#18 Metodyki zwinne, czyli jak poprawić organizację pracy w firmie

Szanowny Słuchaczu, w tym odcinku porozmawiamy o metodykach zarządzania projektami. Na tapet wzięliśmy dwie metody: tradycyjną, klasyczną, czyli tzw. waterfallową oraz drugą – zwinną, agile’ową. Dzisiaj zastanowimy się, jakie są korzyści z używania metodyki zwinnej? Czy są jakieś zagrożenia? Dlaczego każdy przedsiębiorca powinien znać tę metodykę i jak można ją zastosować prawie w każdej firmie?

Transkrypcja odcinka

Witamy Cię drogi słuchaczu w podcaście CEO Hub Jończyk i Bielecki. To program, w którym łączymy technologię z marketingiem strategicznym po to, aby pomóc Ci wznieść Twój biznes najwyższy poziom. Ja jestem Cezary Bielecki, jestem właścicielem firmy Digital Forms, gdzie od lat pomagamy przedsiębiorstwom budować silne technologiczne fundamenty. Ja nazywam się Przemysław Jończyk i od 17 lat prowadzę grupę strategiczno-kreatywną JAAQOB, w której pomagamy firmom budować marki i tworzyć strategie marketingowe. Zapraszamy do wysłuchania podcastu. W dzisiejszym odcinku porozmawiamy sobie na temat metodyk zarządzania projektami. Na tapet wzięliśmy dwie metody, tradycyjną, klasyczną, tzw. Waterfallową i drugą, zwinną, agile’ową. Zastanowimy się, jakie są korzyści z używania metodyki zwinnej, czy są jakieś zagrożenia, dlaczego każdy przedsiębiorca powinien znać tę metodykę i jak można ją zastosować prawie chyba w każdej firmie. Cześć, Czarek. Cześć, Przemek. Dzisiaj chciałbym trochę porozmawiać o tym, jak można poprawić organizację pracy, realizowanie projektów w firmach.

Wiemy, że w firmach projekty, które są realizowane, są bardzo różne. Można robić to według różnych metodyk. Znamy taką klasyczną metodę, metodykę tworzenia różnych projektów, nie tylko digitalowych, ale może to dotyczyć każdego innego projektu, waterfallową, czyli realizujemy sobie projekt tak krok po kroku, mamy jakiś zakres zlecenia, ale też wiemy, że są metodyki tak zwane zwinne. Ty jako ekspert od technologii mocno siedzisz właśnie w tych metodykach Myślę, że dzisiaj dowiemy się, w zasadzie chciałbym dzisiaj się dowiedzieć, jakie są korzyści z korzystania z innej metodyki versus taka klasyczna, którą gdzieś tam wszyscy znamy. No i w ogóle trochę opowiesz dzisiaj, co kryje się za tym pojęciem.

Tak, jak wiesz, wygląda to w ten sposób, że zwracają się do nas firmy, które mierzą się właściwie z zadaniem, jak sobie poradzić na rynku, który non-stop się zmienia, bo widzą, Tempo jest coraz szybsze, coraz szybciej zachodzą zmiany, jakieś przerwania biznesowe, problemy pojawiają się tak naprawdę z każdej strony, więc trzeba zmienić podejście do pracy, w jaki sposób to robić, żeby móc jak najszybciej reagować na te wszystkie zmiany. Jednym z megatrendów transformacji, którą przeprowadzamy, jest to, żeby nauczyć firmę działać zwinnie. Co zrobić, żeby firma była elastyczna, żeby bardziej tak zwinnie podchodziła do problemów, żeby nie planowała pracy na parę lat do przodu, bo przez to, że środowisko bardzo szybko się zmienia, to po prostu za bardzo nie ma sensu. Więc proponuję, żebyśmy przedstawili sobie podejście do jakiegoś projektu, do jakiejś inicjatywy, może być digitalowa, może być dowolna inna.

W firmie, takim tradycyjnym podejściem waterfallowym, polsku mówi się kaskadowym, czyli jeśli zakładamy sobie, że inicjatywa zajmie nam dwa lata, to planujemy sobie pracę do przodu na te dwa lata oraz jak to wygląda w bardziej nowoczesnej metodyce zwinnej, czyli planujemy sobie najbliższy okres pracę i wiemy tak bardziej mgliście, gdzie chcemy dojść i elastycznie reagujemy sobie na zmiany, które przychodzą z rynku. Do dzisiaj ja przyjmę rolę przedsiębiorcy, znowu już wcielę się w przedsiębiorcę. To, że świat się zmienia, no wiemy i te ostatnie dwa, trzy lata, ostatnio chyba miesiące pokazują jak bardzo często pojawiają się jakieś takie zmienne, które mają wpływ na gospodarkę, nasze życie. I to bez dwóch zdań chyba dzisiaj już nikt nie ma wątpliwości, że to się bardzo zmienia, więc to planowanie, o którym powiedziałeś na dwa, na trzy lata do przodu, widać rzeczywiście nie ma sensu.

Jako przedsiębiorca z tym się zgadzam, natomiast zastanawiam się i tutaj jako przedsiębiorca bym się trochę chyba niepokoił, no bo ta metodyka zwinna mówi o elastyczności i z jednej strony no to jest fajne, że to jest elastyczne, ale z drugiej strony zastanawiam się, że tu mogą być jakieś niebezpieczeństwa. No właśnie dlatego, że to jest elastyczne. Jakbyś trochę mógł właśnie powiedzieć o tych metodykach i czy w zasadzie ten mój niepokój jest uzasadniony. Dokładnie, zaraz sobie do tego dojdziemy. Czyli tak, najpierw jak to wygląda tradycyjnie. Załóżmy, że musisz wdrożyć jakąś inicjatywę digitalową czy jakąkolwiek inną w swojej firmie. I wyszło ci z estymacji, że zajmie to załóżmy rok, półtorej, dwa lata. W tradycyjny sposób zrobiłbyś to w ten sposób, że zaplanowałbyś sobie z grubsza co twój… To może żeby łatwiej to zrozumieć było, inicjatywa, nie wiem, musimy wdrożyć narzędzie do zarządzania spedycją w firmie.

Czyli coś, czego nie zrobimy raczej w dwa tygodnie. Coś, co jest pracą na długie miesiące, może nawet lata. W tradycyjny sposób, taką metodą kaskadową, czyli właściwie tak jak buduje się domy, buduje się coś, gdzie wiemy, gdzie dokładnie musimy skończyć i jakie są warunki. Robimy to w ten sposób, że mamy plan i mamy zaplanowane, co robimy sobie każdego miesiąca. Możemy sobie to podzielić na jakieś kamienie milowe, że do tego miesiąca ma być dowiedziona taka funkcjonalność. I o ile działamy w środowisku, gdzie wszystko wiemy, nie ma za bardzo wpływów zewnętrznych, środowisko za bardzo się nie zmienia, to jest w porządku. Możemy sobie w ten sposób zaplanować. Może będziemy się mierzyć z jakimiś błędami w estymacji, że to nam zajmie dłużej, krócej, ale generalnie koniec końców i tak chcemy być w tym samym miejscu, prawda? I to jest takie tradycyjne podejście.

Spotykałeś się z tym od lat, prawda? Tak, to znaczy to tradycyjne podejście, to na co dzień widzimy chociażby budowę dróg, mostów, czyli zarząd dróg ogłasza przetarg, że trzeba wybudować drogę o takiej długości w takim odcinku, czyli jest jakiś konkretny zakres zlecenia. Zleceniobiorca jakby podejmuje się dokładnie tego zakresu zlecenia, jest jakiś czas, oczywiście są jakiś budżet na to przeznaczony i to realizują. I to jest bardzo klasyczny model, natomiast patrząc też z perspektywy, tak sobie jakiś czas temu nawet myślałem o tym, no bo te metodyki zwinne właśnie, o których tutaj dzisiaj rozmawiamy, modne są bym powiedział w świecie technologii, ale myślę, że naprawdę dałoby się zastosować w zupełnie innych dziedzinach życia. I czasem mamy takie trochę też absurdy, że gdzieś tam budują most, budują jakąś drogę, okazuje się, że ta droga w sumie gdzieś na etapie budowy jakieś błędy są w pomiarach itd.

I gdzieś tam w las skręca niepotrzebnie. No i oni ją tak budują, no bo taki był zakres. Mamy takie wiele przypadków, gdzie droga gdzieś tam w las, coś się kończy, Wynika to stąd, że na etapie tej budowy nikt nie pomyślał, że może warto byłoby jednak zmienić, bo tak szczerze to zaoszczędziliby na tym i to byłoby bardziej użyteczne. Tak, i tutaj fajnie zazębiamy się z odcinkiem o wycenach, bo zobacz, w tym momencie oni drogę zrobili na tzw. Fixie. Czyli wili się na jakiś zakres, na jakąś cenę i w porządku, natomiast natrafili na jakiś taki problem, który nagle tę całą estymację czy zakres wywrócił im do góry nogami. Więc oni w tym momencie muszą się cofnąć, jeszcze raz podejść do wyceny, jeszcze raz podejść do estymacji, no i to jest strata czasu.

Może z drogami to w sumie działa, no bo umówy się tam raczej Tych niespodzianek nie ma za dużo, natomiast w świecie biznesu, czy w świecie technologii, będziemy mieli takich niespodzianek co chwilę. Konkurencja co chwila może nas czymś zaskoczyć, może wyjść jakieś rewolucyjne narzędzie, jakiś startup nowy może wyjść, który nagle zmieni nam reguły gry w naszej branży i tak naprawdę cała praca, całe planowanie idzie w niepamięć, musimy to wszystko zaczynać od nowa. I tutaj właśnie narodził się Agile, czyli takie podejście zwinne do pracy. Szczerze mówiąc dokładnie nie jestem pewien, czy to się narodziło w IT, natomiast w IT się na pewno najbardziej przyjęło i w świecie startupowym. Dlaczego? Dlatego, że Agile super działa w miejscach, gdzie nie jesteśmy pewni, gdzie właściwie skończymy i co się wydarzy po drodze, czyli w warunkach dużej niepewności.

W IT niestety jest tak, że możemy sobie szacować, możemy sobie estymować, natomiast zawsze może okazać się, że mamy jakiś problem z jakąś technologią, jakieś nieprzewidziane trudności mogą się zdarzyć, a zwłaszcza jak wejdziemy sobie w świat startupów, to wiemy, że chcemy wpuścić produkt na rynek jak najwcześniej i nie do końca wiemy, jaki będzie feedback z tego rynku. Może użytkownicy będą chcieli tego, a może bardziej będą potrzebowali tamtego. Może się pokaże jakiś startup konkurencyjny i będziemy musieli jakieś inne funkcjonalności dodawać. Dlatego Agile w tych przypadkach się sprawdza, bo sobie planujemy pracę na załóżmy dwa tygodnie do przodu, dodajemy nową funkcjonalność, a potem znowu sobie planujemy na dwa tygodnie do przodu. Czyli te tak zwane sprinty mogą być na tydzień, na dwa, na miesiąc, ale generalnie wiemy, że umawiamy się na taką pracę iteracyjną i do końca nie wiemy, gdzie skończymy za dwa, trzy czy pięć lat.

Znowuż wrócę jako przedsiębiorca, słuchając tego. Pierwsza myśl, czyli bardzo niebezpieczne, bo będziemy pracować nad tym projektem bardzo długo, nie wiem ile będzie mnie kosztował. No i będzie to jakaś niekończąca się opowieść. Natomiast ja tutaj trochę powiem jak ja definiuję, jak ja rozumiem też Agile. Jak mówiliśmy o tym moście, to akurat to jest sprawa dosyć prosta. Jest most, jest jakaś droga, ona służy do jeżdżenia, dlatego tutaj ten zakres jest jako parametr główny, jest niezmienny, tak? Zakres. Czyli jest zakres, jest konkretna droga. W przypadku Agila, czyli tej metodyki zwinnej, Parametr, który będzie zmienny, czyli ten zakres, ale uwaga, cel jest niezmienny. Czyli wracamy sobie do tej naszej aplikacji, powiedzmy do zarządzania logistyką. Potrzebujemy stworzyć i teraz wiemy, że potrzebujemy aplikację.

Wiemy mniej więcej jaki zakres będzie tej aplikacji, czyli jakie ona ma mieć funkcjonalności, czego my tam potrzebujemy, ale tak naprawdę najważniejszy jest dla nas cel, bo celem na przykład tej aplikacji jest skrócenie czasu dojazdów, powiedzmy transportu, ułatwienia pewnych procesów transportowych, generalnie oszczędność pieniędzy firmy poprzez to narzędzie będzie mogła bardziej inteligentnie zarządzać powiedzmy procesem dystrybucji, logistyki i tak dalej i na tym finalnie firma będzie zarabiać jeśli ten procesy powiedzmy zoptymalizuje. W zakresie strzelam tam, nie wiem, 5% to będzie zarabiać tyle i tyle, tak, bo tak mówię, skurczy się czas dostawy, przesył informacji.

Teraz wiemy, że ma być aplikacja, ale z drugiej strony najważniejszy jest ten cel, tak, czyli ta aplikacja ma realizować nam ten cel biznesowy i teraz myślę, tu jest, to jest ten klucz tutaj dla przedsiębiorcy, który musi to zrozumieć i teraz idąc tą drogą taką trochę bym powiedział, budowę tego mostu, to byśmy poszli na zasadzie takiej, i ja też często się spotykam niestety, przedsiębiorca mówi tak, ma być taka aplikacja, ja teraz chcę, żeby był taki element, taki i taki, i to tam ma być. Ale jak się zapytamy, dlaczego tak ma być, dlaczego tak ma być, no bo po prostu on uważa, że tak to ma być.

I teraz, gdybyśmy poszli tą pierwszą drogą, No znowuż, budujemy ten most, tą drogę, ale tu niestety może być sytuacja taka, że ten most, droga trafia, kończy się na tym wjeździe do lasu, no i nic z tego biznesowo nie mamy, to znaczy wydamy pieniądze, poświęcimy na to czas, a jednak ten cel biznesowy, który jednak ta aplikacja na koniec dnia miała dla nas realizować, jego nie realizuje. Nie wiem, Czarku, czy tak trochę tutaj przybliżyłem ten temat dobrze czy niedobrze, tego agile’u, według Ciebie? Dokładnie tak to wygląda.

Tutaj zazębiamy się znowu z innymi metodykami pracy, czyli jeśli budujemy jakiś produkt, jakąś mamy tezę, że możemy coś usprawnić, to ogólnie raczej chcemy wypuścić to jak najszybciej na rynek lub dać naszym pracownikom, żeby zaczęli z tym działać, po to, żeby mieć feedback z rynku, czy feedback od pracowników, co działa, co nie działa i co możemy w związku z tym zrobić. Jak przejdziemy sobie do tego, jak dokładnie wygląda ten proces, to tam ładnie bardzo widać, że to wszystko jest zrobione dokładnie w tym kierunku, żeby bardzo szybko iterować produkt. I to jest bardzo fajne, bo dzięki temu on jest dużo bardziej dopasowany do problemu, który ma rozwiązywać. No bo jeśli możemy sobie to sprawić załóżmy po miesiącu czy po półtorej, zamiast po dwóch latach, kiedy wydamy bardzo dużo pieniędzy, no to oczywiście jest dużo lepiej, prawda? Biznesowo dwa lata to może być bardzo długi czas.

Dla niektórych firm za długo. Po prostu nie mam czasu tyle, aby czekać dwa lata. Może się okazać, że po dwóch latach firma może mieć ogromne problemy. To chyba tylko te firmy, co mają jakieś naprawdę ogromne nadwyżki finansów gdzieś tam odłożone, ale uważam, że dalej mimo wszystko jest to nie do końca uzasadnione ekonomicznie. Po prostu ryzykować powinniśmy sprawdzać od razu. To, o czym powiedziałeś, to dzisiaj rozmawiamy o tych metodykach zarządzania tymi projektami. Główne są, wzięliśmy na tapet, czyli ten waterfall tak zwany, czyli ta kaskadowa, to tradycyjna metoda versus agile. I o nich dzisiaj rozmawiamy. To, co trochę poruszyłeś, to myślę, że ty chyba nawiązujesz do Lean Startup, tej metodyki takiej po prostu tworzenia pewnych produktów, gdzie są stawiane pewne hipotezy. No dobrze, doczarku, jakbyśmy mieli porównać, jakby pokazać właśnie takie znaczące różnice. Tradycyjna metoda, którą wszyscy znamy versus AJ.

Czyli powiedzieliśmy sobie, że waterfall to zakres. Czy coś jeszcze? Co tutaj takiego można wskazać, co będzie pokazywało znaczące różnice między tymi metodykami? Możemy bardzo wchodzić w szczegóły, ale nie ma to sensu. Z mojego punktu widzenia najważniejsze jest, żeby przedsiębiorcy na początku swojej drogi zrozumieli, że nie ma sensu robić sobie całego zakresu bardzo dokładnego planowania, co robimy każdego miesiąca czy tygodnia, tylko bardziej nastawić się na iteracyjną pracę, czyli jeśli chcemy rozwiązać jakiś problem, Nasza sprzedaż nie działa, to zamiast wrzucać na mapę inicjatyw, załóżmy, do zrobienia 30 rzeczy, które nam właśnie zajmą dwa lata, to zobaczmy, jakie są, jak my to mówimy, najniżej wiszące owoce, wprowadźmy to podczas najbliższego sprintu, załóżmy, dwóch tygodni, potem zobaczmy sobie, co działa, co nie działa i zaplanujmy znowu pracę na dwa tygodnie.

I to jest najważniejsza, najbardziej kluczowa różnica, że mamy jakiś cel tak naprawdę i do niego dążymy podczas takich krótkich sprintów, cały czas iterując i cały czas sprawdzając, co działa i co nie działa. I to jest ciekawe, że to narodziło się i super działa w IT, natomiast firmy zobaczyły, że to generalnie super działa nawet w innych działach, nawet te, które nie mają za bardzo projektu. Nawet jeśli nie ma projektu, to każdy dział ma jakieś cele. Jeśli masz dział marketingowy, to twoim zadaniem jest przeważnie jak najwięcej leadów sprowadzić do firmy. Jeśli masz dział sprzedażowy, to twoim celem jest sprzedaż. Więc możesz to znowu sobie zorganizować w jakieś sprinty, mieć jakiś cel, i podejmować pewne inicjatywy, sprawdzać na końcu tego sprintu czy one działają, czy coś zmieniamy, czy może jednak robimy inaczej.

I to jest o tyle fajne, że przestaje się praca rozchodzić w szwach, że mijają tygodnie, miesiące i czujesz, że właściwie nic się nie dzieje, że nie wiesz w jakim kierunku zdążasz, nic się nie poprawia, nie ma za bardzo efektów. A to daje pewne ramy, w których się poruszamy i możesz sobie spojrzeć kolejnymi iteracjami do tyłu, czy właściwie idziemy w jakąś dobrą stronę, czy wyniki się poprawiają, czy może jednak nie. I to będzie łatwiej na pewno zrozumieć, jak opowiem, jak wygląda budowa tego rodzaju sprintu. Trochę się uśmiecham, bo tak słucham Ciebie. Oczywiście znam Cię bardzo dobrze. Wiem, że po prostu siedzisz latami w tym świecie technologii i myślisz sobie, że część przedsiębiorców tak sobie słucha i tak mówisz o tych sprintach, mówisz o tym Magyro i część sobie myśli, ale o czym gościu w ogóle mówić? Co to jest ten sprint?

No właśnie, na przykładzie, Czarku. Ajax to jest ogólna nazwa metodyk zwinnych, czyli takiego podejścia właśnie zwinnego, o jakim cały czas rozmawiamy. Jednym z najbardziej znanych, konkretnych metodyk w ramach tych metodyk zwinnych jest Scrum. Nie ma znaczenia, jak to się nazywa, chodzi o to, że to jest zbiór pewnego sposobu działania, o którym pokrótce opowiem i tu powinno być już mega jasne, w jaki sposób działamy. Wyobraźcie sobie, że działacie w takich w interwałach dwutygodniowych. To się ładnie nazywa sprint, ale chodzi o takie interwały, że przez dwa tygodnie coś sobie robimy. I zaczynamy, załóżmy, od poniedziałku do piątku dwa tygodnie później. W poniedziałek sobie siadamy i planujemy sobie, co powinniśmy zrobić przez te dwa tygodnie, biorąc pod uwagę nasz cel, który chcemy osiągnąć. Czyli jeśli chcemy sprzedać więcej, mamy dział sprzedaży, to sobie siadamy. Co możemy zrobić, żeby sprzedawać więcej?

Oczywiście oprócz tego dzwonienia po klientach i robienia tych ofert. Czyli planujemy sobie. Potem, następnego dnia, każdy członek teamu, to jest taka fajna, się ładnie nazywasz, to są ceremonie scramowe. I właśnie planik jest pierwszą z tych ceremonii. Drugą jest stand-up daily, czyli codzienne wstawanie. To jest każdy członek teamu na takim bardzo króciutkim spotkaniu z rana, ono powinno trwać nie dłużej niż 5 minut, mówi co zrobił poprzedniego dnia, co planuje na dzisiaj. I z czym ma ewentualnie problemy i z czym należy mu pomóc. Ja byłem bardzo sceptyczny, dopóki tego nie zobaczyłem dobre kilkanaście lat temu, bo bardzo fajnie widać od razu, kto nie dowozi. Bardzo prosta rzecz, ale od razu jak ktoś mówi, że wczoraj miał zrobić to, a w sumie mu się to nie udało, potem za drugiego dnia mówi to samo i trzeciego dnia mówi to samo, można bardzo szybko wykryć problemy w zespole.

I to, co ja osobiście najbardziej lubię, to jest na końcu tego sprintu robimy retrospektywę. Czyli sprawdzamy, co nie działało i to może być, czy osiągnęliśmy nasz cel, czy może były jakieś problemy w zespole, czy może podejście w ogóle jest źle. Wszyscy sobie piszą, co nie działało, co działało, bo to jest bardzo ważne, żeby też docenić nasz team, że coś zaczyna działać, ktoś mi pomógł, coś było fajne, tutaj zaczyna w tej sprzedaży to działać, co robimy i co planujemy w związku z tym, jakie akcje następny sprint. Mega fajny, prosty proces. I teraz zobacz, jak sobie wprowadzisz coś takiego, co dwa tygodnie sobie planujesz, implementujesz, a na końcu sprawdzasz, co było spoko, a co nie, to od razu masz taki tryb pracy, że w tych interwałach poprawiasz, jak działa jakiś twój dział.

I to zarówno można odnieść do projektów, które wdrażamy, żeby to robić w takich dwutygodniowych sprintach, jak i do pracy całego działu. I to, jak wprowadzamy u naszych klientów, to im się to bardzo podoba, bo to po prostu działa. Za dwa tygodnie wiedzą, co mają zrobić, gdzie dążą, co zadziałało, co nie zadziałało. Jak nie zadziałało, to zmieńmy, spróbujmy inaczej. No bo biznes jest bardzo kompleksowy, musimy cały czas próbować różnych podejść, prawda? Zgadza się, tak. Myślę o tym, co mówisz. Opowiem na przykładzie naszej firmy, bo co prawda ta nasza komórka digitalowa u nas jest mała, my tak nie specjalizujemy się w technologii jak ty, No, firmę prowadzę już osiemnasty rok i od początku tworzyliśmy strony internetowe i przez pierwsze lata tworzyliśmy strony internetowe i właśnie działaliśmy, nie wiedzieliśmy nawet, że są metodyki.

No, pierwsze lata po prostu działaliśmy sobie, ale w tej właśnie tradycyjnej metodzie tej waterfallowej, gdzie przyszedł klient, powiedział, że chce stronę internetową, no, omówiliśmy sobie jaki zakres, jakie podstrony, omówiliśmy sobie, co ma być na tych podstronach, podpisaliśmy zlecenie. Zaczęliśmy ją realizować. No więc z tym klientem tak naprawdę widzieliśmy się na początku, omówiliśmy sobie zakres, no i później co się działo. I później zaczęliśmy sobie realizować ten projekt. No i to był bardzo taki fajny czas, no bo tak wiesz, tam chyba, nie wiem, dwa miesiące powiedzmy pracowaliśmy sobie nad tą stroną, wszystko fajnie, cisza, spoko, nikt nam nic nie przeszkadzał. Oczywiście gdzieś tam wcześniej były designy wysyłane do akceptacji do klienta, on je widział, no ale wszystko było fajnie. No i tak wiesz, po tych dwóch miesiącach Oddajemy ten projekt, przychodzi co do testowania, wtedy zdzwaniamy się z klientem.

No i tutaj okazywały się pewne problemy, no bo klient mówi, No tak, ale wiecie co, na tej podstronie to musi być taki specjalny formularz, a w ogóle na tej stronie, no bo my teraz przetarg mamy, to tam musi być informacja przetargu, a tutaj to musi być taka wtyczka w ogóle do płatności. I my mówimy, okej, ale wie pan co, my ten projekt już zrobiliśmy, no przecież tutaj pan sam rozpisał, że to tak ma być, że takie funkcjonalności, że tak ten projekt ma być zrealizowany. No tak, no ale wie pan, no nie wiedziałem i nagle okazywało się, że są pewne problemy. Czyli był jakiś zakres, my go zrealizowaliśmy i tak naprawdę ten klient był na początku i później, no już jak mu oddawaliśmy ten projekt. No i powodowało to spore problemy. Spore problemy.

Szukaliśmy sposobów, jak tego uniknąć, jak właśnie do takiej sytuacji nie doprowadzać i stąd też właśnie poszliśmy w edukację wiele lat temu i zrobiliśmy takie połączenie. To jest oczywiście mix i do dzisiaj tak się z tego też korzysta. Mix, powiedzmy, połączenia tych takich metod, o których powiedziałeś, tak zwanych scramowych, czyli ten scram. Czyli dzisiaj w praktyce jak to wygląda? Jeszcze raz ta sama strona internetowa. Więc u nas proces obsługi klienta i w ogóle prowadzenia projektu wygląda tak, że zaczynamy sobie od tego pierwszego spotkania, czyli tzw. Kick-off, spotkań z klientem, umawiamy sobie projekt, umawiamy cele, ale co jest najważniejsze, już na samym początku robimy tzw. Onboarding, czyli klienta informujemy o tym, opowiadamy mu o tym, jak będzie wyglądał proces realizacji tego projektu. No i teraz w zależności od projektu, my te sprinty tak zwane mamy krótkie, mamy tygodniowe.

Zwykle robimy je co tydzień, czyli powiedzmy mówimy tak, Panie Cezary, będziemy realizować dla Pana stronę internetową i chcielibyśmy się wić, że raz w tygodniu będziemy sobie robić takie spotkanie online, My pokażemy nasz postęp prac, omówimy to sobie, będzie Pan mógł zadać pytania, jakieś zgłosić swoje uwagi, sugestie i wybierzmy sobie w kalendarzu ten jeden dzień, który Panu najbardziej pasuje, jakąś godzinę, żebyśmy sobie takie spotkania co tydzień robili. Co więcej, poza tymi spotkaniami w tygodniu oczywiście my będziemy do Pana wysyłać maile, będziemy wysyłać informacje, do których będziemy też potrzebować feedbacku, czyli ta komunikacja z panem będzie cały czas przez cały tydzień mailowa, ale raz w tygodniu takie spotkania będziemy sobie robić, żeby omówić ten projekt. No klientu czasem zadajemy pytanie, okej, ale co w sytuacji, gdzie no nie będę miał pytań. Jasne, no to sobie tylko to potwierdzimy, nie ma problemu.

I teraz w taki sposób dzisiaj realizujemy projekty już też od wielu lat nauczeni tymi doświadczeniami z przeszłości. Co to powoduje? Na początku, znowuż, tak, wracamy sobie do tej strony i co mówiłem, że ten formularz jest potrzebny. W momencie, kiedy my taką stronę realizujemy, rozmawiamy z klientem, on widzi, tak, już jest wdrażany ten formularz i nagle on mówi, wiecie co, tutaj musi być jednak inny formularz, bo my potrzebujemy, bo nie wiem, zbieramy dane, bo potrzebujemy to w związku właśnie, nie wiem, z przetargiem albo zapomnieliśmy Wam o tym powiedzieć, że my jesteśmy spółką akcyjną i muszą tu być, nie wiem, notowania giełdowe i tak dalej. I działając według takiej metodyki, my możemy wtedy podjąć wspólnie z klientem. Co jest najważniejsze, to myślę, że to musi mocno wybrzmieć, bo to myślę, że u Ciebie tak samo jest, Czarku, wiem, ale jakby muszę to przedsiębiorcy zrozumieć.

Te decyzje są podejmowane przez przedsiębiorcę, to znaczy my na takim wtedy spotkaniu mówimy tak, szanowny kliencie, tak, Panie Cezary, okej, czyli potrzebuje Pan ten formularz i teraz mamy dwie możliwości. Możemy to miejsce zastąpić tym formularzem, ale wydłuży nam się to o dodatkowe 5 godzin pracy. Czy Pan to akceptuje, to wprowadzenie tej zmiany, czy jakoś inaczej to robimy? To jest ten moment, kiedy my mówimy jakie są rozwiązania, jakie są możliwości, klient mówi aha, ok, no to akceptuję, to zróbmy to tak, albo mówi zróbmy to inaczej. Ale na każdym etapie, na każdym wycinku pracy my i klient jesteśmy w kontakcie, Jak gdyby wiesz, cały czas jest to trzymanie ręki na pulsie i on ma wpływ na to. Nie ma takiej sytuacji, gdzie kończy się projekt po tych miesiącach i nagle klient zdaje sobie sprawę, że w sumie to jest coś innego niż on potrzebuje.

Myślę, że to chyba dobrze daje obraz tego. Tak, dokładnie. Przemek opowiedział wam o takim spotkaniu, które bardzo szybko wykwitło w tej metodyce, bo nawet najlepsi programiści, najlepszy team developerski, no jednak nie są specjalistami w domenie, w branży klienta, w jego sektorze, prawda? Więc na końcu sprintu, czy czasami co dwa sprinty, często robi się takie spotkania, które nazywamy demo, taki showing off dla klienta, po to, żeby on zobaczył, jak wygląda narzędzie, które dla niego budujemy, żeby od razu na gorąco dał nam uwagi. Dlaczego? Dlatego, że nawet jeśli byśmy sobie tylko wewnętrznie pracowali w tym Scrumie, ale porozmawialibyśmy tylko z klientem na początku projektu i na końcu, to właśnie mogą być takie kwiatki, o jakich Przemek właśnie spotkał.

Chcemy dać Wam narzędzia do współpracy z Waszymi partnerami technologicznymi, no bo oni będą gadali o tych sprintach, oni najchętniej by pracowali właśnie w sprintach, będą Was zapraszali na demo prawdopodobnie. Więc chcemy Wam dać narzędzia, żebyście rozumieli w ogóle dlaczego tak się robi, skąd to się bierze i że nie należy się tego absolutnie bać. Tak, tutaj trochę chciałem dopowiedzieć, bo mówisz o technologii, ale trochę chcę podać przykłady, że to naprawdę mocno wykracza poza świat technologii, tylko nie znamy jednostki tego sprawy. Wyobraźmy sobie taką sytuację, Miałem parę lat temu taki moment w życiu, gdzie kupiłem dom od dewelopera, on był w stanie deweloperskim, czyli musiałem go wykończyć, w sensie zatrudnić firmę budowlaną, która wykończy.

No i teraz pytanie, jeśli wykończamy taki dom, dwupiętrowy, duży dom, to dajemy plan, dajemy klucz od mieszkania tego domu i mówimy tak, szanowny ekipo budowlana, no to tu macie, my teraz wrócimy tu za 7 miesięcy i odbieramy to. Czy tak ktoś chciałby coś takiego zrobić? Nie wiem, może tak ktoś robi, no ale ja sobie tego nie wyobrażam i teraz takie naturalne jest i my nawet nie zdajemy sprawy, ale to jest taki etap, bym powiedział, trochę skramowy. Średnio co tydzień wchodzimy, sprawdzamy, odbieramy po kolei, okej, no dobra, tutaj robimy łazienkę, mamy pewne plany. Przez projektantów stworzone, nagle się okazuje, że projektant trochę inaczej narysował, a ta łazienka w rzeczywistości jest trochę inna i tu są pewne decyzje podejmowane, takie które będą miały wpływ najbliższe lata życia w tym domu, więc taka metodyka zwinna ma zastosowanie Ja to stosuję tam, gdzie się da, w zasadzie wszędzie.

To takie sprinty, czyli jak ja sobie planuję swoją pracę, to dokładnie w taki sposób to robię. Co tydzień sprawdzam postępy swojej pracy, czy to, co realizuję, jest właściwe, czy może coś tu trzeba zmienić. Myślę, że to naprawdę świetnie w ogóle w życiu się przydaje. Tak, bo to po prostu działa w warunkach, gdzie ciężko ci jest od początku przewidzieć, gdzie skończysz i jakie będziesz miał przeszkody po drodze. Myślę, że budowa domu i przeszkody to jest super przykład, że tam właściwie absolutnie wszystko może się zdarzyć.

O czym warto pamiętać, to czego może nie widać od początku, jak się o tym słucha, Bardzo ważne jest to, że jako że w dzisiejszym biznesie musimy bardzo sprawnie reagować na zmiany na rynku, które zachodzą cały czas, bo jak my to mówimy, w dzisiejszych czasach zmiana jest jedyną stałą, to tego typu podejście uczy naszych ludzi, buduje pewną kulturę w firmie, buduje pewien mindset, żeby cały czas próbować nowych rzeszy, próbować nowego podejścia. I dzięki temu pozbywamy się takiego kamienia u szyi na zasadzie, o bo zawsze robiliśmy w ten sposób. A potem przychodzi pandemia i nagle nie możemy robić w ten sam sposób co zawsze i jest mega problem, bo nasi ludzie nie są przyzwyczajeni do tego, żeby nagle zmienić sposób w jaki działają. Już nie są przyzwyczajeni do tego, żeby ciągle próbować nowych rzeczy.

Jeśli wszystko mamy na stałe tak wyryte w firmie, w kamieniu, no to jak coś się stanie nieprzewidzianego, to nagle jest problem. Miałem ostatnio przypadek u naszego klienta, gdzie przyszedł startup opowiedzieć im o produkcie, który w praktyce może cały ich wielomilionowy biznes właściwie wpędzić do grobu, ale oni byli przyzwyczajeni do tego, żeby elastycznie podchodzić do tematów, spokojnie usiedli, spokojnie zrobili plan, mieli własne inicjatywy digitalowe i wyszło im, zupełnie nie mają z tym problemu, bo sobie poradzą, ale wymagało to bardzo szybko zmiany podejścia. Więc jeśli firma nie jest do tego przyzwyczajona, bo nie pracuje sobie w ten sposób, nie jest nauczona tej elastyczności, no to będzie problem. A takich zdarzeń jest coraz więcej każdego dnia. Atak może niestety nadejść z każdej strony.

Myślę, że dużo jeszcze takich globalnych korporacji dużych, o ile prowadzają metodyki zwinne do powiedzmy projektów, które realizują, to samo działanie firmy często nie jest zwinne. Myślę, że pandemia właśnie pokazała jak niektóre firmy były w stanie szybko i właśnie elastycznie dostosować się do pewnych zmian i okazywało się, że wprowadzanie pewnych dla niektórych dużych firm, wprowadzanie pewnych zmian typu spotkania z klientami online’owo, przejście na pracę zdalną, dostosowanie powiedzmy produktu bądź usługi. Niektórym firmom zajmowało dużo czasu, no bo to były takie duże, jak ja tu mówię, takie wiesz, ogromne, duże tankowce, takie statki. I ten statek, zanim on się obrócił, to długo trwało.

A te mniejsze firmy, które były bardziej właśnie zwinne, które szybciej mogły wprowadzić te zmiany z racji po prostu w tego, że są mniejszymi firmami, te małe stateczki szybko mogły zwinnie wykorzystać tą sytuację i były takie momenty właśnie na rynku w biznesie, gdzie właśnie mniejsze firmy wykorzystywały potencjał, który no korporacje nie były tak łatwo się dostosować, bo wiesz to, że wiedzą, że muszą wprowadzić zmianę pod tytułem okej, no to my dzisiaj wprowadzamy, że teraz z klientami spotykamy się w jakimś banku powiedzmy online’owo, to, że oni sobie to dzisiaj powiedzą, to wprowadzenie tego, teraz wymaga zmiany jakichś regulaminów, procedur i tak dalej, to może potrwać teraz pół roku, a druga firma robi to już za trzy dni czy za tydzień. I to pokazuje jak ta zwinność, właśnie to jest ta elastyczność pozwala biznesowo wygrać, rynkowo wygrać.

Na rynku mamy konkurencję, Dynamika jest ogromna jeśli chodzi o firmy, o konkurencję dzisiaj i teraz w dużej mierze zależy o tym jak my będziemy szybko reagować na rynek, na to co się dzieje, wprowadzać jakiś nowy produkt, usługę, udoskonalać ją, ale jeśli to będzie na zasadzie takiej, że no dobra, zróbmy coś i wiemy, że trzeba poprawić naszą usługę, wiemy w jaki sposób, a teraz ten proces tej poprawy usługi będzie trwał pół roku czy rok, to nasza konkurencja być może już od kolejnego miesiąca to zrobi. Tak, bardzo fajnego tematu dotknąłeś, bo faktycznie odruchowo myślimy tak, że większa firma będzie mniej zwinna, bo ma więcej ludzi. No i generalnie tak jest oczywiście, im więcej jest ludzi, tym kompleksowość, złożoność tej całej firmy rośnie.

Natomiast oczywiście są przypadki firm, które są strasznie powolne i od lat działają tak samo, które mają 50 osób, a są firmy, które mają 5 tysięcy, 10 tysięcy osób. I mogą być bardzo zwinne. To oczywiście wszystko zależy od mindsetu i od kultury firmy, którą tam wprowadzimy. Metodyki zwinne bardzo w tym pomagają. A przykład pandemii jest o tyle fajny, że jeśli pojawi się jakieś takie przerwanie biznesowe, jak my to mówimy, na rynku, czyli coś, co może nam zagrozić, to jednak nie jest z dnia na dzień. Mamy jakieś dwa tygodnie, miesiąc, czasami parę miesięcy, bo ktoś będzie nas podgryzał, podgryzał, Ale pandemia zmusiła nas natychmiast do tych zmian. To jest dlatego taki ciekawy bardzo przykład. Myślę, że warto powiedzieć, jak zacząć, jak wprowadzić taką metodykę, jak to zastosować w firmie.

Na pewno warto sobie wybrać jakiś dział, od którego zaczniemy, bo to jest spora zmiana, jeśli wcześniej pracowaliśmy w ogóle bez tego. Pracowaliśmy w waterfallu albo po prostu dawaliśmy jakieś cele i ludzie sobie robili tak, jak uważali. Jest jeszcze taka metodyka, może o niej słyszałeś, działanie w piekiełku, chaos w piekle. Czasem widzę, że jeszcze firmy działają w takich metodykach. Tak, więc dobrze jest wybrać sobie jeden dział, od którego zaczniemy i po prostu tam to wprowadzić, czyli podzielić sobie pracę na jakieś interwały, na jakieś tygodniowe, dwutygodniowe może sprinty. Zrobić planowanie na początku, codziennie krótkie podsumowanie zespołu i retrospektywa na końcu. Co działało, co nie działało, co zmieniamy w następnym sprincie.

I to jest taka super podstawa, minimum od czego możemy zacząć, ale to już powinno nam pokazać jak to fajnie działa, jak zespół sobie siada codziennie razem na 15 minut, robi sobie update, Wiemy co mamy zaplanowane na dwa tygodnie, nie musimy myśleć co tam będziemy robili za parę miesięcy. A jeśli mamy jakieś inicjatywy digitalowe, to też oczywiście warto pomyśleć o wprowadzeniu sprintów tam, no bo w IT to generalnie działa najfajniej, bo tam już jest to tak sprawdzone od lat. Jeśli mamy jakiegoś partnera technologicznego, to oni też bardzo, no oni na pewno działają w sprincie, tylko możecie nawet o tym nie wiedzieć. Oni mogą na zewnątrz pokazywać wam waterfall’a, pewne kamienie milowe, ale oni pod spodem prawie na pewno działają w Agilu, więc warto ich nawet zapytać, warto ich podpytać, czy możemy jakoś dołączyć, może byśmy sobie te DM-a z wami zrobili, może jakieś planowania razem.

Warto jest podpatrywać, jak to robią inne firmy. I to jest tak naprawdę na początek zupełnie wystarczy. To jest to, co przekazujemy firmom. To jest to, jak uczymy firmy, w jaki sposób być elastycznym i mieć szansę szybko reagować na to, co się dzieje na rynku. Więc nie brzmi to w żaden sposób trudno. Ja myślę, że najtrudniej jest przeskoczyć taki problem w głowie, ale jak to? Nie będziemy mieli na rok do przodu zaplanowane, co będziemy robić, albo gdzie skończymy, albo gdzie co będziemy dodawać. Trochę to nie ma sensu w dzisiejszych czasach. Naprawdę warto spróbować takiego podejścia, bo widzimy na rynku, że to działa. Uważam, że to planowanie mimo wszystko zawsze jest. To znaczy musi być cel, musi być konkretnie zaplanowane. Żeby to słuchacze lepiej zrozumieli. Tu chodzi o to, że w ramach pracy nad projektem dosyć elastycznie mamy możliwość modyfikacji tego celu.

I tutaj, to jest też mega istotne, sporo opowiadałem, no zresztą w tym się bardziej specjalizuje w marketingu strategicznym i tak dokładnie jest na przykład, nie wiem, właśnie w tworzeniu, powiedzmy jak tworzysz strategię marketingową, ustalasz sobie jakieś cele biznesowe, marketingowe, to podejście też tam jest później do realizacji strategii zwinne, no bo realizujemy sobie strategię i przyjmuje się, w zależności od strategii, ale powiedzmy tak, nie wiem, raz na trzy miesiące najpóźniej, powinna być taka rewizja działań nad strategią i analizujemy wyniki i tak dalej, w jakim kierunku idziemy.

I teraz to jest moment, który pozwala nam na podjęcie pewnych decyzji, czy pewne rzeczy może trochę poprawiamy, trochę zmieniamy, I to też jest moment, gdzie możemy trochę redefiniować nasze cele, czyli widzimy, że powiedzmy wstępnie zaplanowaliśmy sobie wzrost konwersji o tyle i tyle procent, ale widzimy, że idzie to w takim kierunku i po tych trzech miesiącach mówimy OK, no to teraz najbliższy kolejny kwartał Redefiniujemy ten cel, trochę zmieniamy te parametry, jak gdyby na bieżąco to monitorujemy. Myślę, że to jest mega ważne, żeby wszyscy zrozumieli, że to nie jest tak, że tam nie ma celu, że to nie ma planowania. To planowanie jest wręcz moim zdaniem dużo lepsze niż w takim modelu tradycyjnym.

I zastanawiam się, bo tak jak o tym wszystkim opowiadasz, to w takiej metodyce zwinnej, z elementami właśnie Scrumu działam i rozwijam firmę od wielu lat i tak myślę sobie, że może być w ogóle jak to jest możliwe rozwijać firmę, skalować firmę, nie mając poukładanych tych procesów zarządzania. No bo wiesz, jak mam to wszystko poukładane i od strony technologicznej to wszystko widzę, jestem w stanie nadzorować to, a jednak praca w takim chaosie, o którym wspomnieliśmy wcześniej, no nie wiem, może jest to możliwe, ale wydaje mi się, że wysoce ryzykowne praca w takim wielkim chaosie. To jest absolutna masakra i na dłuższą metę firma robi się bardzo chaotyczna i bardzo podatna na zachwiania na rynku. Właśnie dlatego jest pewien zbiór praktyk, zbiór narzędzi, które bardzo ogólnikowo mówiąc każda nowoczesna firma powinna stosować, żeby móc sobie poradzić na rynku.

Będziemy o tym rozmawiali w jednym z następnych odcinków, co to w ogóle jest transformacja cyfrowa, dlaczego się ją wprowadza, natomiast dzisiaj mogę Wam zajawić, że z mojego punktu widzenia to jest przystosowanie firmy do tego, żeby sobie poradziła w mocno zmiennym środowisku, a wszyscy dzisiaj mamy mocno zmienne środowisko. Także myślę, że ten temat już ładnie opowiedzieliśmy naszym słuchaczom, wiemy jak zacząć, takie totalne podstawy. To czas jeszcze na poradę tygodnia. Powiem wam, że ja w ostatnim tygodniu bawiłem się fajnym, mega fajnym nowym narzędziem. Wiele z nas ma problem z tym, że mamy długie spotkania, które potem trzeba jakoś podsumować, Ktoś albo nie robi tych podsumowań, albo wrzuca jakąś osobę, która właściwie tylko ma notować i wysyła tzw. Minutki ze spotkania. Natomiast AI już przychodzi nam z pomocą w tym temacie.

Jest software, który nagrywa spotkania i nie dość, że możecie sobie odsłuchać, to jeszcze przy pomocy AI generuje podsumowania. Pobawiłem się tym trochę, działa to całkiem nie najgorzej, nawet polsku jest jedno narzędzie, które wam zaraz polecę. Natomiast przeczytajcie te notatki zanim wyślijecie do klienta, bo tam jeszcze zdarzają się głupoty, niestety. Natomiast już to bardzo pomaga i jest bardzo fajnym fundamentem, żeby sobie poradzić na dłuższą metę. Teraz uwaga, nazwa narzędzia, bo nie jest łatwe, nie wiem dlaczego oni tak to nazwali, dlaczego tak to wymyślili, ale narzędzie nazywa się TL Myślnik TV. Podejrzewam, że chodzi o ten taki akronim Too Long Don’t Read, tylko oni zrobią, nie wiem, Too Long Don’t… Video? Nie wiem, nie mam pojęcia. W każdym razie TL, średnik, TV jest narzędzie, którego bardzo długo można używać za darmo. Działa również z językiem polskim.

Jak robicie spotkanie na Zoomie, na Google Meetie, ten bot się podłącza, słucha Was i potem to nagrywa, możecie oglądać, samo robi Wam notatki. Także polecam, bardzo fajna zabawka. Zobaczymy, gdzie dalej ta technologia pójdzie. No dobra i to tyle na dzisiaj, w takim razie bardzo dziękuję Ci Przemku i do usłyszenia za tydzień. Dzięki serdeczne, cześć!