1. Wprowadzenie

Przykład naszego klienta specjalizującego się w cateringu dla biznesu, jest dowodem na to, że transformacja cyfrowa sprawdza się w każdej branży. Sprawdź, jak podnieśliśmy efektywność w firmie dostarczającej usługi dla firm. Zobacz, w jaki sposób usunęliśmy bariery sprawnej organizacji eventów, a dzięki rozwiązaniom technologicznym wsparliśmy zarząd w kontrolowaniu finansów w przedsiębiorstwie.

Czym zajmuje się nasz klient?

Organizator bankietów i konferencji świadczy usługi cateringu dla firm na wielką skalę. 
W praktyce oznacza to organizację i produkcję wyśmienitego poczęstunku dla kilku, kilkuset, a nawet kilku tysięcy uczestników. Firma bazuje na ponad dwudziestoletnim doświadczeniu, sprawdzonym zespole i dobrym smaku, generując kilkanaście milionów obrotu rocznie. Czy to jednak wystarczyło, by móc dalej skutecznie rozwijać ten biznes?

---

2. Problem

Niejedno wyzwanie

Planistyczny majstersztyk

Produkcja pysznych finger foodów może być świetną zabawą. Ale kiedy zaczyna się prawdziwy biznes, rodzą się wielkie wyzwania. Ręczne przygotowanie świeżych przekąsek w seryjnych ilościach w wyznaczonym terminie, wymaga niezwykłej precyzji planowania. Nasz cateringowy ‘superman’ podejmuje się bowiem organizacji eventów dla tysięcy uczestników, nie produkując niczego na zapas. W efekcie firma musi zapewnić doskonałą jakość usług cateringowych, dla wymagających klientów, najczęściej w wielu miejscach jednocześnie.

Sprzedaż pod kontrolą

Drugim wielkim zadaniem było opanowanie sprzedaży. Firma stanęła przed wyzwaniem poprawy efektywności procesów, których skutkiem są konkretne zamówienia.  Wiedzieliśmy, że i w tym obszarze wprowadzenie odpowiednich narzędzi będzie dla firmy prawdziwym game changerem.

Finanse i zarządzanie

Wreszcie zarządowi brakowało pełnej i łatwo dostępnej wiedzy na temat zyskowności projektów. Naszym celem była jak najszybsza poprawa tego priorytetowego dla każdej firmy zagadnienia.

3. Cel

Naszym głównym celem było wprowadzenie narzędzi, które zautomatyzują procesy planowania i zarządzania, umożliwiając sprawniejszą organizację wydarzeń oraz łatwiejszy dostęp do kluczowych informacji finansowych i operacyjnych, w szczególności:

Dostarczenie czytelnej informacji na temat liczby wydarzeń realizowanych jednocześnie, co w znacznym stopniu ułatwia wszelkie działania planistyczne i organizacyjne.

Skuteczne monitorowanie postępu prac bez ciągłego dopytywania o stan realizacji. Usprawnienie procesów decyzyjnych dzięki szybkiemu wglądowi w status poszczególnych zadań.

Zapewnienie szybkiego dostępu do danych na temat zysków generowanych z poszczególnych wydarzeń, tak by dać szybkie rozeznanie finansowe dla zarządu.

4. Rozwiązanie

Na początku firma nie była przyzwyczajona do korzystania z zaawansowanych technologii, więc już pierwsze wdrożone przez nas narzędzia wpłynęły na znaczną poprawę wielu aspektów prowadzenia działalności. 

To jedynie wybrane przykłady, których wprowadzenie poprzedziliśmy warsztatami technologicznymi oraz procesowymi. Dzięki nim mogliśmy dokładnie zidentyfikować problemy i potrzeby naszego klienta, by następnie precyzyjnie dopasować rozwiązania. W miarę rozwoju organizacji, gdy zajdzie potrzeba, narzędzia mogą zostać zmienione na bardziej zaawansowane.

5. Proces

Optymalizacja w świecie eventów, czyli Digital Forms dla topowych usług cateringowych

Pierwszy krok: warsztaty technologiczne

Chcąc trafnie dopasować rozwiązania do problemów klienta, my również potrzebowaliśmy danych. Dlatego, aby je pozyskać, przeprowadziliśmy Warsztaty Technologiczne.  Podczas warsztatów dokładnie przeanalizowaliśmy obecne procesy, zidentyfikowaliśmy trudności firmy i zaprojektowaliśmy rozwiązania. Dzięki nim wiedzieliśmy, jakie są najpilniejsze potrzeby firmy i w jaki sposób mamy priorytetyzować inicjatywy. Opracowaliśmy szczegółową mapę drogową transformacji cyfrowej. 

Sedno sprawy: optymalizacja procesów sprzedaży i organizacji eventów

Po dokładnej analizie i przedstawieniu rozwiązań przystąpiliśmy do działania!

Pomogliśmy usprawnić zarządzanie relacjami z klientami, wdrażając CRM, który zintegrował dane sprzedażowe.

Usprawniliśmy zarządzanie wydarzeniami poprzez wdrożenie dedykowanego narzędzia, które umożliwiło śledzenie statusu projektów w czasie rzeczywistym.

Wspieraliśmy zespół w szybkim przyswajaniu nowych narzędzi, organizując szkolenia, które ułatwiły adaptację do zmienionych procesów.

Warunek sukcesu: sekwencja działań 

Sukces transformacji cyfrowej jest wynikiem ściśle określonej kolejności działań. Tak było i w tym przypadku. Nie mogliśmy pozwolić sobie na pominięcie któregokolwiek etapu w drodze do osiągnięcia efektów, które usatysfakcjonują naszego klienta.

1. 

   1

   Warsztaty technologiczne

   które pozwoliły nam określić wizję, cele oraz listę inicjatyw, czyli mapę drogową transformacji. 

2. 

   2

   Warsztaty procesowe

   zidentyfikowaliśmy główne problemy w spriorytetyzowanych obszarach i opracowaliśmy strategię optymalizacji.
   
3. 
   3

   Określenie wymagań dotyczące CRM

   dokładnie zweryfikowaliśmy potrzeby firmy w kontekście zarządzania sprzedażą.
4. 
   4

   Wdrożenie MVP narzędzi

   chcąc zapewnić pierwsze wyniki w jak najkrótszym czasie, uruchomiliśmy wersje testowe systemów.
   
5. 
   5

   Pełne wdrożenie narzędzi

   dla zapewnienia większej funkcjonalności zaimplementowaliśmy finalne wersje narzędzi CRM i zarządzania wydarzeniami.
   
   Transformacja cyfrowa bez przekonanego i przeszkolonego zespołu jest jak silnik bez paliwa. Nie ruszy z miejsca. Dlatego dwa ostatnie etapy potraktowaliśmy niezwykle poważnie:
6. 
   6

   Szkolenie zespołu

   odpowiednie przygotowanie pracowników do pracy z nowymi narzędziami. 
7. 
   7

   Adopcja narzędzi

   zapewnienie, że zespół w pełni korzysta z wprowadzonych rozwiązań.

6. Efekt

Wyniki, dla których warto było przejść tę drogę

Proces sprzedażowy został skrócony z 2 miesięcy do 2 tygodni.
Transformacja uwolniła ponad 6 tygodni, w których firma może zyskać nowych klientów 
i nowe zlecenia.

Zarządzanie procesami stało się dużo prostsze, dzięki temu, że wszystkie zadania są transparentne, 
a etap realizacji doskonale widoczny.

Podejmowanie trafnych decyzji jest łatwiejsze dzięki lepszemu wglądowi w kluczowe dane

Identyfikacja strat w procesie jest dużo szybsza: nowe narzędzia pozwoliły na łatwiejsze wyznaczenie obszarów generujących straty.

Dzięki naszej współpracy firma nie tylko zredukowała liczbę popełnianych błędów, ale także znacząco poprawiła swoje wyniki finansowe oraz satysfakcję klientów.

Dowiedz się więcej na temat transformacji cyfrowej w małych i średnich firmach. Posłuchaj podcastu

Ciąg dalszy nastąpi

Najlepszą recenzją dla nas jest decyzja klienta o dalszej współpracy. Pozytywne efekty, które firma zauważyła 
już na tym etapie transformacji, skłoniły decydentów do dalszej przemiany. Będziemy rozwijać dotychczasowe rozwiązania oraz implementować nowe inicjatywy. A to wszystko w trosce o dalsze usprawnienie operacji prowadzące do wzmacniania pozycji rynkowej naszego klienta.

Niewielkie, ale przemyślane zmiany przyniosły znaczący wzrost efektywności, znacząco usprawniając działanie całego przedsiębiorstwa.