejdzie sobie do CRMA i sprawdzi. Niby tak, ale jednak dane jasno pokazują, że jeśli wprowadzamy tę automatyzację, po prostu łatwiej jest handlowcowi nie zapomnieć o jakiejś szansie sprzedażowej. Też nie zapominajmy, że niektórzy handlowcy tych szans sprzedażowych tam obrabiają kilkadziesiąt na raz. Łatwo jest o czymś zapomnieć, a jednak jak system jest skonfigurowany tak, żeby jak najbardziej nam pomagał, to jest jeszcze lepiej. Tutaj jest taka rzecz bardzo ważna np.

Dla mnie w procesie sprzedaży, no bo jeśli prowadzam jakieś procesy optymalizacyjne, no to pewne rzeczy chcę wykluczyć, czyli przykładowo, nie wiemy, że czas odpowiedzi do klientów to jest na przykład tyle, nie, czyli oddzwaniamy w ciągu 30 minut, później wysyłamy wiadomości, nie wiem, jest jakaś reakcja, nie wiem, maksymalnie do dwóch dni, później jak gdyby po, no po prostu są pewne ustalone jakieś standardy i teraz wiemy, że okej, wszyscy stosują te same standardy, bo to widać w tym systemie, nie, i teraz mówimy, dobra, no to teraz wprowadzamy jakąś małą, drobną zmianę, nie, i sprawdzamy, jak to zadziała, czy to poprawi nam konwersję, czy nie, ale jesteśmy w stanie to zmierzyć, czy to coś jedno.

Rzeczywiście nam pomaga bądź nie, w momencie kiedy te wszystkie inne rzeczy kontrolujemy, no bo wiesz, jeśli tak naprawdę do końca nie wiesz, czy ten handel jest to rzeczywiście, tak, jeden, nie wiem, właśnie miał się kontaktować i w ciągu 30 minut i w ogóle później przypomnienia, kontakty, nie wiem, miały być może do dwóch dni, a robi to raz na cztery dni, tak, a drugi to robi co dwa dni, tak, więc jak gdyby system szybciutko ci pokaże, czy tutaj nie ma czasem jakichś różnic, tak, i dopiero wtedy, tak, jak wszyscy w ten sam sposób komunikujemy, czy mniej więcej w ten sam sposób te działania są zachowane, ta ciągłość, dopiero wtedy jesteśmy w stanie powiedzieć aha, czyli ta jedna drobna zmiana to jest właśnie to, a nie, że na przykład handlowiec po prostu sam sobie wymyślił, że on jednak będzie zamiast co trzy dni, co cztery dni się kontaktował albo jeszcze jakoś inaczej.

Dobrze mówisz, czyli znowu wracamy do tego, że mądrze skonfigurowany CRM pomaga nam ustandaryzować naszą sprzedaż. Wszyscy nasi handlowcy działają podobnie, bo wyszło nam w testach, że mamy najlepszą konwersję, jeśli odzywamy się np. Do klienta na tym etapie w ciągu dwóch dni, a może przyjdzie nowy handlowiec, on się np. Odezwie po tygodniu, bo uważał, że tak będzie okej i ma prawo tak pomyśleć. Natomiast jeśli mamy skonfigurowany mądrze CRM, to po prostu mu powie, że powinien szybciej, prawda? Tutaj dla właścicieli firm, dla przedsiębiorców na pewno cenne będzie to, że mamy dział sprzedaży, monitorujemy to w jaki sposób konkretni handlowcy sprzedają, no i powiedzmy mamy sytuację taką, że jeden z handlowców ma dużo słabsze wyniki, no i analizujemy sobie to i rozmawiamy z takim handlowcem.

Okej, powiedz czego to wynika, czy może czegoś ci brakuje, no jak gdyby szukamy oczywiście przyczyny i zastanawiamy się jak pomóc temu handlowcowi, ale analizujemy czy on przede wszystkim w ogóle ten proces robi tak jak pozostali handlowcy, nie? No i na przykład on może mówić, że no tak, wiesz, słuchaj, no Czarek, no wiesz, no sprzedaję i wszystko tak jak zgodnie z procedurami robię, no i nie wiem, no i coś mi tu nie wychodzi, nie? I ty wtedy szybciutko sprawdzasz i mówisz na przykład, dostrzegasz, że mówisz, no okej, no ale no nie robisz zgodnie z procedurą, bo przecież umawialiśmy się, że nie wiem, właśnie ten kontakt ma być do 30 minut albo że właśnie powinieneś użyć tego szablonu wiadomości czy tego szablonu oferty, a jednak z tego nie korzystasz, nie?

Więc wtedy mówimy, okej, słuchaj, to wróćmy do tego, zastosuj template’y, zastosuj te zmiany, o których tutaj rozmawialiśmy i dopiero wtedy będziemy się zastanawiać, czy przyczyna jest gdzieś indziej, tak? No bo nie wyważamy drzwi na nowo, nie wymyślamy koła na nowo, jeśli coś działa, mamy jakiś proces, który działa, to go powielamy, nie? Jeśli ktoś, handlowiec, kolejny handlowiec nie powiela tego systemu, który mamy założony, no to tu może być przyczyna i często będzie tego, że jemu idzie słabiej trochę. Więc przedsiębiorca szybciutko widzi właściciel czy dyrektor sprzedaży, czy rzeczywiście handlowiec realizuje te swoje zadania, czy nie. Dokładnie, czyli znowu wracamy do odcinka o procesach. Zobaczcie, jak to się fajnie wszystko cały czas zazębia, że procesy idą razem z automatyzacjami, idą razem z danymi i tak dalej. Czyli mamy handlowca, który przychodzi nowy do firmy, nasz proces sprzedaży poprawialiśmy iteracyjnie od 3 lat.

No to wiadomo, że on nie powinien zacząć właściwie od zera, tylko powinien zacząć używać procesu, który już wypracowaliśmy przez 3 lata. Dokładnie tak, więc przeszliśmy sobie przez takie tematy zarządzania, procesu danych i automatyzacji CRM-a, więc powinniście już widzieć, jak bardzo jest to niezbędne narzędzie w firmie, natomiast nie zapominajmy, że ono musi być po prostu mądrze skonfigurowane, to jest tylko narzędzie jednak. Co jest jeszcze ważne, jeśli chodzi o samo użycie CRM-a? Coś, co nie jest na początku takie łatwe do wprowadzenia i tutaj czasami jest duży opór ze strony ludzi, jest to, żeby ono dobrze działało, to wszystko, co się dzieje w sprzedaży, musi być w tym CRM-ie odwzorowane. I tutaj czasami jest opór ludzi, że im niektórych informacji nie chce się wrzucać. Część mają na karteczkach, część jednostkami. Część mają na karteczkach, część w głowie. Jak to, Przemku, u siebie rozwiązaliście?

No bardzo prosto, system CRM jest, już nie pamiętam od kiedy, po prostu został wprowadzony wspólnie z handlowcami, żeśmy go kształtowali, to znaczy ja narzuciłem pewne procedury, procesy, które zaczęliśmy stosować i później wspólnie jak gdyby je zaczęliśmy modyfikować, udoskonalać, więc no tu nie było żadnego problemu, jeśli chodzi o mój dział sprzedaży, natomiast rzeczywiście spotykam się z czymś takim, gdzie firma zaczyna wprowadzać system CRM, natomiast handlowcy jednak gdzieś tam tak traktują trochę to jak zło konieczne, że ojej, ja muszę teraz tu wprowadzać, ojej, a teraz, no wymyślimy dodatkową robotę, tu było wszystko fajnie, a teraz dodatkowa robota, tu muszę coś wprowadzać i tak trochę nie czują tego, nie czują często na początku chyba, że to narzędzie im pomaga, bardziej przeszkadza, więc rzeczywiście obserwujemy u niektórych klientów, że to ma miejsce, tak.

No chyba nie ma innego sposobu jak po prostu przejście takie całkowite, czyli to znaczy najważniejsze jest to, że oczywiście musi być ta edukacja, czyli ten dział handlowy, handlowcy muszą być przeszkoleni jak z tego korzystać, po prostu trzeba wyrzucić do kosza te wszystkie powiedzmy notesiki, tak umownie i zacząć z tego korzystać, no bo inaczej sobie tego nie wyobrażam, natomiast faktycznie spotkałem się z czymś takim, gdzie w firmie takiej właśnie B2B to całkiem dłużej, która działa na rynku bardzo długo. Było kilku takich handlowców, którzy pracowali w tej firmie już chyba z 20 lat i naprawdę to był taki opór materii, żeby przejść na coś takiego, że firma docelowo rozstała się z nimi, bo oni nie byli w stanie przejść na to. Trzeba mieć tego świadomość. Parę sposobów, w jaki sposób zrobić to tak, żeby nie wylewać dziecka z kąpielą.

Więc tak, są różne sposoby, ja wymienię parę taktyk, dobieramy je w zależności od firmy, bardzo różnie. Niektóre firmy na przykład robią tak, że wiesz, jeśli liczysz prowizję swoich handlowców, no to po prostu liczysz ją z CRM-a. Natomiast oni nie dojdą do końca CRM-a, nie zamkną szansy sprzedażowej, jeśli nie zrobią wszystkich poprzednich kroków. No więc siłą rzeczy zmuszasz ich po prostu do korzystania ze swojego procesu. To jest taki sposób powiedziałbym troszkę brutalny, ale w niektórych firmach działa. Ja bym go nie polecał, ale z obowiązku tu opowiadam, że coś takiego istnieje. Tak z naszego punktu widzenia to pomaga. Nie zaczynajcie od razu od mega skomplikowanego rozwiązania. Na początku pokażcie taki jakiś prostszy sposób sprzedaży. Nie starajcie się zbierać wszystkich informacji, tylko najbardziej kluczowe. Bardzo pomaga mieć kogoś, kogo my nazywamy jako agent zmiany.

Czyli to jest taka osoba, która przeważnie jest troszkę lepsza w technologii, bardziej ciekawa nowych rozwiązań. Ją uczymy, jak to powinno wyglądać i jeśli tej osobie, brzydko mówiąc, to sprzedamy, to ona będzie to pokazywała zespołowi. I to jest o tyle ciekawe, że ta osoba, jako wiecie, wprowadzamy te narzędzia dlatego, że one działają. Więc ta osoba, korzystając z tego narzędzia, prawdopodobnie zaczyna szybko mieć lepsze wyniki niż reszta zespołu. Więc zespół zaczyna się jej pytać, jak ty to robisz? I ta osoba jej mówi, no korzystam z naszego rozwiązania. To też pomaga. Co jeszcze? Warto zacząć sobie pisać taki mały handbook korzystania z naszego CRM-a. Dlaczego to robimy? Generalnie zawsze warto wyjaśnić ludziom powód. Dlaczego to robimy? W jaki sposób to robimy? Na co warto zwrócić uwagę? Nie róbmy tak, od dzisiaj musicie korzystać z CRM-a, tylko wytłumaczcie. Słuchajcie, tu mamy problem, bo chcemy analizować naszą sprzedaż.

Uważamy na podstawie danych, które zebraliśmy wcześniej, że to pomoże Wam sprzedawać i osiągać większe rezultaty. No przecież handlowcy też chcą sprzedawać, prawda? Ja powiem Ci, Czarku, jaką ja mam na to taktykę. Ja mam taką swoją taktykę.

To jest moja, zgodna z moimi wartościami, to znaczy ja jestem wielkim fanem, wyznawcą tak zwanego leadershipu, czyli wiesz, będąc właścicielem firmy, powinieneś działać w taki sposób, że to ty jak gdyby motywujesz i pokazujesz kierunek, możliwości, a nie zmuszasz ludzi do wykonania czegokolwiek, więc jeśli chodzi o taki system CRM, tak zrobiłem na początku w ogóle samem, sam z niego korzystałem, jeszcze jak nie było działu sprzedaży, to po prostu sam korzystałem z systemu CRM i układałem proces, przez który przechodziłem i później jak już ten dział zaczęliśmy rozbudowywać wspólnie, dlatego jak mówię narzuciłem im, pokazałem im jak ten proces wygląda, ale to było tak, że ja od początku z nimi sprzedawałem i pokazywałem, że zobaczcie, tak wygląda ten proces, ja ten proces realizuję i mam takie wyniki, czyli jako ten lider pokazałem im kierunek, którym po prostu sam z tego korzystam, że to działa, że to jest wykonalne, więc jestem fanem właśnie tego typu podejścia do zarządzania, pokaż jak to działa, pokaż, że masz wyniki i tego ucz, a nie na zasadzie takiej, bo tutaj niestety często jest taka pokusa przedsiębiorców, spotykam się z tym, że no właśnie, dzisiaj rozmawiamy o CRM-ie, oni mówią okej, dobra, to teraz tu macie CRM, tutaj macie instrukcję obsługi i już, zacznijcie korzystać i chcemy mieć wyniki, no nie, to się nie uda i ta droga powinna wyglądać w taki sposób, że musimy pokazać ten kierunek.

Także to jest moja osobista taka technika. Bardzo fajna również. Jeśli jesteś CEO ogromnej firmy to nie będziesz siedział nad CRM. Nie wyobrażam sobie, że CEO ogromnej firmy, że dział sprzedaży, jakiś większy działalność. Nie ma CRM. To jest inna sprawa. Ten pierwszy etap jest oczywiście najtrudniejszy, bo jak już macie tego CRM-a wprowadzonego i procedury, zatrudniacie nową osobę, a cały wasz dział sprzedaży już na tym działa, to już jest łatwo, bo ta osoba na wejściu dostaje informację, że wykorzystacie z CRM-a, oczekujecie, żeby tam wszystko się odkładało w nim, wszystkie działania sprzedażowe czy komunikacja z klientem, więc zupełnie jest już inna rozmowa. Co jeszcze warto? To są pewne sztuczki konsultingowe, to znaczy my jak wprowadzamy CREMA do firmy, no to wiecie, tak jak mówimy, narzędzie jest łatwe kupić, ciężej to jest kupić ten zespół i ładnie ułożyć ten proces.

Więc my po prostu robimy tak, że układamy ten proces razem z zespołem klienta, co powoduje, że to nie jest tak, że ktoś im narzuca, tylko oni bardziej czują się jak ojcowie tego dziecka, że oni sami sobie ułożyli ten proces, sami skonfigurowali narzędzie i ten opór jest, jeśli w ogóle jest, to jest dużo mniejszy. O czym jeszcze warto pamiętać? Pamiętajcie, że to będzie się zmieniało. Więc na porządku możecie naprawdę wprowadzić coś bardzo prostego w CRM-ie i z czasem sobie iteracyjnie to rozwijać. Czyli znowu wracamy do procesów i do metodyki agile’owej, czyli to, co w dzisiejszych czasach działa najbardziej. O czym jeszcze, Przemku, chcielibyśmy wspomnieć, jeśli mówimy o CRM-ach, natomiast nie skupiając się jeszcze na tym, który CRM wybrać, bo to będzie zupełnie inny odcinek. No dobrze, to może warto powiedzieć, co tak naprawdę ten CRM w środku ma, co on zawiera.

Może o tej części takiej, bym powiedział trochę technicznej. Dobrze, więc jeśli nigdy nie widzieliście na oczy CRM-a, to jak to wygląda w środku? No tak naprawdę takie meritum nie jest tam zupełnie skomplikowane. Przeważnie macie w technice kanbanowej, czyli po prostu wizualizacja pracy, macie wszystkie szanse sprzedażowe jako załóżmy jakieś tytuły albo do kogo są przypisane, jaką mają wartość, poukładane po kolei tak jak wygląda wasz proces sprzedażowy, czyli tam Jakiś totalnie ogólnikowy to po prostu wpada wam za pytanie, skontaktowaliście się z klientem, znacie problem swojego klienta, przygotowujecie go mu ofertę, klient negocjuje i klient werbalnie zaakceptował waszą propozycję.

To są takie po kolei wasze etapy przykładowe w lejku sprzedażowym i wszystkie szanse sprzedażowe macie po kolei poukładane w tym, więc jednym rzutem oka po prostu widzicie, Gdzie kto jest, możecie sobie filtrować przeważnie po handlowcach, po produktach, ale to są tylko takie proste rzeczy, żeby sobie tym lepiej zarządzać i to jest tak naprawdę tyle. Cała reszta to jest obudówka dookoła tego, czyli jakieś automatyzacje, to, że możecie sobie pokonfigurować ten proces sprzedażowy. Czasami możecie w niektórych sobie pokonfigurować zadania, które mają się wykonać na każdym etapie. Ważne jest, że pod spodem to wszystko się zbiera, że możecie sobie zajrzeć do swojej bazy klientów. Jeśli klient o Was wraca piąty raz, to jest case od nas, że na przykład klient o CRM-a zapytał pięć razy, pięć razy próbował go wdrożyć, a za szóstym stwierdził, dobra, jednak nam to zróbcie.

Jeśli macie CRM, to zobaczycie, że ten klient do nas zwrócił się szósty raz po prostu. W środku to nie jest takie mega skomplikowane. Znowu to jest tak naprawdę kwestia dobrego ułożenia sobie tego procesu, a potem odwzorowania w tym narzędziu. Meritum narzędzia nie jest aż takie skomplikowane. Natomiast to jest ciekawe, jak na wiele sposobów można do tego podejść, że powstało wiecie kilka czy kilkanaście tysięcy tych CRM-ów i każdy robi to troszkę inaczej. Natomiast meritum wygląda w ten sposób. Może jeszcze warto wspomnieć, Czasami dochodzimy do ściany, że niektóre rzeczy ciężko jest zrobić w ceremie przez pewne ograniczenia systemowe, technologiczne, narzędziowe. Na przykład do dzisiaj nie znalazłem bardzo fajnego systemu, który pozwalałby waszym handlowcom odkładać informacje, które wymieniają np. Smsy z klientem, jeśli mają iPhona, tak żeby to się odkładało w CRM. Dlaczego?

Dlatego, że Apple po prostu nie pozwala dostać się do swoich smsów, więc troszkę nie ma jak tego pobrać. I to jest problem. Są pewne sposoby na obejście. Można korzystać z pewnych bramek, można dać swoim handlowcom Androida, wtedy jest troszkę łatwiej. Natomiast zawsze musimy pamiętać o tym, że będą czasami jakieś rzeczy, których nie da się zrobić, ale to nie jest nic istotnego tak naprawdę. Pewnie takie możliwości będzie miał system CRM, który wymyśli Apple. Ja myślę, że jak Apple stworzy CRM to ja się przeżegnam lewą stopą, bo coś takiego raczej nie nastąpi. Ale kto wie. No dobrze Przemku, myślę, że przeszliśmy przez wszystkie najważniejsze rzeczy, które… Szczerze mówiąc przygotowałem wam ten odcinek tak jakbym ja 5, 6, 7 lat temu. Co ja bym chciał usłyszeć, dlaczego służy CRM, co powinniśmy w nim zrobić. Dlaczego on jest kluczowy w firmie.

Tak przygotowałem ten odcinek dla takiego Cezarego 5-7 lat temu. Te rzeczy chciałbym usłyszeć, więc mam nadzieję, że ten odcinek był dla Was ciekawy i dowiedzieliście się dlaczego musicie mieć CRM w swojej firmie, dlaczego jest tak ważny, żeby go mądrze skonfigurować i jak bardzo może on wspomóc Waszą sprzedaż. To co Przemku, porada tygodnia?

Dzisiaj przygotowałem trochę coś innego, a mianowicie zamiast porady, a w sumie to będzie pewnego rodzaju porada, pomyślałem, że rozpocznę taki cykl, gdzie co nagranie będę przekazywał takie pewne techniki, albo właśnie jakieś tipy, porady, ale bardziej jakieś różne techniki do zarządzania w firmie, czy takie trochę z rozwoju osobistego, które po prostu pomagają mi na co dzień, bo też wcześniej o to pytaliście, więc dzisiaj chciałem podzielić się taką techniką, która nazywa się top 3 priorytety dnia, a mianowicie ta technika polega na tym, że jeśli planujemy sobie dzień, a zakładam, że większość z nas planuje sobie zadania na konkretny dzień, czyli mam jakieś zadania do wykonania i tworzę te taski niezależnie, czy korzystam właśnie z systemu CRM, jakiegoś innego narzędzia do zarządzania zadaniami, czy nawet bym sobie je rozpisał na kartce, to z reguły tych zadań jest x, w sensie takich, że często więcej niż 10 na dany dzień.

Ta technika top 3 polega na tym, że w momencie, kiedy spiszemy sobie te zadania, analizujemy je pod kątem takim, które są najważniejsze. Zaczynamy je sobie tam troszeczkę, że tak powiem, segregować, czyli wybieramy sobie te priorytety. Cała sztuka polega na tym, żebyśmy wybrali na dany dzień trzy najważniejsze zadania, które w tym dniu chcemy zrealizować. Nawet ich będzie, nie wiem, czasem 20, ale wybierzmy 3 i ustawmy je na dany dzień, że one są obowiązkowe do wykonania dla nas. I teraz, o co chodzi w tej technice? No o to chodzi, że bardzo często, jak tworzymy sobie zadania na dany dzień, jako ludzie często jesteśmy zbyt tacy, trochę bym powiedział, optymistyczni, to znaczy bardzo łatwo przeceniamy swoje możliwości, no i ustawiam sobie na dzisiaj 15 zadań. No, na pewno wszystkie zrealizuję. No i co się dzieje?

Nie zgadniesz, ale Codziennie nie realizuję te wszystkie zadania, które sobie ustawię, bo z reguły za dużo ich sobie ustawiam. I tutaj jest tak trochę psychologicznie, czujemy, że nie dowozimy sami, tak? Wszyscy trochę sami przed sobą, czujemy, że jednak ustawiamy sobie jakieś zadania, nie dowozimy tych zadań i takie jest poczucie właśnie, że ile bym tych zadań nie ustawił, to i tak ich nie realizuję. Ta technika psychologicznie bardzo pomaga, bo jak ustawisz sobie trzy najważniejsze, te trzy zadania, no prawdopodobieństwo chociaż zrobienia tych trzech jest zdecydowanie dużo większe niż powiedzmy pozostałych dziesięciu, ale to jest najważniejsze. Po pierwsze skupiasz się najważniejszych, trochę z tą zasadą Pareto, czyli te 80% do 20%, czyli te 20% np.

Zadań będzie miało wpływ na 80% efektów w danym dniu, więc podsumowując, wybieramy, tworzymy sobie listę zadań i na każdy dzień oznaczamy trzy, które koniecznie chcemy wykonać i co jest ciekawe, Naprawdę to bardzo pomaga, bo jak realizujesz te trzy, to masz poczucie, że ten dzień jest dobrze zrealizowany, te trzy najważniejsze rzeczy zrobiłeś, no i polecam. Nie wiem, czy znasz tę technikę, czy korzystałeś w ogóle z tej techniki, czy pierwszy raz słyszysz o niej? Wiecie co, to jest bardzo ciekawe, bo akurat ja korzystam z techniki one thing, czyli mam w sumie podobnie, tylko po prostu mam jedno zadanie na cały dzień. Jeszcze mam specjalny soft, który po prostu codziennie rano mogę sobie tą rzecz ustawić i ona na górze mojego Maca cały czas mi się wyświetla, że tę jedną rzecz mam dzisiaj zrobić, niezależnie od mojego menedżera zadań.

Także tak, polecam, bo faktycznie jeśli jesteście zarobieni i macie 20, 30, 40 zadań dziennie, to prawdopodobnie nie ma opcji, żebyście dowieźli wszystkie, natomiast Jeśli wyznaczycie sobie to główne zadanie czy trzy zadania i je zrobicie, to jest trochę oszukanie własnego mózgu tak naprawdę. Macie wrażenie, że zrobiłem to, co miałem dzisiaj zrobić. To, że nie zrobiłem pięciu mniej ważnych zadań nie jest szczególnie istotne. Także bardzo fajnie. Osobiście bardzo mi to pomaga, bo widzisz, jak jest osoba, która będzie bardzo ambitna, będzie chciała bardzo dużo rzeczy zrealizować. Takie czasy, gdzie jest gonitwa, gdzie dużo sobie różnych zadań narzucamy i w momencie, kiedy czujesz, że realizujesz to, co zaplanowałeś, naprawdę to poczucie, te morale twoje wzrastają, więc mi to bardzo pomaga. Technika, top 3 priorytety dnia, polecam, żeby to przetestować. Akurat Ty masz, widzę, top 1. Czyli jedno. To też chyba zależy kto ile ma tych zadań.

Można zacząć przynajmniej od jednego, no bo wiesz, przynajmniej masz pewność, że to jedno zadanie najważniejsze w skali dnia wykonasz. Także… Dokładnie. Przygotowujemy dla Was odcinek o tym generalnie jak pracujemy, jak wygląda nasz workflow. Myślę, że też będzie ciekawy. Nie wiem, czy go nie podzielimy na dwa, bo tych technik jest strasznie dużo. Obaj przerobiliśmy przez całe nasze życia ich ogromną ilość i wypracowaliśmy sobie jakieś własne metody działania. No ale to będzie jeden z przyszłych odcinków. To co Przemku? Dzięki za dzisiaj i do następnego. Dziękuję serdecznie. Cześć.